Die digitale Plattform macht den Beschaffungsprozess transparenter. Quelle: Xatena

Die Beschaffung in den Griff bekommen

Publiziert

Im Einkauf haben viele Spitäler sowie Alters- und Pflegeheime noch Kostenpotenziale. Bei der Reduzierung der Sachkosten hilft die Marktplattform Xatena, die den Lieferanten-Markt transparenter macht und Bestellprozesse digitalisiert.

Wie können Gesundheitseinrichtungen oder deren Einkaufsgemeinschaften dazu befähigt werden, mittel- bis langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten, ohne ihre Kernkompetenzen oder ihre Verantwortung im Einkauf abzugeben?

Eine Problemstellung, die andere Branchen mithilfe von spezialisierten, digitalen Plattformen für Einkauf und Supply-Chain-Management gelöst haben. Gesundheitsversorger verdienen es, die gleichen Möglichkeiten für das Management von Sachkosten, Versorgungssicherheit, Abläufen, Compliance und Beziehungen zu haben, wie
andere Branchen.

Datenanalyse und Prozessdigitalisierung
Xatena, 2016 als Start-up gegründet, hat sich zum Ziel gesetzt, Spitäler, Alterszentren und Rehakliniken bestmöglich auf die bestehenden und zukünftigen Anforderungen vorzubereiten. Das Unternehmen begleitet die Gesundheitseinrichtungen beim strategischen Einkauf, in der Digitalisierung der Prozesse und bringt den global agierenden Einkäufer mit seinen Lieferanten auf seinem Marktplatz zusammen. Xatena kann bereits heute schon Kooperationen mit zahlreichen Spitälern verzeichnen.

Für die Gesundheitsunternehmen hat die Zusammenarbeit mit Xatena unter anderem folgende drei Vorteile:

  1. Der Einkauf arbeitet mehr datenbasiert, um Struktur und Kosten des eigenen Warenkorbs zu analysieren. Diese Insights können anschliessend über das B2B-Netzwerk realisiert werden.
  2. Die operative Bestellabwicklung wird von der Bestellanforderung, über die Lieferung der Ware, bis zum Verbrauch am Patienten digitalisiert und weitestgehend automatisiert. Das steigert deutlich die Transparenz und Sicherheit der Prozesse, was zu besseren Stammdaten (und wiederum mehr Insights) und letztendlich zu einer sichereren Patientenversorgung führt.
  3. Entlasten digitalisierte Workflows die Mitarbeitenden von administrativen Aufgaben und steigern die Qualität der wertschöpfenden Tätigkeiten. Zum Beispiel kann durch die digitalisierte Antragsverwaltung auch Zeit beim medizinischen Personal gespart werden, da es aufgrund einer einfachen und qualitativ hochwertigeren Erfassung weniger Rücksprachen benötigt.

Auch der Seniorenpark Weissenau nutzt bereits Xatena: «Meine erste strategische Beschaffung mit Xatena war eine Ausschreibung für Betten des Alters- und Pflegeheims. Die Ausschreibung konnte digital, effizient und einfach durchgeführt werden», sagt Martin Brunner, Leiter Beschaffung und Logistik.

Lieferengpässe meistern
Aktuell ist auch das Thema des Lieferengpasses allgegenwärtig. Xatena bietet diesbezüglich ein Modul, welches hilft, diese Lücken zu schliessen. Lieferengpässe gefährden den reibungslosen Betrieb und das Wohl der Patienten. Werden Einrichtungen von einem Lieferengpass oder sogar -ausfall betroffen, kann der Einkäufer auf Xatena ein Speeddating mit Lieferanten starten. Lieferanten schlagen Einkäufern dann mögliche gleichwertige Ersatzprodukte vor.

Wenn der Einkäufer passende Produkte ausgewählt hat, können sofort Offerten angefordert, verglichen und verhandelt werden. Gesundheitsversorger handeln so eigenverantwortlich und bauen sich gleichzeitig gemeinschaftlich ihr eigenes Informations- und Versorgungsnetzwerk auf. Einkäufer können Engpässe besser dokumentieren und somit das Lieferantenmanagement optimieren. Daniel Bläsi, Leiter Einkauf und Beschaffung, Kantonsspital Uri: «Wir sind begeistert von der Transparenz und den Prozessen, die uns Xatena bietet. Zudem funktioniert die Zusammenarbeit sehr partnerschaftlich, was uns in der Auswahl sehr wichtig war.»

Die Möglichkeit der plattformbasierten Digitalisierung von Einkauf- und Supply-Chain ist die realistischste Chance für Gesundheitsversorger und deren Einkaufsgemeinschaften, ihre Kosten langfristig zu reduzieren und gleichzeitig reputationsbedrohende Risiken zu minimieren. Wenn das realisiert ist, kann der Einkauf den hohen Anforderungen gerecht werden.