Die steigenden Patientenzahlen in Spitälern und der zunehmende Bedarf an Altersheimplätzen werden zu einer Herausforderung für die Gesellschaft. Kostendruck ist die Folge. Wenn nicht an der Qualität gespart werden soll, ist Effizienzsteigerung die beste Strategie.
Bei Optimierung im Gesundheitssektor denken die meisten zunächst an Kostensenkung bei Behandlung und Betreuung. Die Lebensmittelbeschaffung in Krankenhäusern und Pflegeheimen ist hingegen ein Aspekt der Gesundheitsversorgung, der oft unterschätzt wird. Auch wenn dieser Bereich nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten eines Heimes oder eines Spitals ausmacht, verbirgt sich hier ein grosses Einsparpotenzial, ohne dass Qualität und Geschmack des Essens leiden müssen.
Neue Herausforderungen beim Einkauf
Die Systeme der Lebensmittelbeschaffung im Gesundheitswesen stehen vor zahlreichen Herausforderungen: Lieferketten und Kontrollen der Lebensmittelqualität sind lückenlos zu dokumentieren. Eine immer grössere Rolle bei der Menüplanung spielen Themen wie Allergien, ernährungsphysiologischer Standards, vegetarische und vegane Ernährung oder auch religiöse Einschränkungen. Zugleich wird gern Wert auf Nachhaltigkeit und regionale Beschaffung gelegt, jedoch möglichst kostenneutral.
Klassische Beschaffungswege stossen hier an ihre Grenzen. Der Lebensmitteleinkauf über einen Grossisten kann nur begrenzt regional sein und bringt eine Begrenzung der Vielfalt und Flexibilität mit sich. Die Bindung an einen einzelnen zentralen Anbieter führt zu Abhängigkeiten, welche sich in höheren Kosten widerspiegeln können.
Im regionalen Einkauf wird hingegen oft noch per Telefon und Fax bestellt. Eine hohe Fehlerquote, fehlende Vernetzung mit bestehenden Systemen, wenige Auswertungsmöglichkeiten stehen hier einer Effizienzsteigerung im Wege.
Innovative Ansätze neutraler Plattformen
Immer mehr Spitäler und Heime entscheiden sich für digitale Beschaffungsprozesse, möchten dabei aber die Abhängigkeit von einem Grosslieferanten vermeiden. Neutrale Einkaufsplattformen wie beispielsweise Hogashop sind in diesem Fall eine Lösung: Digitales, vernetztes und modernes Einkaufen bei regionalen wie auch schweizweiten Anbietern, ohne Abhängigkeit von einem konkreten Lieferanten.
Digitales Einkaufen über eine moderne Lösung bedeutet nicht nur das Bestellen mit übersichtlichen und selbsterklärenden Apps, sondern auch direkte Schnittstellen zu internen Systemen wie Rezepturplanung oder Buchhaltung. Neutrale Einkaufsplattformen binden alle wichtigen Lieferanten ebenso per Schnittstellen an, was geringe Fehlerquoten und volle Nachverfolgbarkeit der Belege sicherstellt. Aber auch kleine Anbieter sind nicht ausgeschlossen und können über vereinfachte Prozesse einbezogen werden. Über eine neutrale Einkaufsplattform können Heime und Spitäler ihre Systeme mit minimalem Aufwand mit den Stammdaten vielfältiger Lieferanten verknüpfen. Der Einkauf wird transparent abgebildet. Bereits bei der Rezeptur- und Menüplanung kann auf aktuelle Preise und Stammdaten zurückgegriffen werden. Alle Belege der Bestellung sind digital vorhanden. Die Qualitätssicherung bei der Warenannahme wird vereinfacht und kann wiederum in die Rechnungsfreigabe einfliessen. Und auch der Lagerbestand kann mit mobilen Geräten digital inventarisiert sowie mit tagesaktuellen Einkaufspreisen bewertet werden.
Dass dies keine Zukunftsmusik mehr ist, zeigen Betriebe wie die Kantonsspitäler Winterthur (KSW), Aarau (KSA), Luzern (LUKS) und St. Gallen (KSSG) oder die Einrichtungen der Hirslanden-Gruppe, der Viva Luzern AG oder das Pflegezentrum Rotacher, bei denen Hogashop als Einkaufsplattform im Einsatz ist. Dabei ist jeweils ein sehr individueller Prozess umgesetzt – ob nun mit Bestellung per mobiler App, Übernahme von Daten in und Bestellungen aus SAP oder der Integration verschiedener Rezeptur- und Menüplanungsprogramme.
Geringe Kosten auch für neue Anforderungen
Prozesse, die normalerweise mit hohen Aufwänden verbunden wären, können mit einer solchen Einkaufsplattform kostenneutral oder kostensenkend umgesetzt werden: Allergendeklaration in der Menüplanung, niedrigschwellige Steuerung von Compliance-Vorgaben bei Umweltstandards und Nachhaltigkeit, Kontierung aller Einkäufe, Wareneingangskontrolle zur Rechnungsfreigabe. Die Vermeidung von Fehlbestellungen und eine bessere Bedarfsplanung führen zur direkten Kostensenkung.
Anbieter innovativer Plattformen analysieren zunächst die Bedürfnisse, richten das System anschliessend ein, schulen die Mitarbeiter und betreuen sie langfristig mit einem ständig erreichbaren Support-Team. Im Gegensatz zu einfachen Webshop-Lösungen haben Plattformen ein ausreichend grosses Volumen, welches eine fortwährende Weiterentwicklung der Technologie ermöglicht.
Ein weiterer innovativer Aspekt ist die Nutzung von künstlicher Intelligenz (AI) und Machine Learning (ML) im Rahmen der Bestellprozesse. Bestellplattformen können diese bei der Kategorisierung und Kontierung der Einkäufe und des Warenbestands einsetzen, aber auch für Bestellvorschläge und Bedarfsprognosen. Dies ist eine neue Entwicklung, die vor fünf Jahren in dieser Form nicht möglich war.
Überwindung institutioneller Widerstände
Es ist an der Zeit, dass Entscheidungsträger in Gesundheitseinrichtungen innovativ denken und handeln. Die Implementierung neuer Technologien und die Förderung von Partnerschaften mit spezialisierten Unternehmen können entscheidend dazu beitragen, die Lebensmittelversorgung im Gesundheitswesen nachhaltig zu verbessern.
Die Essensversorgung mag nicht die erste Leistung sein, welche man mit einem Spital assoziiert. Aber sie stellt einen nennenswerten Kostenblock dar und ist somit ein wichtiges Effizienzthema. Durch den gezielten Einsatz digitaler Tools können hier erhebliche Einsparungen erzielt werden, ohne dass die Qualität der Versorgung leidet.
