Sie haben jetzt im Spital die modernen elektronischen Medikamentenschränke. Bevor wir dazu kommen: Wie war denn die Situation vor Einführung? Gab es grössere Probleme?
Nein, das war nicht der Fall. Wir beschäftigen uns bereits seit 2011 mit dem Thema einer noch effektiveren Stationsbewirtschaftung mit Medikamenten. Seit dieser Zeit kümmern sich Pharmaassistentinnen um die Bewirtschaftung. Das sah so aus, dass sie täglich auf den Stationen geprüft haben, welche Medikamente fehlen und entsprechend die Stationslager auffüllten.
War diese Form der Organisation der durchschnittliche Standard in Schweizer Spitälern?
Nein, in vielen anderen Spitälern war es damals üblich, dass die Stationen selbst bestellten. Da bestellt dann die eine Mitarbeiterin einer Station immer zu viel und die andere zu wenig und es gibt gewisse Ping-Pong-Effekte von hin und her kreisenden Medikamenten. Das war bei uns in den letzten Jahren schon geordneter mit der zentralen Bewirtschaftung.
Warum jetzt der Wechsel, was hat Sie gestört?
Es gab beispielsweise doch immer noch sehr viele Telefonate und Hektik, wenn die Pflege etwas brauchte, das nicht vorhanden war. Auch für Medikamente, die nicht auf der Arzneimittelliste stehen, war es ein relativ komplizierter Prozess. Die Pflege musste warten, bis jeweils eine Ärztin oder ein Arzt ein Formular ausgefüllt hatte, dann konnte es erst bestellt werden und bis es dann auf der Station war, wurde die Patientin oder Patient fast schon wieder entlassen. – Übertrieben formuliert.
Wie funktioniert es heute?
Im neuen System funktioniert es so: Wenn heute eine Ärztin oder ein Arzt eine Medikamenten-Verordnung erlässt, wird diese innerhalb von rund einer Minute an die Software im entsprechenden Stations-Medikamentenschrank übermittelt. Ist das Medikament nicht im Schrank vorhanden, wird automatisch eine Bestellung ausgelöst und in der normalen Routine, zweimal am Tag, werden die Schränke aufgefüllt.
Auch für die Pflege ist es relativ einfach: Sie sieht immer im System, welche Medikamente zu welchem Patienten gehören. Die Pflege muss sich eigentlich nicht mehr darum kümmern, dass die Medikamente vor Ort sind, es sei denn, ein Medikament wird wirklich notfallmässig benötigt. Zudem: 80 bis 90 Prozent sind Standardmedikamente, deren Bestand täglich abgerufen und geprüft wird und sobald eine Mindestmenge unterschritten wird, wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst.
Ihre Mitarbeitenden sortieren die Medikamente im Schrank ein und ordnen sie Patientinnen und Patienten zu. Dabei können doch immer noch Fehler passieren.
Das System ist sehr sicher: Die einzelnen Fächer in den Schubladen sind vom System auf das jeweilige Medikament konfiguriert. Beim Bestücken des Faches wird das Medikament gescannt und es wird bei einem eventuell verwechselten Medikament ein Warnsignal ausgelöst. Genauso bei einer fehlerhaften Entnahme.
Kommen wir zum Ablauf des Projektes. Wann hat das Ganze begonnen?
2016 haben wir das Projekt gestartet. Auslöser war, dass das Spital in Interlaken damals das System neu eingeführt hatte. Mit dem Chefapotheker Enea Martinelli habe ich schon längere Zeit einen sehr guten Kontakt. Daraufhin haben wir ein interdisziplinäres Team gebildet und haben uns das vor Ort genau angeschaut und konnten von den Erfahrungen profitieren, zumal das Spital FMI das gleiche ERP-System und das gleiche Klinikinformationssystem hat.
Wer war in dem Team alles dabei?
Die Abteilungen Qualitätsmanagement, Apotheke, Pflege, IT und Hotellerie. Wir fanden das alle sehr interessant und weil die Schränke relativ teuer sind, haben wir uns dazu entschieden, erst einmal einen Piloten auf der Privatstation zu starten. Die Station wurde zu der Zeit gerade umgebaut und wir hätten sowieso neue Schränke anschaffen müssen.
Wann war das genau?
Ende Oktober 2017 haben wir dann den ersten E-Medikamentenschrank eingesetzt. Wobei natürlich die ganze Software und die Schnittstelle zwischen Schrank und Spital-Informationssystem programmiert werden mussten, egal wie viele Schränke eingesetzt werden.
Wie aufwendig war die Umstellung in der Abteilung?
Es ist schon so, dass es einen gewissen Schulungsbedarf gibt, das spricht auch aus Kapazitätsgründen für eine rollende Einführung und Schulung der Mitarbeitenden. Und dann war es für die Pflegenden schon eine Umstellung. Bisher konnten sich immer zwei bis drei Pflegende gleichzeitig vor dem Schrank ausbreiten und ihre Medikamente zusammenstellen. Am neuen Schrank kann wegen des Sicherheitssystems immer nur eine Person arbeiten. Das war eine gewisse Umstellung, die sich jetzt aber gut eingependelt hat.
Wie sah das Projektteam aus?
Wir hatten eine Apothekerin und einen IT-Mitarbeiter als Projektleitung und im Team waren noch Mitarbeitende aus der Unternehmensentwicklung und der Pflege.
Ende 2017 erfolgte die Einführung, wie lief die Testphase?
Wir hatten zu Beginn Probleme mit der Hardware des Schrankes, der einfach nicht stabil genug war. In dem Schrank ist sehr viel Technik verbaut und er wird praktisch ständig genutzt. Das ist schon relativ anspruchsvoll für die Statik des Schranks und es gab Schwachstellen an der Hardware. Und auch bei der IT und den Schnittstellen gab es zum Start ein paar Kinderkrankheiten, aber genau dazu war ja die Testphase gedacht: Zur Optimierung des Systems und der Abläufe.
Und wir haben auch gesehen, wie wichtig die Schulungen sind. Es gibt ja eine rege Fluktuation in der Pflege und die Stationen helfen sich gegenseitig bei Personalknappheit aus. Zur Nutzung der neuen Schränke muss natürlich vorher immer eine Einweisung erfolgen.
Wer ist eigentlich Lieferant der Schränke?
Das ist die Firma Atexxi mit dem System eSyNet. Und zusätzlich haben wir für alle Stationen Hochschränke von Wiegand angeschafft.
Wie ging es mit dem Projekt weiter, nachdem die Schwachstellen behoben waren?
Im Mai 2019 haben wir noch einen zweiten Stock, die Urologie, dazu genommen, das war dann der Durchbruch. Denn im Nachhinein war es nicht optimal, auf einer interdisziplinären Privatstation zu starten, wo der Medikamentenbedarf sehr hoch ist und auch häufig Spezialmedikamente benötigt werden.
Würde ich es noch einmal machen, würden wir wahrscheinlich bei der Urologie anfangen. Das ist viel überschaubarer in Bezug auf die Medikamentenvielfalt. Und im Anschluss haben wir dann weitere elf Schränke in den letzten zwei Jahren rollend über das ganze Haus eingeführt.
Was sind die wichtigsten Vorteile der E-Medikamentenschränke?
Die Abläufe sind viel effizienter, die Pflege spart Zeit, auch durch den Wegfall der händischen Dokumentation und Kommunikation, das erledigt ja jetzt weitgehend das System. Gleichzeitig ist die Sicherheit für Patientinnen und Patienten erhöht worden.
Wie sieht die finanzielle Seite solch eines Investments aus? Was würde der CFO sagen?
Die Patientensicherheit ist monetär schwer zu beziffern, aber es gibt eine Studie der Universität Genf, die ausgerechnet hat, dass sich solch ein Investment schon nach 3,8 Jahren amortisiert. Bei uns waren das ja immerhin Ausgaben in Höhe von rund 600000 Franken.
Dafür haben wir nun eine transparente bestandsgeführte Stationsapotheke, wo man jederzeit den Bestand abrufen kann, inklusive der Ablaufzeiten der Medikamente, und so auch entsprechend die Ladenhüter steuern kann.
Zudem: Medikationsfehler werden vermindert, in der Studie geht man von einem Fehler weniger pro Station pro Jahr aus, was ich relativ konservativ finde. Wenn ein Patient wegen eines Medikationsfehlers einen Tag länger im Spital bleiben muss, kostet das viel Geld. Das sollte man auch berücksichtigen.
