Bild: ISS Facility Services AG

Vom Eigenbetrieb zur Auslagerung - ein Leitfaden

Publiziert

Die Auslagerung von Supportdienstleistungen eines Spitals bietet Vorteile wie Kostenreduktion, Spezialisierung, Flexibilität, neue Technologien sowie die Fokussierung auf Kernkompetenzen. Wie die optimale Transition vom Eigenbetrieb zum Outsourcing-Modell funktioniert.

Entscheidet sich ein Spital für eine Auslagerunggewisser Dienstleistungen – etwa die Entlastung der Pflege für gewisse Tätigkeiten (zum Beispiel rund um die Hotellerie) – ist der neue Outsourcing-Partner gefragt, die Transition reibungslos zu vollbringen: Das heisst, ohne Beeinträchtigung des operativen Betriebs. Der Facility Manager ISS Schweiz, der täglich rund 1000 Mitarbeitende im Gesundheitsbereich im Einsatz hat, verfügt über ein dediziertes Implementierungsteam, das einen fliessenden Übergang sicherstellt.

Einbindung der Schlüsselpersonen ab Tag 1

Die Einbindung sämtlicher Schlüsselpersonen des Spitals und des Dienstleisters ab dem ersten Tag ist essenziell, um die geforderte Qualität und Sicherheit zu gewährleisten. Auch die zukünftigen operativen Teams werden aktiv in den Prozess eingebunden, sodass ein optimaler Informationsfluss erfolgt.

Seitens ISS ist hierfür ein siebenköpfiges Team zuständig, das den Implementierungsprozess in Mandaten im Gesundheitswesen in engem Kontakt mit dem Kunden steuert. Die Implementierungsarbeiten werden in die Phasen «Mobilisation, «Implementierung», «Go-Live» und «Betrieb, Verbesserung» gegliedert. Ziel ist es, sämtliche Leistungen erfolgreich in den operativen Betrieb überzuleiten und nach Möglichkeit gleichzeitig Effizienzsteigerungen durchzuführen.

Phasen der Implementierung

Die einzelnen Phasen gehen fliessend ineinander über, bis hin zum operativen Regelbetrieb. In diesen Etappen werden die Voraussetzungen für einen optimalen und effizienten Betrieb geschaffen – gemäss den zu erbringenden Dienstleistungen. Somit wird auch ein einheitliches Qualitätslevel garantiert, wenn ein Spital über mehrere Standorte verfügt.

Via Tool jederzeit den Stand der Implementierung einsehen

Als Austausch- und Kommunikationsplattform verwendet das Implementierungsteam von ISS das webbasierte Tool SmartSheet. Der Kunde kann während der Implementierung jederzeit den aktuellen Projektstand und offene sowie abgeschlossene Pendenzen einsehen. Einzelne Arbeitspakete, zum Beispiel die Tourenplanung, Qualitätssicherung, Hygiene etc., werden einzeln abgebildet und der Projektstand laufend festgehalten. Ebenso können Anpassungen des Mengengerüsts (Mehr- und Minderleistungen) transparent ausgewiesen werden. Im Webtool sind zudem sämtliche Kontaktdaten der einzelnen Schlüsselpersonen des Kunden und des Dienstleisters sowie deren Abwesenheiten hinterlegt.

Start des neuen Regelbetriebs

Schliesslich erfolgt das Go-Live mittels einer protokollierten Objektübernahme zusammen mit dem Kunden. Das Implementierungsteam ist danach weiter vor Ort, um den operativen Betrieb sicherzustellen und, wo möglich, zu optimieren. Im Rahmen des Implementierungsabschlusses erfolgt gemeinsam mit dem Spital ein Audit, in dem die folgenden Punkte sichergestellt werden:

  1. Mandatsleitung und Objektleitungen sind eingeführt; die operative sowie qualitative Verantwortung ist übergeben worden
  2. Sämtliche personelle Ressourcen mit den korrekten Qualifikationen sind vorhanden
  3. Die gewünschte Dienstleistungsqualität ist erreicht
  4. Alle Prozesse sind schriftlich dokumentiert
  5. Die gemeinsam definierten Key Performance Indicators (KPIs) des Projekts sind erfüllt

Sind die oben genannten Kontrollpunkte zur Zufriedenheit des Kunden erfüllt, zieht sich das Implementierungsteam zurück.

Idealerwiese ist die neue Zusammenarbeit kein reines Dienstleistungsverhältnis, sondern eine innovative Partnerschaft. Diese ermöglicht die Entwicklung von individuellen und massgeschneiderten Lösungen sowie Innovationen.

Auslagerung von Supportdienstleistungen in einem Spital – Vorteile auf einen Blick

Ressourcenoptimierung:
Durch die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann sich das interne Personal des Spitals auf klinische Aufgaben konzentrieren, während sich spezialisierte Dienstleister um unterstützende Funktionen kümmern.

Kostenreduktion:
Die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann zu Kosteneinsparungen führen. Externe Dienstleister können oft effizienter arbeiten und haben möglicherweise niedrigere Betriebskosten, was zu finanziellen Vorteilen für das Spital führt.

Fokussierung auf Kernkompetenzen:
Durch die Auslagerung von Supportdienstleistungen kann sich das Spital auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, was die Effizienz und Wirksamkeit in der Patientenversorgung steigert.

Fachkenntnisse und Spezialisierung:
Externe Dienstleister, die auf Supportdienstleistungen spezialisiert sind, bringen oft Fachkenntnisse und Erfahrung mit. Dies kann dazu beitragen, dass die Supportdienstleistungen effektiver und professioneller erbracht werden.

Transparenz, Flexibilität und Skalierbarkeit:
Externe Dienstleister können oft flexiblere Dienstleistungen anbieten und diese an die sich ändernden Anforderungen des Spitals anpassen. Dies ist besonders wichtig in einem dynamischen Gesundheitsumfeld. Oftmals sind die Leistungsaufträge der internen FM-Organisationen unklar.

Qualitätssicherung:
SpezialisierteDienstleister verfügen über etablierte Qualitätskontrollverfahren, um sicherzustellen, dass die erbrachten Dienstleistungen den Standards und Vorschriften entsprechen.

Schnellere Implementierung neuer Technologien:
Externe Dienstleister können schneller neue Technologien implementieren und aktualisieren, was zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führt.

Autor: Heinz Ranner ist Head Business Development Healthcare, ISS Facility Services AG.

EVENTS

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 05.-07. März 2024

Ort: München (D)

Trendtage Gesundheit Luzern

Die TGL sind die führende nationale Plattform für Trends und Perspektiven im Gesundheitswesen.

Datum: 06.-07. März 2024

Ort: Luzern (CH)

5. VVG Forum

Die eidgenössische Finanzmarktaufsicht macht Druck auf die Krankenversicherer, der Preisüberwacher auf die Tarife in den Halbprivat- und Privatversicherungen.

Datum: 07. März 2024 (Digital/Online – Teil 1) / 21. März 2024 (2. Teil – physisch)

Ort: Zürich (CH)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 08.-12. März 2024

Ort: Hamburg (D)

IFM Day 2024

Kreislaufwirtschaft: Neue Chancen für das Facility Management durch innovative Geschäftsmodelle

Datum: 8. März 2024

Ort: Wädenswil (CH)

ZHAW-IFM Day

Der IFM-Day der ZHAW findet als Begegnungstag für FM-Ausbildung und FM-Praxis statt.

Datum: 08. März 2024

Ort: Wädenswil (CH)

Pro Wein

Internationale Fachmesse für Weine und Spirituosen

Datum: 10.-12. März 2024

Ort: Düsseldorf (D)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 19.-21. März 2024

Ort: Stuttgart (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 19.-22. März 2024

Ort: Köln (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 20.-21. März 2024

Ort: Berlin (D)

Führungstagung

Veranstaltung der SGGPsy und Careum 2024

Datum: 20. März 2024

Ort: Zürich (CH)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 21. März 2024

Ort: Basel (CH)

SWISS eHEALTH FORUM

Pusher der Digitalisierung im Gesundheitswesen

Datum: 21. März 2024

Ort: Bern (CH)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 24.-26. März 2024

Ort: St.Gallen (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 24. März 2024

Ort: Zürich (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 26.-27. März 2024

Ort: Zürich (CH)

analytica

Leitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 09.-12. April 2024

Ort: München (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 09.-11. April 2024

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 18. April 2024

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07.05.2024

Ort: St. Gallen (CH)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25. - 28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Plattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care-Institutionen in der Schweiz

Datum: November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis