Bild: ISS Facility Services AG

Vom Eigenbetrieb zur Auslagerung - ein Leitfaden

Publiziert

Die Auslagerung von Supportdienstleistungen eines Spitals bietet Vorteile wie Kostenreduktion, Spezialisierung, Flexibilität, neue Technologien sowie die Fokussierung auf Kernkompetenzen. Wie die optimale Transition vom Eigenbetrieb zum Outsourcing-Modell funktioniert.

Entscheidet sich ein Spital für eine Auslagerunggewisser Dienstleistungen – etwa die Entlastung der Pflege für gewisse Tätigkeiten (zum Beispiel rund um die Hotellerie) – ist der neue Outsourcing-Partner gefragt, die Transition reibungslos zu vollbringen: Das heisst, ohne Beeinträchtigung des operativen Betriebs. Der Facility Manager ISS Schweiz, der täglich rund 1000 Mitarbeitende im Gesundheitsbereich im Einsatz hat, verfügt über ein dediziertes Implementierungsteam, das einen fliessenden Übergang sicherstellt.

Einbindung der Schlüsselpersonen ab Tag 1

Die Einbindung sämtlicher Schlüsselpersonen des Spitals und des Dienstleisters ab dem ersten Tag ist essenziell, um die geforderte Qualität und Sicherheit zu gewährleisten. Auch die zukünftigen operativen Teams werden aktiv in den Prozess eingebunden, sodass ein optimaler Informationsfluss erfolgt.

Seitens ISS ist hierfür ein siebenköpfiges Team zuständig, das den Implementierungsprozess in Mandaten im Gesundheitswesen in engem Kontakt mit dem Kunden steuert. Die Implementierungsarbeiten werden in die Phasen «Mobilisation, «Implementierung», «Go-Live» und «Betrieb, Verbesserung» gegliedert. Ziel ist es, sämtliche Leistungen erfolgreich in den operativen Betrieb überzuleiten und nach Möglichkeit gleichzeitig Effizienzsteigerungen durchzuführen.

Phasen der Implementierung

Die einzelnen Phasen gehen fliessend ineinander über, bis hin zum operativen Regelbetrieb. In diesen Etappen werden die Voraussetzungen für einen optimalen und effizienten Betrieb geschaffen – gemäss den zu erbringenden Dienstleistungen. Somit wird auch ein einheitliches Qualitätslevel garantiert, wenn ein Spital über mehrere Standorte verfügt.

Via Tool jederzeit den Stand der Implementierung einsehen

Als Austausch- und Kommunikationsplattform verwendet das Implementierungsteam von ISS das webbasierte Tool SmartSheet. Der Kunde kann während der Implementierung jederzeit den aktuellen Projektstand und offene sowie abgeschlossene Pendenzen einsehen. Einzelne Arbeitspakete, zum Beispiel die Tourenplanung, Qualitätssicherung, Hygiene etc., werden einzeln abgebildet und der Projektstand laufend festgehalten. Ebenso können Anpassungen des Mengengerüsts (Mehr- und Minderleistungen) transparent ausgewiesen werden. Im Webtool sind zudem sämtliche Kontaktdaten der einzelnen Schlüsselpersonen des Kunden und des Dienstleisters sowie deren Abwesenheiten hinterlegt.

Start des neuen Regelbetriebs

Schliesslich erfolgt das Go-Live mittels einer protokollierten Objektübernahme zusammen mit dem Kunden. Das Implementierungsteam ist danach weiter vor Ort, um den operativen Betrieb sicherzustellen und, wo möglich, zu optimieren. Im Rahmen des Implementierungsabschlusses erfolgt gemeinsam mit dem Spital ein Audit, in dem die folgenden Punkte sichergestellt werden:

  1. Mandatsleitung und Objektleitungen sind eingeführt; die operative sowie qualitative Verantwortung ist übergeben worden
  2. Sämtliche personelle Ressourcen mit den korrekten Qualifikationen sind vorhanden
  3. Die gewünschte Dienstleistungsqualität ist erreicht
  4. Alle Prozesse sind schriftlich dokumentiert
  5. Die gemeinsam definierten Key Performance Indicators (KPIs) des Projekts sind erfüllt

Sind die oben genannten Kontrollpunkte zur Zufriedenheit des Kunden erfüllt, zieht sich das Implementierungsteam zurück.

Idealerwiese ist die neue Zusammenarbeit kein reines Dienstleistungsverhältnis, sondern eine innovative Partnerschaft. Diese ermöglicht die Entwicklung von individuellen und massgeschneiderten Lösungen sowie Innovationen.

Auslagerung von Supportdienstleistungen in einem Spital – Vorteile auf einen Blick

Ressourcenoptimierung:
Durch die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann sich das interne Personal des Spitals auf klinische Aufgaben konzentrieren, während sich spezialisierte Dienstleister um unterstützende Funktionen kümmern.

Kostenreduktion:
Die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann zu Kosteneinsparungen führen. Externe Dienstleister können oft effizienter arbeiten und haben möglicherweise niedrigere Betriebskosten, was zu finanziellen Vorteilen für das Spital führt.

Fokussierung auf Kernkompetenzen:
Durch die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann sich das Spital auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, was die Effizienz und Wirksamkeit in der Patientenversorgung steigert.

Fachkenntnisse und Spezialisierung:
Externe Dienstleister, die auf Supportdienstleistungen spezialisiert sind, bringen oft Fachkenntnisse und Erfahrung mit. Dies kann dazu beitragen, dass die Supportdienstleistungen effektiver und professioneller erbracht werden.

Transparenz, Flexibilität und Skalierbarkeit:
Externe Dienstleister können oft flexiblere Dienstleistungen anbieten und diese an die sich ändernden Anforderungen des Spitals anpassen. Dies ist besonders wichtig in einem dynamischen Gesundheitsumfeld. Oftmals sind die Leistungsaufträge der internen FM-Organisationen unklar.

Qualitätssicherung:
SpezialisierteDienstleister verfügen über etablierte Qualitätskontrollverfahren, um sicherzustellen, dass die erbrachten Dienstleistungen den Standards und Vorschriften entsprechen.

Schnellere Implementierung neuer Technologien:
Externe Dienstleister können schneller neue Technologien implementieren und aktualisieren, was zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führt.

Autor: Heinz Ranner ist Head Business Development Healthcare, ISS Facility Services AG.

EVENTS

5. ST Reha Forum

Ein Forum, das Fachleute aus der Welt der Rehabilitation und Psychiatrie zusammenführt.

Datum: 20. August / 29. August 2024

Ort: Online / Zürich (CH)

Swissmilk-Symposium

Symposium zu aktuellen Ernährungsthemen

Datum: 26. August 2024

Ort: Bern (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Topsoft - ONE Fachforum

Lerne am ONE Fachforum erfolgreiche Praxisanwendungen kennen.

Datum: 12. September 2024

Ort: Holzhäusern (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Hey!Circle

Heyde gibt Wissen weiter

Datum: 26. September 2024

Ort: Zürich (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. Oktober 2024

Ort: Bern (CH)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23. Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Nurse Leaders - Jubiläumskongress

Unter dem Titel «How to eat an elephant – 360° of Leadership & Management in Nursing» steht im Kongressprogramm unsere Profession als Pflegekader im Zentrum.

Datum: 24.-25. Oktober 2024

Ort: Lugano (CH)

Kommunikations-Summit

Entdecken Sie am Kommunikations Summit eine Welt, in der Marketing im Gesundheitssektor neu definiert wird.

Datum: 29. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

Texcare International

Das Zentrum der globalen Wäscherei-, Reinigungs- und Textilservicebranche.

Datum: 06.-09. November 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

SVG-Symposium

Impulse und Gespräche

Datum: 06. November 2024

Ort: Zürich (CH)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 08. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2024

Ort: Düsseldorf (D)

St. Galler Demenz-Kongress

«Dementia Care im Wandel der Zeit – Weiterdenken erwünscht?»

Datum: 13. November 2024

Ort: St.Gallen (CH)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Abilities

Die Messe mit Impulsen für ein selbstbestimmtes Leben.

Datum: 29.-30. November 2024

Ort: Luzern (CH)

Heimtextil

Weltweit führende Fachmesse für Wohn- und Objekttextilien

Datum: 14.-17. Januar 2025

Ort: Frankfurt am Main (D)

Empack Schweiz

The Future of Packaging Technology

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

LOGISTICS & AUTOMATION

Schweizer Fachmesse für Logistik und Transport

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

Pro Sweets Cologne

Internationale Zulieferer der Snack- und Süsswarenbranche

Datum: 02.-05. Februar 2025

Ort: Köln (D)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

Vivaness

Internationale Fachmesse für Naturkosmetik

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 25.-27. Februar 2025

Ort: München (D)

ZHAW-IFM Day

Der IFM-Day der ZHAW findet als Begegnungstag für FM-Ausbildung und FM-Praxis statt.

Datum: 07. März 2025

Ort: Wädenswil (CH)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 11.-13. März 2025

Ort: Stuttgart (D)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 14.-18. März 2025

Ort: Hamburg (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 17.-18. März 2025

Ort: Berlin (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 25.-26. März 2025

Ort: Zürich (CH)

Trendtage Gesundheit Luzern

Die TGL sind die führende nationale Plattform für Trends und Perspektiven im Gesundheitswesen.

Datum: 26.-27. März 2025

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 31. März.-04. April 2025

Ort: Hannover (D)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 07. April 2025

Ort: Basel (CH)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Nürnberg (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 10. April 2025

Ort: Luzern (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 12.-13. April 2025

Ort: Zürich (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 06.-09. Mai 2025

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 07.-08. Mai 2025

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 13. Mai 2025

Ort: St. Gallen (CH)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 16.-18. September 2025

Ort: Basel (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23.-25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26.-27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

Swissbau

Führende Plattform der Bau- und Immobilienwirtschaft

Datum: 20.-23. Januar 2026

Ort: Basel (CH)

aqua pro

B2B-Plattform in der Schweiz für Fachkräfte des globalen Wasserkreislaufs

Datum: 04.-06. Februar 2026

Ort: Bulle (CH)

analytica

Weltleitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 24.-27. März 2026

Ort: München (D)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 23.-26. März 2027

Ort: Köln (D)

Bezugsquellenverzeichnis