«Flex Office» in Spitälern


Flexible Arbeitsumgebungen in Spitälern umzusetzen ist herausfordernd, aber notwendig.



Stefanie Lange*

Kosten- und Wettbewerbsdruck haben in den letzten Jahren zu einem Umdenken bei Bau und Betrieb von Spitälern geführt und teilweise bereits neue, wirtschaftlich getriebene Betriebskonzepte hervorgebracht. Bislang betrifft dies vor allem das medizinische Kerngeschäft in Spitälern. Für eine konsequente und gesamthaft erfolgreiche Umsetzung neuer Betriebskonzepte müssen auch die administrativen Arbeitsbereiche und Tätigkeiten in Spitälern angepasst werden, welche einen beachtlichen Teil der Kerngeschäftsprozesse ausmachen. Eine Anpassung der administrativen Arbeitsbereiche könnte die Einführung flexibler Arbeitsumgebungen bedeuten. Mit dieser verschwinden Büros, Ärztezimmer und eventuell gar das Untersuchungszimmer im klassisch, traditionellen Sinne. Die benötigten Arbeitsplätze für administrative Aufgaben erscheinen dann in einer neuen Ausprägung und mit neuer flexibler Nutzungsstrategie als sogenanntes «Flex Office». Das heisst, die Arbeitsplätze sind unpersönlich, im ganzen Spital verteilt und je nach Bedarf für Schreibarbeiten, hohe Konzentration oder Zusammenarbeit ausgestattet.

Das wäre eine radikale Veränderung, die häufig beim medizinischen Personal als erste Reaktion grosse Verunsicherung und Ablehnung auslöst. Doch kann eine Neukonzeption der nicht-medizinischen Arbeitsplätze mehr als nur die offensichtlichen, wirtschaftlichen Vorteile bringen. Eine Untersuchung des Instituts für Facility Management der ZHAW hat ergeben, dass im untersuchten Universitätsspital die aktuell vorhandenen traditionellen Büroarbeitsplätze die häufigsten Tätigkeiten der Nutzenden nicht optimal unterstützen. Dies ist im Flex Office anders: Zwar sind die Arbeitsplätze hier unpersönlich, aber gleichwohl massgeschneidert auf die Bedürfnisse der Nutzenden. Sie unterstützen daher die Tätigkeiten der Nutzenden in hohem Mass durch Ausstattungsmerkmale, einen höheren Standard und gebotener Raumvielfalt aus der je Anlass oder persönlichen Vorlieben gewählt werden kann. So resultiert, nebst den wirtschaftlichen Vorteilen der flexiblen Arbeitsumgebungen, ein weiteres entscheidendes Argument für deren Einführung: die Unterstützung der heutigen Arbeitsweisen.

Workplace Management
In anderen Industrien sind flexible Arbeitsplatz-Konzepte bereits weit verbreitet. Das Prinzip des flexiblen Arbeitens ist in vielen Büroumgebungen erfolgreich und weist unterschiedlichste Varianten auf. Aus dieser Praxis ist innerhalb des Facility Managements eine neue Disziplin mit dem Fokus auf Büroräumlichkeiten beziehungsweise Arbeitsumgebungen entstanden: das Workplace Management. Das umfasst drei Handlungsfelder: 1. Räumliches Management (inkl. Konzeption und Planung) 2. Projektmanagement (inkl. Change Management) und 3. Organisation des Betriebs und der Services und übergreifende Strategien.

Verschiedene Faktoren, wie beispielsweise Unternehmensstrategie und -kultur, Arbeitsweisen und Nutzerbedarfe wirken auf die Handlungsfelder und bilden in jedem Unternehmen eine spezifische Ausgangslage. Eine Forschungsgruppe des Instituts für Facility Management forscht und dokumentiert Themen rund um das Workplace Management und erarbeitet in diversen Projekten neues theoretisches und praktisches Wissen für das Anwendungsgebiet.

Seit einigen Jahren arbeitet die Forschungsgruppe mit verschiedenen Spitälern an Projekten zur Machbarkeit und Umsetzung der Flex Office Idee in Spitalräumlichkeiten. Dabei zeigt sich eine leichte Realisierbarkeit für die Büroräume der Unterstützungsfunktionen wie beispielsweise Verwaltungs- oder Personalabteilungen. Betreffend der nicht-medizinischen beziehungsweise Patienten-fernen Arbeitsplätze der Ärzteschaft und des Pflegepersonals kann ein wesentlich höherer Anpassungsbedarf der bekannten Konzepte, des Planungsprozesses und des begleitenden Change Managements festgestellt werden.

Deutliches Verbesserungspotenzial
Experten des Instituts für Facility Management haben die Situation der Schweizer Spitäler vorgängig betreffend der administrativen Aufgaben und Arbeitsbereiche untersucht und skizzieren ein deutliches Verbesserungspotenzial, welches durch die Adaption der Arbeitsplätze erreicht werden kann. Dieses Potenzial wurde in den «4E»-Aspekten dokumentiert: Effizienz, Effektivität, Expression (Ausdruck) und Environment (Umwelt). In puncto Effizienz können Flächen- und Betriebskosten beachtlich gesenkt und zugleich die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität erhöht werden. Effektivität meint in diesem Fall verbesserte Konzepte für die Nutzenden, welche durch eine Passung von Raum, Ausstattung und Arbeitsaufgaben mehr Flexibilität sowie von einer Reduktion der Arbeitsbelastung profitieren. Der Begriff Expression steht für die Markenund Arbeitgebermarkenbildung (Employer-Branding) und zeigt, dass Identität und Organisationskultur durch neue Konzepte gestärkt oder etabliert werden können. Environment verweist als abschliessender Aspekt auf eine gesteigerte Nachhaltigkeit in Bezug auf Umwelt und soziale Verträglichkeit.

Anlässlich des «Spital-Bau-Booms» in der Schweiz hat das Thema der Büroraum-Veränderung eine hohe Relevanz und Aktualität. Workplace Verantwortliche einiger Spitäler und ein Experten-Team der ZHAW und FHNW haben das Netzwerk zum Thema «Büros und Büroarbeit im Spital» ins Leben gerufen. In einem interaktiven Prozess zwischen Wissenschaft und Praxis wird so weiter mit grossem Engagement an fundierten Antworten auf die aktuelle Fragestellung gearbeitet.

* Wissenschapliche Mitarbeiterin ZHAW, Departement Life Sciences und Facility Management, IFM Institut für Facility Management



Heime und Spitäler Ausgabe 4 Oktober 2017

EVENTS

5. ST Reha Forum

Ein Forum, das Fachleute aus der Welt der Rehabilitation und Psychiatrie zusammenführt.

Datum: 20. August / 29. August 2024

Ort: Online / Zürich (CH)

Swissmilk-Symposium

Symposium zu aktuellen Ernährungsthemen

Datum: 26. August 2024

Ort: Bern (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Topsoft - ONE Fachforum

Lerne am ONE Fachforum erfolgreiche Praxisanwendungen kennen.

Datum: 12. September 2024

Ort: Holzhäusern (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Hey!Circle

Heyde gibt Wissen weiter

Datum: 26. September 2024

Ort: Zürich (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. Oktober 2024

Ort: Bern (CH)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23. Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Nurse Leaders - Jubiläumskongress

Unter dem Titel «How to eat an elephant – 360° of Leadership & Management in Nursing» steht im Kongressprogramm unsere Profession als Pflegekader im Zentrum.

Datum: 24.-25. Oktober 2024

Ort: Lugano (CH)

Kommunikations-Summit

Entdecken Sie am Kommunikations Summit eine Welt, in der Marketing im Gesundheitssektor neu definiert wird.

Datum: 29. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

Texcare International

Das Zentrum der globalen Wäscherei-, Reinigungs- und Textilservicebranche.

Datum: 06.-09. November 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

SVG-Symposium

Impulse und Gespräche

Datum: 06. November 2024

Ort: Zürich (CH)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 08. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2024

Ort: Düsseldorf (D)

St. Galler Demenz-Kongress

«Dementia Care im Wandel der Zeit – Weiterdenken erwünscht?»

Datum: 13. November 2024

Ort: St.Gallen (CH)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Abilities

Die Messe mit Impulsen für ein selbstbestimmtes Leben.

Datum: 29.-30. November 2024

Ort: Luzern (CH)

Heimtextil

Weltweit führende Fachmesse für Wohn- und Objekttextilien

Datum: 14.-17. Januar 2025

Ort: Frankfurt am Main (D)

Empack Schweiz

The Future of Packaging Technology

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

LOGISTICS & AUTOMATION

Schweizer Fachmesse für Logistik und Transport

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

Pro Sweets Cologne

Internationale Zulieferer der Snack- und Süsswarenbranche

Datum: 02.-05. Februar 2025

Ort: Köln (D)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

Vivaness

Internationale Fachmesse für Naturkosmetik

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 25.-27. Februar 2025

Ort: München (D)

ZHAW-IFM Day

Der IFM-Day der ZHAW findet als Begegnungstag für FM-Ausbildung und FM-Praxis statt.

Datum: 07. März 2025

Ort: Wädenswil (CH)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 11.-13. März 2025

Ort: Stuttgart (D)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 14.-18. März 2025

Ort: Hamburg (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 17.-18. März 2025

Ort: Berlin (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 25.-26. März 2025

Ort: Zürich (CH)

Trendtage Gesundheit Luzern

Die TGL sind die führende nationale Plattform für Trends und Perspektiven im Gesundheitswesen.

Datum: 26.-27. März 2025

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 31. März.-04. April 2025

Ort: Hannover (D)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 07. April 2025

Ort: Basel (CH)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Nürnberg (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 10. April 2025

Ort: Luzern (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 12.-13. April 2025

Ort: Zürich (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 06.-09. Mai 2025

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 07.-08. Mai 2025

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 13. Mai 2025

Ort: St. Gallen (CH)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 16.-18. September 2025

Ort: Basel (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23.-25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26.-27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

Swissbau

Führende Plattform der Bau- und Immobilienwirtschaft

Datum: 20.-23. Januar 2026

Ort: Basel (CH)

aqua pro

B2B-Plattform in der Schweiz für Fachkräfte des globalen Wasserkreislaufs

Datum: 04.-06. Februar 2026

Ort: Bulle (CH)

analytica

Weltleitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 24.-27. März 2026

Ort: München (D)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 23.-26. März 2027

Ort: Köln (D)

Bezugsquellenverzeichnis