Mit COVID-19 hat sich in den siebzehn Kliniken der Hirslanden Gruppe einiges geändert. Für die rund 10 000 Mitarbeitenden und über 2000 Partnerärzte bedeutete die neue Situation zu Beginn Unsicherheit, ein hoher Druck in der Vorbereitungsphase, Bedenken wegen nicht ausreichender Schutzmaterialien sowie eine Überforderung aufgrund der Informationsüberflutung durch Medien, Bund und Arbeitgeber. Als zusätzliches Novum arbeiteten alle im administrativen Bereich tätigen Mitarbeitenden von einem Tag auf den anderen im Homeoffice.
Corona Communications Task Force
Aus diesem Grund bildete die HR-Abteilung der Hirslanden Gruppe gleich zu Beginn der Pandemie eine «Corona Communications Task Force» mit Vertretern aus der Unternehmenskommunikation, dem Marketing, dem HR sowie Risk, Assurance, Compliance & Advisory. Durch den täglichen Austausch und die Abstimmung war das ganze Team immer auf dem gleichen Informationsstand. Frank Nehlig, Kommunikationsleiter der Hirslanden Gruppe, und Eveline Pigeat, Teamleiterin Internal & Workplace Communications, planten verschiedene Massnahmen für alle internen und externen Anspruchsgruppen.
Im Vordergrund stand dabei, die Mitarbeitenden wie auch die Ärzte regelmässig und transparent zu informieren und ihnen die Wertschätzung auszudrücken.
Zusätzliche Kommunikationskanäle auf Gruppenebene
Um dem grossen Informationsbedürfnis der Belegschaft Rechnung zu tragen, riefen sie innerhalb weniger Wochen zusätzliche Kommunikationskanäle auf Gruppenebene ins Leben. So lancierte Eveline Pigeat beispielsweise ein Corona-Frageforum auf dem gruppenweiten Intranet und produzierte viel mehr CEO-Videos als in normalen Zeiten. Mit diesen Videobotschaften informierte der CEO Daniel Liedtke alle Mitarbeitenden über den aktuellen Stand der Dinge – entweder aus dem Hauptsitz oder aus einer der Kliniken. Die Ärzteschaft erhielt wöchentlich einen Newsletter des CEOs, um auch hier einen engen und regelmässigen Austausch zu schaffen.
Um die über 50 Prozent der Non-Desk-Mitarbeitenden zu erreichen – beispielsweise in der Pflege, Hotellerie oder Hauswirtschaft – führte das Team um Frank Nehlig innerhalb zweier Wochen die Mitarbeiter-App Beekeeper ein. Die Implementierung der Kommunikations-App, die vom Handling an Whatsapp
oder Facebook erinnert, war schon lange angedacht, erhielt aber aufgrund der Dringlichkeit die notwendige Priorität.
Whatsapp gilt in vielen Firmen als rotes Tuch
«Zu verdanken ist die Einführung der Kommunikations-App auch unserem CEO, der von Anfang an begeistert war», erläutert Nehlig. Beekeeper überzeugte
die Konzernleitung vor allem in puncto Datensicherheit und intuitiven Features. «Wir sind die grösste Spitalgruppe der Schweiz, haben Kliniken in der Westschweiz und der Deutschschweiz und eine heterogene Anspruchsgruppe, die wir erreichen wollen», so Nehlig. Bis anhin sei es schwierig gewesen, die Menschen in den Kliniken untereinander zu vernetzen oder Werte und Informationen zu kommunizieren. «Natürlich haben sich die Mitarbeitenden oft untereinander ausgetauscht – zum Beispiel über Whatsapp; aber für eine Unternehmung, die grossen Wert auf Datenschutz hält, sind Whatsapp und Facebook ein rotes Tuch», betont Nehlig. Die Beekeeper-App hingegen verfügt über eine überzeugende Datensicherheit und klare Datenschutzrichtlinien.
Zudem kann man anonymisierte Daten über die App auswerten, was für die interne Kommunikation sehr aufschlussreich sei. «Wir wollen den Mitarbeitenden einen Mehrwert generieren, deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Themen sie beschäftigen und wo sie sich aktiv einbringen.»
Rückkehr in den Alltag
Während der ersten akuten Corona- Phase war die Mitarbeiter-App vor allem über das Feature Stream und Chat als Corona-Informationstool unentbehrlich,
nun soll sie sich auch im normalen Alltag beweisen. In einem Webinar zur digitalen Kommunikation in der Gesundheitsbranche, das Mitte Juni von Beekeeper organisiert wurde, sprachen Frank Nehlig und Sindy Schmiegel, Head Marketing and Communication von Universitäre Altersmedizin Felix Platter, über ihre Erfahrungen und Erwartungen mit der Beekeeper-App. Auch die Herausforderungen wurden thematisiert: Beispielsweise sind
gerade in Spitälern viele Ärzte relativ konservativ gegenüber neuen digitalen Lösungen eingestellt. Es gilt, sie mit relevanten Inhalten zu überzeugen. Auch ist die Nutzung von Smartphones während der Arbeit in vielen Spitälern verpönt oder gar untersagt. «Wir werden Anpassungen in den Verordnungen machen
müssen», sagt Schmiegel, die betont, dass die Nutzung der App immer freiwillig bleiben wird. Auch sollte die Einführung der App und das sogenannte Rollout gut geplant werden, sodass sie schlussendlich zu den erwünschten Zielen wie Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden, Mitarbeiter-Engagement, Erlebnis und schlussendlich Steigerung der Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden führen.
Die fünf To-dos bei der Einführung einer Mitarbeiter-App
1. Kommunikationsbedürfnisse klären: Als Erstes müssen Sie definieren, was Sie mit einer Mitarbeiter-App erreichen wollen. Während der Corona-Krise war klar, alle Mitarbeiter müssen jederzeit informiert werden können. Doch die Apps können viel mehr als das: Ob Document-Sharing, digitalisierte Schichtpläne, Chats oder Inline-Übersetzungen: ganze Prozesse werden digitalisiert und vereinfacht – die Entwicklung geht auch hier rasend schnell voran.
2. Einen Experten an der Seite haben: Es ist wichtig, dass Sie als Kunde/Kundin einen Ansprechpartner auf Produktseite haben, der das On-Boarding begleitet, Tipps gibt und die Feedbacks mit den App-Entwicklern verarbeitet.
3. Geschäftsführung ins Boot holen: Wenn Sie im Vorfeld die Geschäftsleitung von der App-Lösung überzeugen können, haben Sie bereits
gewonnen. Spätestens dann, wenn die Teppichetage beginnt, das Kommunikations-Tool selbst zu nutzen, ist auch die Belegschaft Feuer und
Flamme.
4. Champions bestimmen: Mit den digitalaffinen Mitarbeitern in Ihrer Firma können Sie das Interesse der anderen Angestellten wecken. Die App-Enthusiasten sollen von Anfang an aktiv eingebunden sein, das Tool während der Einführungsphase bereits ausgiebig testen und ihre Kollegen motivieren,
die in einer zweiten Phase mit einbezogen werden.
5. Relevante und ansprechende App-Inhalte kreieren: Die internen Projektverantwortlichen können einen Redaktionsplan erstellen, der spannende Themen anstösst und die Mitarbeiter zum Mitreden animiert. Über verschiedene Features wie Streams, Chats oder Umfragen werden Mitarbeiter motiviert, sich
aktiv einzubringen und so zu einer lebendigen Mitarbeiterkommunikation beizutragen – Bottom-up und Top-down.
Cris Grossmann ist CEO bei der Beekeeper AG und promovierter Chemieingenieur der ETH Zürich. Bevor er Beekeeper 2012 gründete, arbeitete er als IT-Stratege für Accenture und betreute in diesem Rahmen mehrere grosse, internationale Projekte. In der Corona-Krise haben er und sein Team vielen neuen Kunden in weniger als 48 Stunden die Beekeeper Mitarbeiter-App aufgesetzt.
