Ergebnisoptimierung durch Insights und optimalen Prozesse

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Spitäler haben die Chance, eine nachhaltige EBITDA-Marge zu erzielen und bestehende Ressourcen patientenorientiert einzusetzen. Helfen kann dabei die Marktplattform Xatena, die den Lieferanten-Markt für Spitäler und Heime transparenter macht und Bestellprozesse digitalisiert.

Spitäler und Kliniken stehen unter exponentiell ansteigendem Kostendruck. Der Krankenhausreport in Deutschland hat das gerade wieder bestätigt; die PWC Studie zur Finanzlage der Spitäler in der Schweiz zeigt durchwegs zu tiefe Rentabilitäten. Auch der Fachkräftemangel wird sich weiter verstärken. Die Ambulantisierung führt bereits heute zu einem niedrigeren Umsatz bei einigen Spitälern, dieser Trend wird sich fortsetzen. Gleichzeitig steigt der Aufwand, um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Das führt zum Beispiel zu einem höheren Zulassungsaufwand, und damit zu geringeren Innovationen und höheren Preisen für neue Produkte.

Spitalmanager haben drei Möglichkeiten, ihr Ergebnis zu optimieren. Erstens, den Umsatz steigern. Wobei durch die Ambulantisierung eher das Gegenteil der Fall ist. Zweitens, den grössten Kostenblock reduzieren, die Personalkosten. Bei einem Fachkräftemangel muss man aber eher davon ausgehen, dass Jobs wieder attraktiver werden müssen, was zu steigenden Kosten führen wird. Drittens, den zweitgrössten Kostenblock reduzieren, die Sachkosten. Mittelfristig liegt hier noch viel Potenzial.

Der Frage, der wir nachgehen ist, wie kann man Spitäler oder deren Einkaufsgemeinschaften dazu befähigen, mittelbis langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten, ohne ihre Kernkompetenzen oder ihre Verantwortung im Einkauf abzugeben? Eine Problemstellung, die andere Branchen mithilfe von spezialisierten, digitalen Plattformen für Einkauf und Supply-Chain-Management gelöst haben. Gesundheitsversorger verdienen es, die gleichen Möglichkeiten für das Management von Sachkosten, Versorgungssicherheit, Abläufen, Compliance und Beziehungen zu haben, wie andere Branchen.

Datenanalyse und Prozessdigitalisierung
Xatena hat sich zum Ziel gesetzt, Spitäler bestmöglich auf die bestehenden und zukünftigen Anforderungen vorzubereiten. Das bedeutet folgende Punkte zu beachten: Erstens, der Einkauf arbeitet mehr datenbasiert, wofür eine zentrale Plattform benötigt wird, um Struktur und Kosten des eigenen Warenkorbs zu analysieren. Diese Insights können anschliessend über das B2B-Netzwerk realisiert werden.

Zweitens, die operative Bestellabwicklung wird von der Bestellanforderung, über die Lieferung der Ware, bis zum Verbrauch am Patienten digitalisiert und weitestgehend automatisiert. Das steigert deutlich die Transparenz und Sicherheit der Prozesse, was zu besseren Stammdaten (und wiederum mehr Insights) und letztendlich zu einer sichereren Patientenversorgung führt.

Drittens entlasten digitalisierte Workflows die Mitarbeitenden von administrativen Aufgaben und steigern die Qualität der wertschöpfenden Tätigkeiten. Zum Beispiel kann durch die digitalisierte Antragsverwaltung auch Zeit beim medizinischen Personal gespart werden, da es aufgrund einer einfachen und qualitativ hochwertigeren Erfassung weniger Rücksprachen benötigt.

Die Möglichkeit der plattformbasierten Digitalisierung von Einkauf- und Supply-Chain ist die realistischste Chance für Gesundheitsversorger und deren Einkaufsgemeinschaften, ihre Kosten langfristig zu reduzieren und gleichzeitig reputationsbedrohende Risiken zu minimieren. Wenn das realisiert ist, kann der Einkauf den hohen Anforderungen gerecht werden.

«Es reicht nicht, Prozesse einfach zu digitalisieren»

Harm Albers, Leitung Beschaffung und Logistik am Spital Muri, berichtet von seinen Erfahrungen bei der Einführung von Xatena.

Herr Albers, was war das Problem in der Organisation?

Harm Albers: Wir planten die Neuorganisation der Beschaffung. Es gibt diverse Wege, neues Material zu beantragen und zu bekommen, zum Beispiel persönliche Ansprache, E-Mail oder Telefon. Der erste Schritt war ein einheitliches Word-Formular im OP, dass musste aber immer noch manuell ausgefüllt werden.

Was haben Sie sich durch die Unterstützung von Xatena erhofft?

Standardisierung, Effizienz und Transparenz der Prozesse. Wir wollten keine doppelten Anträge mehr und jederzeit den aktuellen Stand des Antrags. Wir wollten weg vom Word-Formular, hin zur digitalen Unterstützung von Prozessen.

Wie empfanden Sie das Aufsetzen des digitalen Prozesses mit Xatena?

Sehr kompetent, einfach, schnelle Umsetzung. Gegenseitige Inputs halfen bei der Definition des Prozesses.

Wie schätzen Sie den Aufwand der Implementierung im Vergleich zu anderen Lösungen ein?

Relativ geringer Aufwand, bei schneller Umsetzung. Aber es reicht nicht, Prozesse, die nicht optimal laufen, einfach zu «digitalisieren», sie müssen vorher überarbeitet werden.

Wie lange hat die Umsetzung /  Digitalisierung vom Prozess gedauert?

Von den ersten Gesprächen bis zum Go-live etwa ein halbes Jahr. Wobei das die Durchlaufzeit und nicht Bearbeitungszeit ist.

Wie ist die Lernkurve bei den Mitarbeitern für die Nutzungder digitalisierten Prozesse und die Umstellung der Gewohnheiten?

Das Roll-out lief über die Materialkommissionen. Das neue Tool wurde schnell akzeptiert,vor allem wegen des «einfachen Ausfüllens».  Die E-Mail-«Flut» wird teilweise kritisch gesehen, im Gegenzug erhält man Transparenz und wird aktiv über den Status informiert.

Für welche Art von Anträgen nutzen Sie das Modul im Alltag?

Im Moment nutzen wir es nicht für den Budgetprozess, sondern überwiegend für neue Materialbestellungen wie Implantate oder Verbrauchsmaterial und für Testbestellungen.

Spart Ihnen und Ihren Kollegen der neue digitale Prozess Zeit?

Erheblich, vor allem wird der Zeitauf-wand für Rückfragen – wegen fehlender Informationen und Suchen und Nachfragen in der Art von – ist das Formular ausgefüllt, wo ist das Formular, ist es unterschrieben – reduziert.

Welche Auswirkung hat es auf die Qualität der Planung und der Anträge?

Die Anträge sind deutlich aussagekräftiger. Es gibt weniger Rückfragen aufgrund der Pflichtfelder im Prozess. Der Antragsteller muss sich im Vorfeld Gedanken machen. Das steht im Gegensatz zu «schnell zum Hörer greifen».

Wie nutzen Sie Xatena noch?

Der nächste Schritt ist, Anfragen und Beschaffungen aus dem bewilligten Antrag heraus über die Plattform durchzuführen. Unser Ziel ist es, den Prozess vom Antrag bis zum Vertragsabschluss abzubilden und Vertragsdaten anschliessend ins ERP zu überführen, zur operativen Abwicklung. Wenn die ERP–Anbindung da ist, soll die operative Bestellung aus dem ERP stattfinden.

Was ist Ihr Ziel für die Digitalisierung vom Einkauf?

Eine optimierte Prozesssteuerung vom Antrag bis zum Verbrauch, Vereinheitlichung von Prozessen, Fehlerminimierung, Unabhängigkeit von den handelnden Personen und eine effiziente Kostenoptimierung durch optimierte Beschaffung.

Haben Sie Empfehlungen für andere Häuser in Bezug auf die Antragsverwaltung oder auch  ganz allgemein?

Die Standardisierung der eigenen Daten und Prozesse ist Voraussetzung für eine effiziente und optimierte Beschaffung. Es reicht nicht, Prozesse, die nicht optimal laufen, einfach zu «digitalisieren». Sie müssen vorher überarbeitet werden. Jede Veränderung löst Angst aus: «Was hat das für Auswirkungen für mich, für meine Arbeitsweise?» Es gilt, die Angst zu nehmen, und Angst nimmt man durch Transparenz und indem man Betroffene zu Beteiligten macht, über alle Berufsgruppen hinweg!

 

Vincent Irrling ist Leiter der Geschäftsentwicklung und des Vertriebs der Xatena AG. Er hat einen MBA-Abschluss der Universität St.Gallen (HSG) und war sechs Jahre in der Medizintechnikindustrie tätig, zuletzt als Globaler Produktmanager.

 

 

EVENTS

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 05.-07. März 2024

Ort: München (D)

Trendtage Gesundheit Luzern

Die TGL sind die führende nationale Plattform für Trends und Perspektiven im Gesundheitswesen.

Datum: 06.-07. März 2024

Ort: Luzern (CH)

5. VVG Forum

Die eidgenössische Finanzmarktaufsicht macht Druck auf die Krankenversicherer, der Preisüberwacher auf die Tarife in den Halbprivat- und Privatversicherungen.

Datum: 07. März 2024 (Digital/Online – Teil 1) / 21. März 2024 (2. Teil – physisch)

Ort: Zürich (CH)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 08.-12. März 2024

Ort: Hamburg (D)

IFM Day 2024

Kreislaufwirtschaft: Neue Chancen für das Facility Management durch innovative Geschäftsmodelle

Datum: 8. März 2024

Ort: Wädenswil (CH)

ZHAW-IFM Day

Der IFM-Day der ZHAW findet als Begegnungstag für FM-Ausbildung und FM-Praxis statt.

Datum: 08. März 2024

Ort: Wädenswil (CH)

Pro Wein

Internationale Fachmesse für Weine und Spirituosen

Datum: 10.-12. März 2024

Ort: Düsseldorf (D)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 19.-21. März 2024

Ort: Stuttgart (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 19.-22. März 2024

Ort: Köln (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 20.-21. März 2024

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Führungstagung

Veranstaltung der SGGPsy und Careum 2024

Datum: 20. März 2024

Ort: Zürich (CH)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 21. März 2024

Ort: Basel (CH)

SWISS eHEALTH FORUM

Pusher der Digitalisierung im Gesundheitswesen

Datum: 21. März 2024

Ort: Bern (CH)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 24.-26. März 2024

Ort: St.Gallen (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 24. März 2024

Ort: Zürich (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 26.-27. März 2024

Ort: Zürich (CH)

analytica

Leitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 09.-12. April 2024

Ort: München (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 09.-11. April 2024

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 18. April 2024

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07.05.2024

Ort: St. Gallen (CH)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25. - 28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Plattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care-Institutionen in der Schweiz

Datum: November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis