Zeige mir deinen Menüplan und ich sage dir, wohin das Geld fliesst. So oder ähnlich müssten viele Verantwortliche, in erster Linie CEOs, angesprochen werden, wenn es um Kosteneffizienz in der Produktion geht. Natürlich nur jene, welche sich selbst oder den Küchenchef fragen, warum die Food-Kosten schon wieder – markant unbudgetiert – gestiegen sind. Anhand eines derzeit laufenden "Menüplanungsworkshops" mit einem Kunden soll gezeigt werden, welche Aufgaben zu bearbeiten sind, um einen optimalen Jahresmenüplan, welcher auch betriebswirtschaftlich überzeugt, erstellen zu können.
Das sind die Aufgaben:
- Angebotsplanung
- Komponentenraster
- Rasterinterpolation für ein Jahr
- Rezepturbedarfsermittlung
- Rezepturverifizierung
- Komponentenvisualisierung
- Regionale und saisonale Anpassungen
- Erstellen von Spezialitätenwochen
- Rezepturerfassung (IT)
- Modellrechnungen und Probeläufe (Input-/Outputpapiere)
- Rollout über den gesamten Verpflegungsprozess
- Periodische Überprüfung der Zielvorgaben
Ziel ist es, dass der Menüplan in den Folgejahren mit wenigen Anpassungen und Ergänzungen kopiert werden kann, und damit eine enorme Zeitersparnis generiert. Nachrechnen lohnt sich. Der einmalige Projektaufwand, im aktuellen Fall rund vier Monate, ist eine sehr gut investierte Zeit.
Die Angebotsplanung
Wie geht man in solch einem Projekt vor? In einem zweistufigen Workshop werden im ersten Schritt ALLE im Verpflegungsprozess eingebundenen Mitarbeitenden zum Kick-off-Workshop eingeladen. Ziel ist es, sämtliche Inputs zum "vermeintlich" optimalen Angebot abzuholen. Hier ist dicke Luft vorprogrammiert, wenn sich beispielsweise die Anforderungen der Ernährungsberatung mit denen der Küchenverantwortlichen so harmonisch anhören wie Zwölftonmusik. Weil aber alle Verpflegungsprofis mitspielen, einigen sich auch die grössten "Orchester" schlussendlich auf die optimale Tonart.
Im zweiten Schritt, ebenfalls als Workshop gestaltet, wird das "Angebotskonzentrat" mit ein paar Beispielen präsentiert. Ziel ist es, das gemeinsame Commitment aller Beteiligten abzuholen, zu visualisieren und zu protokollieren. Dies gewährleistet nachfolgend die Auftragsklarheit und vermeidet zukünftige Phrasen wie "Das habe ich schon 100 x gesagt, aber ….".
Das Resultat der Angebotsplanung:
- Das zukünftige Angebot ist definiert und wird von allen am Verpflegungsprozess Beteiligten getragen.
- Die verantwortlichen Personen für die nächsten Schritte sind ausgewählt.
- Interne Kommunikationstasks (Milestones) sind definiert.
Komponentenrasterung
Nach der Angebotsplanung wird der Komponentenraster erstellt. Wie oft pro Woche bieten wir Poulet-Gerichte an? Welche Gesamtmenge generiert dies bei unseren Lieferanten? Wie hoch ist der durchschnittliche Einkaufspreis? Welche Konditionen haben wir? Werden alle Fragen beantwortet? Gratulation. Sie haben Ihre Warenkörbe im Griff. Oder haareraufend ein paar Graue erwischt? So ergeht es der Mehrheit. Es ist natürlich bequem, wenn die Lieferantenplattform solche Fragen beantworten kann, aber Vorsicht: "Glaube keiner Statistik, die du nicht selbst ….".
Das Raster definiert den Zaster
In einer ersten Auslegeordnung werden die im Angebotsworkshop verabschiedeten Menülinien über beispielsweise vier Wochen auf Pinnwänden visualisiert. Nun gilt es zu definieren, wie oft darin z. B. die Komponente Poulet in den jeweiligen Angebotslinien eingesetzt werden soll. Das erarbeitete Raster wird nun auf 52 Wochen hochgerechnet (4 Wochen x 13). Damit wird ersichtlich, wie oft pro Jahr ein Poulet-Gericht angeboten werden soll. Dieses Raster ist verbindlich und begleitet die gesamten nächsten Schritte.
Rezepturbedarfsermittlung
Wie oft pro Jahr soll es nun etwa Riz Casimir geben? Dies wird mittels Wiederholungsfrequenz pro Komponentengattung definiert. Im aktuellen Beispiel wurden 13 Wochen "Menügrundplanung" festgelegt. Dies bedeutet, dass in Planwoche 14 die Woche 1 wiederholt wird. Bei einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von 25 Tagen in diesem speziellen Beispiel einer psychiatrischen Klinik ist für tägliche Abwechslung sowie für eine spannende Auswahl gesorgt. Damit ergab sich folgender Rezepturbedarf am Beispiel Poulet: Total Rezepturen mit Poulet pro Jahr: Mittag 65 Stück, einmalige Wiederholung, ergibt einen Bedarf von 33 Rezepten.
In einem nächsten Gliederungsschritt werden nun nochmals die Qualitätsniveaus und damit die Warenkosten spezifiziert. Es erfolgt die Zuordnung der Produkte in die Bereiche Braten, Schnitzel, Ragout, Geschnetzeltes, Gehacktes, Brät oder anderes (Innereien). Kalbsfilet versus Kalbsbratwurst. Nach dieser Zuordnung kann nun der effektive Rezepturbedarf an die Mitarbeitenden kommuniziert und eingefordert werden. Hier darf der Kreativität freien Lauf gelassen werden. Inspiration vor Transpiration.
Rezepturverifizierung
Nachdem alle Rezeptur-Vorschläge eingetroffen sind, werden sie im Team gesichtet und auf institutionsspezifische Kriterien (z. B. kein Alkohol) überprüft und entsprechend angepasst.
Komponentenvisualisierung
In meinem Menüplanungsprozess erfolgt hier ein Workshop, in welchem sämtliche Gerichte in Form von Fotos auf Pinnwänden in die Raster eingesetzt werden. Dies hat den Vorteil, dass mit der Wahl der Beilagen ein Gesamtbild des zukünftigen Tellers entsteht. Und damit Planungssünden wie die berühmten "weissen Teller" vermieden werden. Diese Sequenz entstand aus meiner langjährigen Mitarbeit bei der Planung für die Seniorenangebote der Pro Senectute. Ein Foto sagt eben mehr als 1000 Excel-Zeilen. Nun werden noch die saisonalen und eventuell regionalen Kriterien implementiert. Damit sind jetzt 13 Wochen Menüplanung visualisiert. Eine Besonderheit bilden die Spezialitätenwochen. Diese werden autonom als Ein- oder Zweiwochenplan erstellt. In der Planung werden diese Wochen jeweils "gesetzt", ohne Rücksicht auf das Angebot des Vortages oder des Nachfolgetages nach der Aktion. Hier ist auch ein Bruch zum Grundraster möglich.
Nie ohne IT
Die Gerichte mit den jeweiligen Rezepturen stehen – und jetzt? Gericht für Gericht abarbeiten und in die passende Software entsprechend einpflegen. Im aktuellen Projekt arbeiten wir mit der Software von Optisoft – Pauli’s Kitchen Solution. Um den Aufbau der Datenbank zu beschleunigen, haben wir die Aufgabe der Rezepturerfassung für rund 80 Prozent der Gerichte inklusive Lieferantenverknüpfungen übernommen. Dies bietet genügend Zeit für die notwendigen Schulungssequenzen und eine ideale Basis für die Weiterbearbeitung durch die betriebsinternen Mitarbeitenden. Zusätzlich werden interne Zeitressourcen eingespart.
Die 365-Tagesplanung steht in der Version 1.0
Es folgen mehrere Testl.ufe bezüglich der betriebsnotwendigen Input- und Outputpapiere, Verifizierungen der Bestellabläufe, insbesondere der automatisch generierten Bestellmengen. Nach der Pilotphase und den finalisierten Finetunings steht jetzt dem Rollout nichts mehr im Wege.
Mit einer derartigen Menüplanung wird eine umfassende Transparenz geschaffen über die genauen Jahresmengen der zu bestellenden Produkte. Das ermöglicht einerseits konkrete Verhandlungen mit verschiedenen Lieferanten zur Erzielung der besten Preise, andererseits gibt es Spielraum, indem teure Produkte wie beispielsweise Kalbfleisch teilweise durch günstigere Produkte wie etwa Kalbsbratwurst oder Poulet ersetzt werden können. So wissen Sie zukünftig genau, wohin Ihr Geld geht und haben alle Trümpfe für die n.chsten Lieferantengesprüche selber in der Hand.
Der gesamte Menüplanungsprozess wird von der PVO Resulting als Dienstleistungspaket angeboten.
www.resulting.swiss
frank.forster@resulting.swiss.
