Immer mehr versuchen sich die Unternehmen im Lean Management und übertragen dabei die tradierten Strukturen auf die schlanke Linie. Ein Denkfehler. Da wird eher ein Sumoringer zum Stabhochspringer. Es fehlen Instrumente, welche es der Managementebene erlauben, sich rasch einen groben Überblick bezüglich der Ist-Situation in den verschiedenen Prozessen und Themenfeldern zu machen.
Der Point-Of-Success-Huddle (POS-Huddle) könnte ein solches Instrument werden. In den beiden letzten Unternehmen, welche einen Erstanalyseprozess durchgemacht haben, wurde dieser begleitend eingesetzt und auf seine Tauglichkeit hin geprüft und fortlaufend optimiert. Entstanden sind 74 Statements, welche in einer 5er-Skala bewertet werden – von unbrauchbar bis wunderbar. Folgende Themenschwerpunkte wurden mit den Institutionen und dem POSHuddle beleuchtet:
Die Prozess-Kenntnisse
Im Bereich Prozessstabilität lautete das erste Statement: «Unsere Prozesse sind klar definiert.» Allerdings gab es gleich erste leichte Rötungen in einigen Gesichtern. «Aber wir sind doch zertifiziert », hiess es, «die Prozesse sind doch in den Handbüchern genau definiert. Das haben wir gleich. Wo sind denn die Unterlagen?» Die Ordner wurden gefunden, schön sauber aufgereiht, um die nächste Zertifizierung zu überstehen – also: erfüllt laut Vorgabe? Da ist der erste Hund begraben. Die Prozesskenntnisse gehören in die Köpfe der Mitarbeitenden und nicht in ein Regal hinten links, was gleich mit dem nächsten Statement für etwas stärkere Pigmentveränderungen im Gesichtsbereich sorgte.
Denn das zweite Statement lautete: «Unsere Prozesse, also unsere Arbeitsabläufe und Arbeitsvorgaben gewährleisten jederzeitige Einsicht und sind für alle Mitarbeiterstufen leicht verständlich. Hier wurde schlussendlich der Antwortbereich – minimal erfüllt/kritisch/desolat/veraltet/minimale Zustimmung – ausgewählt.
Bezüglich der Prozesstransparenz hiess es: «Unsere Prozesse erlauben die jederzeitige Einflussnahme des Prozesseigners.» Wer sich mit Produktionsprozessen in der Küche auskennt, der weiss, dass einmal eingeführte Prozesse nur mit viel Geduld oder der Holzhammermethode neu justiert werden können. Hier gilt es in den meisten Erstanalysen die Hebel anzusetzen und die möglichen Wertschöpfungspotenziale durch die Prozessänderung aufzuzeigen. Natürlich schmeckt das nicht jeder Küchencrew gleich gut. Bezüglich des Bereichs Prozessperformance lautete die Aussage: «Unsere Prozesse gewährleisten hohe Prozesssicherheit, auch bei maximalem Output.» Eine oft gehörte Forderung seitens der Produktion: «Ohne zusätzliches Personal schaffen wir nicht mehr Output.» Die Rückfrage muss lauten: Warum? Was hindert das Team daran, den Output zu verdoppeln? Und dann mal abwarten was kommt.
Kosten – der Lieblingsthemenkreis von CEOs & CO
Die folgenden Punkte geben Aufschluss über das Kostenbewusstsein der Mitarbeitenden. Wie würden Sie folgende Statements in Ihrem Haus
bewerten?
❱ Bereich Kalkulation: «Das gesamte Verpflegungsangebot ist betriebswirtschaftlich im Rahmen eines Ganzjahresmenüplans verifiziert.» Anmerkung: Die Einkaufsverantwortlichen wissen, wie viel Tonnen beispielsweise Poulet-Fleisch pro Jahr benötigt wird. Nur so können Lieferantengespräche optimal geführt werden.
❱ Bereich Deckungsbeitragsrechnung: «Die mehrstufige DB-Kalkulation ist allen Prozessverantwortlichen bekannt.» Wenn ja, dann hat sich die Frage, woher der Verlust kommt, jetzt bereits erübrigt.
❱ Bereich Kennzahlencockpit: «Die Bedeutung der kommunizierten Kennzahlen wird von allen Mitarbeitenden auf allen Stufen verstanden.» Im letzten Analytik-Prozess stand zum Beispiel eine Kennzahl bezüglich der durch unsorgfältige Handhabung verbundenen Reparaturkosten im Fokus. Die Sachschadensumme, unterstützt durch Bildmaterial, hat rasch zu einer besseren Sorgfalt im Umgang mit den Geräten geführt.
❱ Bereich Zeit: «Zum magischen Dreieck gehört auch der Bereich Zeit. Hier arbeitet der POSHuddle für eine erste Auslegeordnung mit den Bereichen PRE-, ON-, POST-Prozesszeiten.» Hier ein paar Beispiele der Statements aus diesen Bereichen. «Die Menüplanung benötigt pro Woche weniger als 5 Minuten», «für alle Rezepturen wurden die effizientesten Produktionszeiten und Produktionsmethoden ermittelt und in der Küchensoftware festgehalten», oder «unsere Logistikwege sind auf deren Effizient geprüft».
❱ Bereich Qualität: «Die Statements im Bereich Qualität sind unterteilt in Verpflegungsqualität, Verpflegungszeiten und Mitarbeiter-Skills.» Dieser Bereich rief in den analysierten Unternehmen die meisten Fragen von Mitarbeitenden hervor, da Qualitätskriterien zu wenig quantifiziert waren. Und eben diese ausformulierte Quantifizierung ist die Herausforderung für die Führung. Ohne Zielvorgabe keine Kontrollmöglichkeit.
❱ Bereich Aufgabenaffinität: Dieser Auswertungsbereich unterteilt sich in die Themenkreise Prozess/Ressourcen Match mit Statements wie: «Alle prozessnotwendigen Ressourcen sind bekannt und im Anforderungsprofil klar und verständlich dargelegt. Die Mitarbeitenden müssen wissen, was sie wann und warum zu tun haben.»
❱ Motivation wird hinterfragt mit beispielsweise folgendem Statement: «Unsere Mitarbeitenden beteiligen sich aktiv an den jeweiligen Meetings und sind motiviert, wertvolle Beiträge zu leisten.»
❱ Gehaltstransparenz: Bezüglich der Institutionalisierung verschiedener Tools wurde ein Statement massiv infrage gestellt: «Unser Unternehmen hat eine transparente Lohnpolitik und zeigt den Mitarbeitenden Möglichkeiten bezüglich Lohnerhöhungen auf.» Hier ist, speziell im deutschsprachigen Raum noch viel Luft nach oben.
Die nächsten beiden Themenfelder sind dann besonders interessant, wenn grössere Projekte, welche einen Change Prozess in Gang setzen, anstehen. Als Erstes das Thema Teamfilz. Wissen Sie als Unternehmensverantwortlicher wer, wo mit wem und wenn ja, warum noch nicht? Erkennen, Benennen, Massnahmen sind die drei Untergruppen mit jeweils drei unbequemen Statements.
Diese Augenöffner sind eine Besonderheit im Fragekatalog und stellen die Weichen für das nächste Thema – die Umsetzungswahrscheinlichkeit von Projekten. Hier lautet die Gliederung Projektkultur, Projektskills und Projektführung.
Den Abschluss machen die Statements rund um den Themenkreis Return on Investment mit den Subthemen Kostenbewusstsein, Kostentransparenz und Entscheidungstransparenz. Hier werden derzeit die Statements von unserem Expertenpool geprüft und über die Zusammenstellung der Masterstatements diskutiert.
Die an diesem Projekt beteiligten Häuser konnten bereits mit dieser BetaVersion sehr gute Erfahrung machen und haben geholfen, die 74 Kernfragen für die «Voranalyse», welche eigenständig inhouse gemacht werden soll, zu verifizieren. Ziel ist es, den POS-Huddle–Overview ab Anfang September 2023 allen interessierten Institutionen kostenfrei zur Verfügung zu stellen, damit diese sich selbst ein erstes, grobes Bild über die Situation entlang der Verpflegungsprozesse und den damit verbundenen Projekten zu erhalten. Tauchen dabei Problemfelder auf, welche intern nicht oder nur unzureichend beantwortet werden können, stellen wir uns für ein kostenloses Erstgespräch zur Verfügung.
