Verpflegungsprozesse bergen Wertschöpfungspotenziale, sofern die Bereitschaft für einen Change-Prozess vorhanden ist. In dieser Serie stelle ich Ihnen auf Basis eines Projektes in einem Langzeitpflegeheim die Werkzeuge und Methoden vor, um nachhaltige Prozessverbesserungen und langfristigen Erfolg zu erzielen. Im zweiten Teil geht es um die vorgelagerten Prozesse innerhalb der PRE-Phase.

▶ FRANK FORSTER

Ohne IT-Unterstützung geht es nicht
Ist der Start einmal initiiert, beginnt die PRE-Phase. Diese Phase verlangt VOR-Denken in unterschiedlichsten Abstraktionsgraden und gilt über alle Stufen als anspruchsvoll. Hier werden die eigentlichen Weichen für die zukünftigen Prozessausgestaltungen gelegt. Als praxisrelevant haben sich die folgenden Parameter herauskristallisiert. Und hier gleich eines vorweg: Ohne eine prozessaffine Software geht es nicht. In den letzten Jahren sind die Ansprüche an die IT-Unterstützung in sämtlichen Bereichen der Unternehmen, insbesondere entlang der Verpflegungsprozesse, enorm gestiegen. Extern wird beispielsweise eine Teil- beziehungsweise Volldeklaration aller Gerichte vorgeschrieben und intern soll jede Menükomponente am richtigen Tag auf der richtigen Station serviert werden. Erstaunlich viele Institutionen in der DACH-Region sind heute noch weit weg von einer gut dokumentierten Datenbank. Bedenklich dabei ist, dass oft das gesamte Produktions-Know-how in den Köpfen der Küchenverantwortlichen liegt. Meist ist der Wille zur Umsetzung bei den Verantwortlichen vorhanden, aber es scheitert an der anspruchsvollen Aufgabe zur Erstellung eines Pflichtenheftes. Und dies gelingt nur, wenn sämtliche Prozesse in den Aufgabenkatalog miteinbezogen werden. Und die Zeit drängt, denn die Deklarationsvorschriften müssen erfüllt werden. Als sehr hilfreich – bei Kunden, welche heute noch ohne Softwareunterstützung arbeiten – hat sich die Lösung Paulis Kitchen Solution (PKS) herausgestellt. Neben den logisch aufgebauten Produktionstools sind die grosse Rezepturdatenbank und der moderate Preis ein Argument. PKS erlaubt es, sehr rasch in der Datenbank vorhandene Rezepturen in für den jeweiligen Betrieb angepasster Form abzuspeichern und mit dem Artikelstamm der eigenen Lieferanten zu verknüpfen. Dies generiert eine Rezeptur, welche allen gesetzlichen Anforderungen bezüglich Auskunftspflicht entspricht. Und das Know-how ist auf einer Festplatte wiederabrufbar vorhanden.

Klärung Bestellsystem und Kochprozesses
In der PRE-Phase gilt es nun weiter abzuklären, wie die Wünsche der Gäste zukünftig erfasst werden. Tägliche Bestellaufnahmen für den nächsten Tag, kurzfristiger – bis 10 Uhr – für den Mittagsservice oder – ganz entspannt – gar nicht. Dieser Entscheid hat direkte Auswirkungen auf die Produktionsprozesse. Die in letzter Zeit favorisierte Variante der mehrstufigen Frischküche zeichnet sich durch die optimale Zeitentkoppelung der Produktion zum Menütag aus. Dies bedingt zwingend eine Bestellmengenschätzung (Forecast) der jeweiligen Verpflegungsverantwortlichen. Die Bestellkompetenz in der Langzeitpflege ist durch den täglichen Kontakt mit den Gästen klarerweise vorhanden. Die Schätzungen im stationären Bereich referenzieren sich eher auf die Erfahrung der Produktionsverantwortlichen und bedingen immer eine mögliche Absatzalternative für Überproduktionen. Am Menütag können die Gäste dann jeweils ad hoc aus dem gesamten Sortiment wählen, was bei einem Restaurantbesuch normal ist und was die Lebensqualität der Gäste in der Institution steigert.

Ohne Pilotphase geht es nicht
Sind diese Prozesstools (Touch Points) stringent aufeinander abgestimmt, kann in einem späteren Schritt die Pilotphase initiiert werden. Diese Phase dient auch als «goldener Fallschirm». Fehler in den einzelnen Konzeptionen und/oder Prozessschritten werden frühzeitig erkannt und mögliche Fehlinvestitionen vermieden (kleines Gedankenspiel: Wie viele unbenutzte und oft teure Geräte stehen in Ihren Institutionen? Wer hat diese geordert, wer das Budget gesprochen und warum?). Ich sehe die Pilotphase als wichtigstes Tool in der gesamten Prozessarbeit an. So wichtig, dass keine Aufträge angenommen werden, in denen der Kunde diese Phase nicht budgetiert. Die Pilotphase ist ein Eins-zu-x-Ablaufmodell, in dem sämtliche Konzeptparameter minutiös überprüft und auf deren Konsistenz hin überprüft werden. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Kennzahlencockpit zu erarbeiten und auf einen möglichen Rollout hin hochzurechnen.

So kommt es vor, dass in der einen oder anderen Sequenz ein zweiter oder dritter Loop notwendig wird, um sich dem gewünschten Optimum zu nähern. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist zudem, dass alle Mitarbeitenden live sehen, was auf sie zukommen wird. Wer in dieser Phase noch immer versucht, den Besitzstand zu wahren und das Projekt torpediert, ist in kürzester Zeit aufgefordert, sich dem freien Arbeitsmarkt wieder zur Verfügung zu stellen.