Entscheidet sich ein Spital für eine Auslagerunggewisser Dienstleistungen – etwa die Entlastung der Pflege für gewisse Tätigkeiten (zum Beispiel rund um die Hotellerie) – ist der neue Outsourcing-Partner gefragt, die Transition reibungslos zu vollbringen: Das heisst, ohne Beeinträchtigung des operativen Betriebs. Der Facility Manager ISS Schweiz, der täglich rund 1000 Mitarbeitende im Gesundheitsbereich im Einsatz hat, verfügt über ein dediziertes Implementierungsteam, das einen fliessenden Übergang sicherstellt.
Einbindung der Schlüsselpersonen ab Tag 1
Die Einbindung sämtlicher Schlüsselpersonen des Spitals und des Dienstleisters ab dem ersten Tag ist essenziell, um die geforderte Qualität und Sicherheit zu gewährleisten. Auch die zukünftigen operativen Teams werden aktiv in den Prozess eingebunden, sodass ein optimaler Informationsfluss erfolgt.
Seitens ISS ist hierfür ein siebenköpfiges Team zuständig, das den Implementierungsprozess in Mandaten im Gesundheitswesen in engem Kontakt mit dem Kunden steuert. Die Implementierungsarbeiten werden in die Phasen «Mobilisation, «Implementierung», «Go-Live» und «Betrieb, Verbesserung» gegliedert. Ziel ist es, sämtliche Leistungen erfolgreich in den operativen Betrieb überzuleiten und nach Möglichkeit gleichzeitig Effizienzsteigerungen durchzuführen.
Phasen der Implementierung
Die einzelnen Phasen gehen fliessend ineinander über, bis hin zum operativen Regelbetrieb. In diesen Etappen werden die Voraussetzungen für einen optimalen und effizienten Betrieb geschaffen – gemäss den zu erbringenden Dienstleistungen. Somit wird auch ein einheitliches Qualitätslevel garantiert, wenn ein Spital über mehrere Standorte verfügt.
Via Tool jederzeit den Stand der Implementierung einsehen
Als Austausch- und Kommunikationsplattform verwendet das Implementierungsteam von ISS das webbasierte Tool SmartSheet. Der Kunde kann während der Implementierung jederzeit den aktuellen Projektstand und offene sowie abgeschlossene Pendenzen einsehen. Einzelne Arbeitspakete, zum Beispiel die Tourenplanung, Qualitätssicherung, Hygiene etc., werden einzeln abgebildet und der Projektstand laufend festgehalten. Ebenso können Anpassungen des Mengengerüsts (Mehr- und Minderleistungen) transparent ausgewiesen werden. Im Webtool sind zudem sämtliche Kontaktdaten der einzelnen Schlüsselpersonen des Kunden und des Dienstleisters sowie deren Abwesenheiten hinterlegt.
Start des neuen Regelbetriebs
Schliesslich erfolgt das Go-Live mittels einer protokollierten Objektübernahme zusammen mit dem Kunden. Das Implementierungsteam ist danach weiter vor Ort, um den operativen Betrieb sicherzustellen und, wo möglich, zu optimieren. Im Rahmen des Implementierungsabschlusses erfolgt gemeinsam mit dem Spital ein Audit, in dem die folgenden Punkte sichergestellt werden:
- Mandatsleitung und Objektleitungen sind eingeführt; die operative sowie qualitative Verantwortung ist übergeben worden
- Sämtliche personelle Ressourcen mit den korrekten Qualifikationen sind vorhanden
- Die gewünschte Dienstleistungsqualität ist erreicht
- Alle Prozesse sind schriftlich dokumentiert
- Die gemeinsam definierten Key Performance Indicators (KPIs) des Projekts sind erfüllt
Sind die oben genannten Kontrollpunkte zur Zufriedenheit des Kunden erfüllt, zieht sich das Implementierungsteam zurück.
Idealerwiese ist die neue Zusammenarbeit kein reines Dienstleistungsverhältnis, sondern eine innovative Partnerschaft. Diese ermöglicht die Entwicklung von individuellen und massgeschneiderten Lösungen sowie Innovationen.
Auslagerung von Supportdienstleistungen in einem Spital – Vorteile auf einen Blick
Ressourcenoptimierung:
Durch die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann sich das interne Personal des Spitals auf klinische Aufgaben konzentrieren, während sich spezialisierte Dienstleister um unterstützende Funktionen kümmern.
Kostenreduktion:
Die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann zu Kosteneinsparungen führen. Externe Dienstleister können oft effizienter arbeiten und haben möglicherweise niedrigere Betriebskosten, was zu finanziellen Vorteilen für das Spital führt.
Fokussierung auf Kernkompetenzen:
Durch die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann sich das Spital auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, was die Effizienz und Wirksamkeit in der Patientenversorgung steigert.
Fachkenntnisse und Spezialisierung:
Externe Dienstleister, die auf Supportdienstleistungen spezialisiert sind, bringen oft Fachkenntnisse und Erfahrung mit. Dies kann dazu beitragen, dass die Supportdienstleistungen effektiver und professioneller erbracht werden.
Transparenz, Flexibilität und Skalierbarkeit:
Externe Dienstleister können oft flexiblere Dienstleistungen anbieten und diese an die sich ändernden Anforderungen des Spitals anpassen. Dies ist besonders wichtig in einem dynamischen Gesundheitsumfeld. Oftmals sind die Leistungsaufträge der internen FM-Organisationen unklar.
Qualitätssicherung:
SpezialisierteDienstleister verfügen über etablierte Qualitätskontrollverfahren, um sicherzustellen, dass die erbrachten Dienstleistungen den Standards und Vorschriften entsprechen.
Schnellere Implementierung neuer Technologien:
Externe Dienstleister können schneller neue Technologien implementieren und aktualisieren, was zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führt.
Autor: Heinz Ranner ist Head Business Development Healthcare, ISS Facility Services AG.
