Rollende Investitionsplanung als Erfolgsfaktor


Das Kantonsspital St. Gallen (KSSG) hat vor wenigen Jahren auf eine rollende Investitionsplanung umgestellt. Davon profitiert namentlich auch die Medizintechnik, konnte doch der Investitionsablauf deutlich beschleunigt und gleichzeitig transparenter und nachvollziehbarer gestaltet werden.


Ricardo Iglesias*

Traditionell wird der Budgetierungsprozess in vielen Spitälern und Heimen noch immer mit Budgetlisten durchgeführt. Kurzfristige Reaktionen auf sich verändernde Bedürfnisse sind nur bedingt möglich und der Prozess ist dadurch statisch und träge. Dies war einer der Hauptgründe, weshalb die Investitionsplanung am KSSG im Frühjahr 2011 komplett verändert und an die neuen Bedürfnisse angepasst wurde. In Zusammenarbeit verschiedener Departemente wurden unter dem Lead der Unternehmensentwicklung die Prozesse Multiprojektmanagement (MpM) und Investitionen neu definiert, um ein neues Investitionsmodell zu entwickeln. Folgende Zielsetzungen wurden dabei festgelegt:

  • klare Regelung über die Bewilligung von Projekten, welche einen Investitionsbedarf aufweisen
  • Die Wirksamkeit des Multiprojektmanagements als Führungsinstrument zur Unternehmensentwicklung muss sichergestellt werden.
  • Vermeiden von Entscheidungskonflikten (Fremd- oder Übersteuerung vom MpM durch Budgetprozess)
  • klare Regelung für die Aufnahme von Vorhaben und Projekten in die Mittelfristplanung
  • Festlegen der Mittelfristplanung bezüglich Verbindlichkeit (Wunschliste vs. verbindliche Planung)
  • Umstellen von einer Stichtag-basierten Aufnahme von Projekten und Betriebsbedürfnissen hin zu einer kontinuierlichen Erfassung und Bewilligung
  • Synchronisieren der Erhebung von Investitionen in den Bereichen Ersatz, Projekte, strategische Vorhaben und Bau
  • Supportbereiche müssen bezüglich ihrer Betriebsaufgaben handlungsfähig bleiben und deren Planungssicherheit ist zu erhöhen.
  • Die betrieblichen Bedürfnisse müssen zeitnah aufgenommen und beurteilt werden können.

In der Folge wurden zwei Onlineportale im Intranet für eine rollende und schnelle Projekt- sowie Investitionsbeantragung entwickelt. Die beiden Portale erwiesen sich als Schlüssel auf dem Weg zu einem effizienteren Investitionsablauf. Als Basis der neuen Investitionsplanung und zur Bestimmung der jährlichen zu reservierenden Investitionsmittel dient eine Mittel- und Langfristplanung. Der Fokus liegt bei den Investitionen auf einem proaktiven Lifecycle-Management. Dabei werden neue Technologien und Trends berücksichtigt. Notwendige Investitionen aufgrund des Wachstums der Kliniken fliessen in die Planung mit ein. Die Bedürfnisse werden zwischen Medizintechnik und Kliniken gemeinsam besprochen und erarbeitet. Diese enge Zusammenarbeit ermöglicht es, genau zu planen und nach spitalweiten Standards Medizintechnik zu beschaffen.

Investitionsportal für einfachere Anträge
Alle Investitionen werden zentral mit dem Flottenkonzept des KSSG abgestimmt. Dies ermöglicht es, Ersatzteil- und Wartungskosten niedrig zu halten. Das Investitionsportal dient den Mitarbeitenden für die Erfassung von einfacheren Anträgen. Beschaffungen dieser Art werden je nach Investitionswert von verschiedenen Stellen bewertet, freigegeben oder abgelehnt. Die durchschnittliche Dauer von Antragsstellung bis zur Auslieferung des Geräts an die Klinik liegt dabei bei rund drei Monaten. Aufträge, die komplex sind oder bestimmte Beschaffungsbeträge überschreiten, müssen zwingend im Projektportal erfasst und abgewickelt werden.

Projektportal für komplexere Anträge
Das Projektportal basiert ebenfalls auf dem Konzept einer rollenden Investitionsplanung, auch hier werden die finanziellen Mittel aus dem budgetierten Investitionstopf bezogen. Basierend auf dem internationalen Projektstandard unterstützt das Tool die Projektleiter bei der Abwicklung ihrer Investitionsvorhaben und bietet der Geschäftsleitung einen Überblick über die aktuellen Projekte am KSSG. Die Freigabe von Anträgen und Phasen wird ebenso unterstützt wie das Management der Projektrisiken.

Genaue Übersicht über verfügbare Gelder
Das monatliche Controlling sowie die quartalsweisen Erwartungsrechnungen ermöglichen eine genaue Übersicht über die bereits verfügten beziehungsweise noch verfügbaren Gelder unabhängig davon, ob die Investition über das Invest- oder Projektportal bewilligt wurde. Mit der Einführung der beiden Portale und dank des intensiven Kontakts mit den Kliniken konnte der Investitionsablauf beschleunigt und gleichzeitig transparenter und nachvollziehbarer gestaltet werden, als dies früher der Fall war. Alle definierten Ziele wurden erreicht. Mit der neuen Investitionsplanung ist das KSSG in der Lage, schnell und flexibel auf das dynamische Umfeld aus Zuweisern, Krankenkassen und neuen Konkurrenzsituationen zu reagieren.

Kultureller Wandel ist nötig

Die Tools und der dynamische Investitionsprozess setzen einen kulturellen Wandel innerhalb eines Spitals voraus, da die Investitionsmittel nicht mehr der einzelnen Klinik zugewiesen, sondern zentral verwaltet und bedürfnisgerecht verwendet werden. In den letzten Jahren konnte diese Veränderung am KSSG erfolgreich im Alltag umgesetzt werden, was beweist, dass die Anpassung der Beschaffungs- und Investitionsprozesse einen grossen Mehrwert für alle Beteiligten darstellt.

*Leiter Medizintechnik, Kantonsspital St. Gallen



Heime und Spitäler Ausgabe 3 August 2017

EVENTS

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 18. April 2024

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07. Mai 2024

Ort: St. Gallen (CH)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis