Spitäler und Kliniken stehen unter exponentiell ansteigendem Kostendruck. Der Krankenhausreport in Deutschland hat das gerade wieder bestätigt; die PWC Studie zur Finanzlage der Spitäler in der Schweiz zeigt durchwegs zu tiefe Rentabilitäten. Auch der Fachkräftemangel wird sich weiter verstärken. Die Ambulantisierung führt bereits heute zu einem niedrigeren Umsatz bei einigen Spitälern, dieser Trend wird sich fortsetzen. Gleichzeitig steigt der Aufwand, um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Das führt zum Beispiel zu einem höheren Zulassungsaufwand, und damit zu geringeren Innovationen und höheren Preisen für neue Produkte.
Spitalmanager haben drei Möglichkeiten, ihr Ergebnis zu optimieren. Erstens, den Umsatz steigern. Wobei durch die Ambulantisierung eher das Gegenteil der Fall ist. Zweitens, den grössten Kostenblock reduzieren, die Personalkosten. Bei einem Fachkräftemangel muss man aber eher davon ausgehen, dass Jobs wieder attraktiver werden müssen, was zu steigenden Kosten führen wird. Drittens, den zweitgrössten Kostenblock reduzieren, die Sachkosten. Mittelfristig liegt hier noch viel Potenzial.
Der Frage, der wir nachgehen ist, wie kann man Spitäler oder deren Einkaufsgemeinschaften dazu befähigen, mittelbis langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten, ohne ihre Kernkompetenzen oder ihre Verantwortung im Einkauf abzugeben? Eine Problemstellung, die andere Branchen mithilfe von spezialisierten, digitalen Plattformen für Einkauf und Supply-Chain-Management gelöst haben. Gesundheitsversorger verdienen es, die gleichen Möglichkeiten für das Management von Sachkosten, Versorgungssicherheit, Abläufen, Compliance und Beziehungen zu haben, wie andere Branchen.
Datenanalyse und Prozessdigitalisierung
Xatena hat sich zum Ziel gesetzt, Spitäler bestmöglich auf die bestehenden und zukünftigen Anforderungen vorzubereiten. Das bedeutet folgende Punkte zu beachten: Erstens, der Einkauf arbeitet mehr datenbasiert, wofür eine zentrale Plattform benötigt wird, um Struktur und Kosten des eigenen Warenkorbs zu analysieren. Diese Insights können anschliessend über das B2B-Netzwerk realisiert werden.
Zweitens, die operative Bestellabwicklung wird von der Bestellanforderung, über die Lieferung der Ware, bis zum Verbrauch am Patienten digitalisiert und weitestgehend automatisiert. Das steigert deutlich die Transparenz und Sicherheit der Prozesse, was zu besseren Stammdaten (und wiederum mehr Insights) und letztendlich zu einer sichereren Patientenversorgung führt.
Drittens entlasten digitalisierte Workflows die Mitarbeitenden von administrativen Aufgaben und steigern die Qualität der wertschöpfenden Tätigkeiten. Zum Beispiel kann durch die digitalisierte Antragsverwaltung auch Zeit beim medizinischen Personal gespart werden, da es aufgrund einer einfachen und qualitativ hochwertigeren Erfassung weniger Rücksprachen benötigt.
Die Möglichkeit der plattformbasierten Digitalisierung von Einkauf- und Supply-Chain ist die realistischste Chance für Gesundheitsversorger und deren Einkaufsgemeinschaften, ihre Kosten langfristig zu reduzieren und gleichzeitig reputationsbedrohende Risiken zu minimieren. Wenn das realisiert ist, kann der Einkauf den hohen Anforderungen gerecht werden.
«Es reicht nicht, Prozesse einfach zu digitalisieren»
Harm Albers, Leitung Beschaffung und Logistik am Spital Muri, berichtet von seinen Erfahrungen bei der Einführung von Xatena.
Herr Albers, was war das Problem in der Organisation?
Harm Albers: Wir planten die Neuorganisation der Beschaffung. Es gibt diverse Wege, neues Material zu beantragen und zu bekommen, zum Beispiel persönliche Ansprache, E-Mail oder Telefon. Der erste Schritt war ein einheitliches Word-Formular im OP, dass musste aber immer noch manuell ausgefüllt werden.
Was haben Sie sich durch die Unterstützung von Xatena erhofft?
Standardisierung, Effizienz und Transparenz der Prozesse. Wir wollten keine doppelten Anträge mehr und jederzeit den aktuellen Stand des Antrags. Wir wollten weg vom Word-Formular, hin zur digitalen Unterstützung von Prozessen.
Wie empfanden Sie das Aufsetzen des digitalen Prozesses mit Xatena?
Sehr kompetent, einfach, schnelle Umsetzung. Gegenseitige Inputs halfen bei der Definition des Prozesses.
Wie schätzen Sie den Aufwand der Implementierung im Vergleich zu anderen Lösungen ein?
Relativ geringer Aufwand, bei schneller Umsetzung. Aber es reicht nicht, Prozesse, die nicht optimal laufen, einfach zu «digitalisieren», sie müssen vorher überarbeitet werden.
Wie lange hat die Umsetzung / Digitalisierung vom Prozess gedauert?
Von den ersten Gesprächen bis zum Go-live etwa ein halbes Jahr. Wobei das die Durchlaufzeit und nicht Bearbeitungszeit ist.
Wie ist die Lernkurve bei den Mitarbeitern für die Nutzungder digitalisierten Prozesse und die Umstellung der Gewohnheiten?
Das Roll-out lief über die Materialkommissionen. Das neue Tool wurde schnell akzeptiert,vor allem wegen des «einfachen Ausfüllens». Die E-Mail-«Flut» wird teilweise kritisch gesehen, im Gegenzug erhält man Transparenz und wird aktiv über den Status informiert.
Für welche Art von Anträgen nutzen Sie das Modul im Alltag?
Im Moment nutzen wir es nicht für den Budgetprozess, sondern überwiegend für neue Materialbestellungen wie Implantate oder Verbrauchsmaterial und für Testbestellungen.
Spart Ihnen und Ihren Kollegen der neue digitale Prozess Zeit?
Erheblich, vor allem wird der Zeitauf-wand für Rückfragen – wegen fehlender Informationen und Suchen und Nachfragen in der Art von – ist das Formular ausgefüllt, wo ist das Formular, ist es unterschrieben – reduziert.
Welche Auswirkung hat es auf die Qualität der Planung und der Anträge?
Die Anträge sind deutlich aussagekräftiger. Es gibt weniger Rückfragen aufgrund der Pflichtfelder im Prozess. Der Antragsteller muss sich im Vorfeld Gedanken machen. Das steht im Gegensatz zu «schnell zum Hörer greifen».
Wie nutzen Sie Xatena noch?
Der nächste Schritt ist, Anfragen und Beschaffungen aus dem bewilligten Antrag heraus über die Plattform durchzuführen. Unser Ziel ist es, den Prozess vom Antrag bis zum Vertragsabschluss abzubilden und Vertragsdaten anschliessend ins ERP zu überführen, zur operativen Abwicklung. Wenn die ERP–Anbindung da ist, soll die operative Bestellung aus dem ERP stattfinden.
Was ist Ihr Ziel für die Digitalisierung vom Einkauf?
Eine optimierte Prozesssteuerung vom Antrag bis zum Verbrauch, Vereinheitlichung von Prozessen, Fehlerminimierung, Unabhängigkeit von den handelnden Personen und eine effiziente Kostenoptimierung durch optimierte Beschaffung.
Haben Sie Empfehlungen für andere Häuser in Bezug auf die Antragsverwaltung oder auch ganz allgemein?
Die Standardisierung der eigenen Daten und Prozesse ist Voraussetzung für eine effiziente und optimierte Beschaffung. Es reicht nicht, Prozesse, die nicht optimal laufen, einfach zu «digitalisieren». Sie müssen vorher überarbeitet werden. Jede Veränderung löst Angst aus: «Was hat das für Auswirkungen für mich, für meine Arbeitsweise?» Es gilt, die Angst zu nehmen, und Angst nimmt man durch Transparenz und indem man Betroffene zu Beteiligten macht, über alle Berufsgruppen hinweg!
Vincent Irrling ist Leiter der Geschäftsentwicklung und des Vertriebs der Xatena AG. Er hat einen MBA-Abschluss der Universität St.Gallen (HSG) und war sechs Jahre in der Medizintechnikindustrie tätig, zuletzt als Globaler Produktmanager.
