Traditionell wird der Budgetierungsprozess in vielen Spitälern und Heimen noch immer mit Budgetlisten durchgeführt. Kurzfristige Reaktionen auf sich verändernde Bedürfnisse sind nur bedingt möglich und der Prozess ist dadurch statisch und träge. Dies war einer der Hauptgründe, weshalb die Investitionsplanung am KSSG im Frühjahr 2011 komplett verändert und an die neuen Bedürfnisse angepasst wurde. In Zusammenarbeit verschiedener Departemente wurden unter dem Lead der Unternehmensentwicklung die Prozesse Multiprojektmanagement (MpM) und Investitionen neu definiert, um ein neues Investitionsmodell zu entwickeln. Folgende Zielsetzungen wurden dabei festgelegt:

• klare Regelung über die Bewilligung von Projekten, welche einen Investitionsbedarf aufweisen
• Die Wirksamkeit des Multiprojektmanagements als Führungsinstrument zur Unternehmensentwicklung muss sichergestellt werden.
• Vermeiden von Entscheidungskonflikten (Fremd- oder Übersteuerung vom MpM durch Budgetprozess)
• klare Regelung für die Aufnahme von Vorhaben und Projekten in die Mittelfristplanung
• Festlegen der Mittelfristplanung bezüglich Verbindlichkeit (Wunschliste vs. verbindliche Planung)
• Umstellen von einer Stichtag-basierten Aufnahme von Projekten und Betriebsbedürfnissen hin zu einer kontinuierlichen Erfassung und Bewilligung
• Synchronisieren der Erhebung von Investitionen in den Bereichen Ersatz, Projekte, strategische Vorhaben und Bau
• Supportbereiche müssen bezüglich ihrer Betriebsaufgaben handlungsfähig bleiben und deren Planungssicherheit ist zu erhöhen.
• Die betrieblichen Bedürfnisse müssen zeitnah aufgenommen und beurteilt werden können.
  
  

In der Folge wurden zwei Onlineportale im Intranet für eine rollende und schnelle Projekt- sowie Investitionsbeantragung entwickelt. Die beiden Portale erwiesen sich als Schlüssel auf dem Weg zu einem effizienteren Investitionsablauf. Als Basis der neuen Investitionsplanung und zur Bestimmung der jährlichen zu reservierenden Investitionsmittel dient eine Mittel- und Langfristplanung. Der Fokus liegt bei den Investitionen auf einem proaktiven Lifecycle-Management. Dabei werden neue Technologien und Trends berücksichtigt. Notwendige Investitionen aufgrund des Wachstums der Kliniken fliessen in die Planung mit ein. Die Bedürfnisse werden zwischen Medizintechnik und Kliniken gemeinsam besprochen und erarbeitet. Diese enge Zusammenarbeit ermöglicht es, genau zu planen und nach spitalweiten Standards Medizintechnik zu beschaffen.

Investitionsportal für einfachere Anträge
Alle Investitionen werden zentral mit dem Flottenkonzept des KSSG abgestimmt. Dies ermöglicht es, Ersatzteil- und Wartungskosten niedrig zu halten. Das Investitionsportal dient den Mitarbeitenden für die Erfassung von einfacheren Anträgen. Beschaffungen dieser Art werden je nach Investitionswert von verschiedenen Stellen bewertet, freigegeben oder abgelehnt. Die durchschnittliche Dauer von Antragsstellung bis zur Auslieferung des Geräts an die Klinik liegt dabei bei rund drei Monaten. Aufträge, die komplex sind oder bestimmte Beschaffungsbeträge überschreiten, müssen zwingend im Projektportal erfasst und abgewickelt werden.

Projektportal für komplexere Anträge
Das Projektportal basiert ebenfalls auf dem Konzept einer rollenden Investitionsplanung, auch hier werden die finanziellen Mittel aus dem budgetierten Investitionstopf bezogen. Basierend auf dem internationalen Projektstandard unterstützt das Tool die Projektleiter bei der Abwicklung ihrer Investitionsvorhaben und bietet der Geschäftsleitung einen Überblick über die aktuellen Projekte am KSSG. Die Freigabe von Anträgen und Phasen wird ebenso unterstützt wie das Management der Projektrisiken.

Genaue Übersicht über verfügbare Gelder
Das monatliche Controlling sowie die quartalsweisen Erwartungsrechnungen ermöglichen eine genaue Übersicht über die bereits verfügten beziehungsweise noch verfügbaren Gelder unabhängig davon, ob die Investition über das Invest- oder Projektportal bewilligt wurde. Mit der Einführung der beiden Portale und dank des intensiven Kontakts mit den Kliniken konnte der Investitionsablauf beschleunigt und gleichzeitig transparenter und nachvollziehbarer gestaltet werden, als dies früher der Fall war. Alle definierten Ziele wurden erreicht. Mit der neuen Investitionsplanung ist das KSSG in der Lage, schnell und flexibel auf das dynamische Umfeld aus Zuweisern, Krankenkassen und neuen Konkurrenzsituationen zu reagieren.

Kultureller Wandel ist nötig
Die Tools und der dynamische Investitionsprozess setzen einen kulturellen Wandel innerhalb eines Spitals voraus, da die Investitionsmittel nicht mehr der einzelnen Klinik zugewiesen, sondern zentral verwaltet und bedürfnisgerecht verwendet werden. In den letzten Jahren konnte diese Veränderung am KSSG erfolgreich im Alltag umgesetzt werden, was beweist, dass die Anpassung der Beschaffungs- und Investitionsprozesse einen grossen Mehrwert für alle Beteiligten darstellt.