Patient Projektmanagement im Spital


In Spitälern wird Projektmanagement ganz unterschiedlich und teilweise sehr rudimentär gehandhabt, obwohl faktisch zum Teil sehr viele Projekte laufen.


Nicole Gerber*

Dieser Umstand wurde schon in unterschiedlichen durchgeführten Projekten und durch Aussagen von Beteiligten klar. Bereits im Kontext der Definition der nicht-medizinischen Supportleistungen in Spitälern im Leistungskatalog LekaS (Gerber & Läuppi, 2015) wurde angeregt, dass das Projektmanagement als übergreifende Disziplin speziell untersucht werde sollte. Das Ziel war daher, nun ein genaueres Bild über die aktuelle Anwendung von Projektmanagement-Prinzipien in Spitälern zu erhalten. Zu diesem Zweck wurden qualitative Experteninterviews mit einem halbstandardisierten Leitfaden mit total 13 Personen in unterschiedlichen Projektverantwortungen in Schweizer Spitälern durchgeführt.

Spezielle Rahmenbedingungen
Dabei wurde klar, dass Projekte in Spitälern in Bezug auf die Rahmenbedingungen speziell sind, weil

  • hier höchste Komplexitätsstufe vorzufinden ist aufgrund der unterschiedlichen involvierten Disziplinen und Tätigkeiten, insbesondere den an sich komplexen medizinischen Prozessen.
  • die Umsetzungen immer im laufenden Betrieb durchgeführt werden müssen, während insbesondere die Hygiene jederzeit garantiert werden muss.
  • eine tendenziell hohe Personalfluktuation herrscht, sodass PM-Prinzipien laufend wieder geschult werden müssen.
  • eine heterogene Zusammensetzung der beteiligten Gruppen einen erhöhten Schulungs- und Kommunikationsaufwand bedeutet.
  • teilweise verkomplizierende Submissionsvorschriften gelten.


In Bezug auf die in Spitälern aktuell vorherrschende Kultur zeigt sich, dass Projekte in diesem Umfeld eher schwierig zu managen sind, weil

  • viele Berufsgruppen nicht PM-affin sind oder gar eine Aversion gegen Planung und Controlling zeigen.
  • zwar (sehr) viele Projekte durchgeführt, dafür aber keine personellen oder finanziellen Ressourcen ausgewiesen werden.
  • oft eine übergeordnete Projektportfolio-Strategie fehlt.
  • tendenziell eine Überforderung mit den Anforderungen festgestellt wird, was zu reaktiver statt proaktiver Projektinitiierung führt.
  • eher Investitionsentscheide für kurzfristige, billige Varianten zulasten langfristiger Kostenbetrachtungen gefällt werden, was mittel- bis langfristig aber die Projekte verkompliziert und verteuert.
  • nur selten ausgebildete Projektleiter im Einsatz sind respektive die Projektverantwortlichen die PM-Tätigkeiten nebenbei ausführen müssen.


Projektarten
In Bezug auf die Unterscheidung von Projektarten wird mehrheitlich unterschieden zwischen

  • IT-Projekten
  • Bau-/Investitions-/Beschaffungsprojekten (wobei zum Teil unterschieden wird zwischen Ersatz- und Neuinvestitionen; Neubauprojekte laufen normalerweise separat)
  • (Re-)Organisations-/Prozessänderungsprojekten
  • übergreifenden Projekten


Es konnte kein einheitlicher, übergreifender Einsatz von Projektmethoden festgestellt werden. Teilweise wurden spitaleigene PM-Methoden definiert, nur selten gelten diese jedoch für das ganze Spital. Für Bauprojekte wird oft die Methodik von SIA und für IT-Projekte Prince2 oder Hermes eingesetzt. Diejenigen Interviewten, die PM-Konzepte in ihren Teilbereichen einsetzen, empfinden ein fehlendes Gesamt-PM-Verständnis respektive -Vorgehen als hinderlich und schwierig.

Projektphasen
In Bezug auf die Projektphasen kann festgestellt werden, dass

  • die Initialisierung sehr unterschiedlich und wenig gesteuert läuft.
  • die Planungsphase tendenziell kurz gehalten wird und wenig systematisch und nicht vollständig erfolgt: oft werden Budget, Ziele, Ressourcen, Qualitätskriterien oder Risiken nicht genau festgelegt oder diskutiert.
  • das Projekt-Controlling während der Umsetzung aufgrund fehlender Definitionen und Metriken beziehungsweise mangelndem Bewusstsein, aber auch aufgrund fehlender Weisungsbefugnisse kaum vorgenommen wird.
  • teilweise nicht klar ist, wann ein Projekt abgeschlossen ist und wer im Betrieb übernimmt.


Daraus lässt sich schliessen, dass

  • Projekte aufgrund fehlender Ressourcenplanung implizit auf Kosten des Tagesgeschäftes laufen und dadurch eine transparente finanzielle Trennung nur sehr bedingt möglich ist.
  • aufgrund mangelnder personeller und finanzieller Ressourcen der Zeitfaktor schlecht planbar ist, festgelegte Termine also oft nicht eingehalten werden können.
  • aufgrund fehlender finanzieller Ressourcen das intern fehlende PM-Wissen kaum durch das Beiziehen von externen Experten kompensiert wird.
  • kein allgemeingültiges, spitalspezifisches Projektmanagementverständnis und somit keine Projektkultur besteht und diese auch nicht aktiv durch Lessons Learnt weiterentwickelt wird.


Standard für Projektmanagement
Zu wünschen wäre, dass in Schweizer Spitälern unabhängig von Hierarchiestufen und Disziplinen eine breit abgestützte, lösungsorientierte Projektkultur gepflegt würde.

Dazu sollte Spitälern vorzugsweise ein pragmatischer, für das Gesundheitswesen passender Projektmanagement-Standard als Grundlage zur Verfügung stehen, welcher den spezifischen Gegebenheiten einfach angepasst werden kann. Dieser Umstand soll die Arbeitszufriedenheit aller Beteiligten und die Budgets positiv beeinflussen, was schlussendlich den Patienten und dem Gesundheitswesen insgesamt zugutekommt.

Für eine Entwicklung in diese Richtung müssen sich die Leitungsgremien in den Spitälern mit dem Thema Projektmanagement (im Spital) auseinandersetzen und die entsprechenden organisatorischen und kulturellen Voraussetzungen schaffen. Dafür werden aufgrund der aktuellen Erkenntnisse folgende Handlungsempfehlungen abgegeben:

  • Thematisierung des Themas Projektmanagement in Bezug auf die spitalspezifischen Gegebenheiten auf allen Ebenen
  • Festlegung eines allgemeinen Projektmanagement-Verständnisses
  • Einführung eines schlanken, der Organisation angepassten Projektmanagement-Offices (PMO) zur Unterstützung aller Projektleitenden mit dem Einhalten der festgelegten Projektvorgaben und einheitlichen Bündelung der Projektadministration und des -reportings zuhanden der Entscheidungsgremien
  • Definition und Besetzung von konkreten Projektgremien und -rollen inklusive Sprechung der dafür nötigen Zeit- und Budgetressourcen
  • fortlaufende und transparente Diskussion, Dokumentation und Kommunikation über Kosten/Nutzen von unterschiedlichen Projektvarianten


Dokumentation zu Projektmanagement
Um diese Schritte speziell im Spital zu unterstützen, stehen unter www.zhaw.ch/ifm/fm-healthcare/pminhc/ weiterführende Unterlagen und Downloadmaterial zur freien Verfügung:

  • Hinweise zur Unterstützung der Projektkultur-Entwicklung, Einführung von Lenkungsausschüssen und (administrativer) Projektunterstützung
  • Vorschläge zur einheitlichen Definition von Projekten, Projektarten, Projektmanagement-Fachgebieten und Projektphasen über unterschiedliche Projektarten hinweg
  • Links zu Vorlagen von Projektmanagementdokumenten in Bezug auf die unterschiedlichen Projektarten und zu bestehenden Publikationen im Bereich Projektmanagement in Spitälern


Was es nun braucht, sind proaktive, dynamische Spital-Leitungsgremien, welche bereit sind, dafür zu sorgen, dass das Projektmanagement in ihrem Spital nicht selber Patient bleibt, sondern als sinnvolle Methode im Sinne der Patienten und Stakeholder entwickelt werden kann.

* Projektleiterin F&E, Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ZHAW, Institut für Facility Management

Quellenverzeichnis
Gerber, N. (2016). LemoS 3.0 – Leistungszuordnungsmodell für nicht-medizinische Supportleistungen in Spitälern angepasst an neue Erkenntnisse. In: Working Paper. Wädenswil: Institut für Facility Management. URL: https://www.zhaw.ch/index.php?id=3809
Gerber, N., & Läuppi, V. (2015). Leistungskatalog für nichtmedizinische Supportleistungen in Spitälern LekaS - SN EN 15221-4 branchenspezifisch angepasst, erweitert und kommentiert.
Wädenswil: ZHAW Institut für Facility Management. URL: www.zhaw.ch/ifm/fm-healthcare/lekas


Heime und Spitäler Ausgabe 3 August 2017

EVENTS

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 18. April 2024

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07. Mai 2024

Ort: St. Gallen (CH)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis