Die Logistik nimmt eine zentrale Rolle in Spitälern ein. Dabei sollte sich die Logistik als möglichst effizient und zuverlässig erweisen. Beispielsweise können bei der Materialbereitstellung vielseitige und umfangreiche Schwachstellen in unterschiedlichen Bereichen, Prozessen sowie zu verschiedenen Zeitpunkten auftreten. Mit der Hilfe eines Logistik-Checks können diese Schwachstellen identifiziert, messbar sowie behoben werden. Auch das Ermitteln möglicher Potenziale, wie das Optimieren und Verbessern von Beständen, Lagerflächen, Prozessen und des Technikeinsatzes, ist eines der Kernziele des Checks. Der Logistik-Check erfolgt hierbei grundsätzlich durch eine systematische Vorgehensweise.
Prozess- und Datenanalyse
Diese beginnt mit der Vorbereitung, welche eine Kick-off-Veranstaltung mit allen beteiligten Stationen sowie Abteilungen beinhaltet. Anhand der zu untersuchenden Bereiche und Materialbeziehungsweise Personenströme werden für die Aufnahme der Prozesse und Informationen die relevanten Personen und Mitarbeiter benannt. Es folgt eine Prozess- und Datenanalyse. Die Logistikprozesse und ihre Anforderungen sowie Abhängigkeiten werden visualisiert, bewertet und Daten, wie beispielsweise Artikelanforderungen, Bestände und Auslieferungen, analysiert.
Potenzialermittlung
In dem sich anschliessenden Schritt der Potenzialermittlung erfolgt eine qualifizierte und quantifizierte Bewertung von den untersuchten Material- und Personenströmen sowie der übergreifenden Themen. Dabei werden die Ergebnisse abgestimmt und vorgestellt. Zudem werden sowohl kurzfristige als auch mittelund langfristige Handlungsempfehlungen sowie eine Empfehlung für die nächsten Schritte abgegeben.
Logistik-Check in einem städtischen Klinikum
Als Ausgangssituation dient ein städtisches Spital mit 410 Betten. Hier findet die Regelversorgung täglich mit einer Belieferung statt. Die Anforderungen erfolgen dabei auf Erfahrungswerten, und es sind keine Mindestbestände und Anforderungsmengen definiert. Die Anforderung erfolgt zwar über Scanner, aber es ist keine konsequente Modulschrankversorgung realisiert. Auch findet keine durchgängige, stringente Anforderungsaufnahme mit definierten Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden statt. Aus der Analyse der durchschnittlichen Anforderungshäufigkeit je Artikel ergab sich, dass alle Artikel im Durchschnitt einmal in der Woche angeliefert werden. Daraus ergibt sich die Frage: Wieso müssen Stationen täglich mit Materialien beliefert werden bzw. welches ist die anforderungsgerechte Belieferungsfrequenz? Bei dieser Schwachstelle kann ein definierter Modulschrankversorgungsprozess, unter Berücksichtigung der Regelversorgungsfrequenz, Mindestbestände und Anforderungsmengen je Artikel und Kostenstelle, ein signifikantes Potenzial darstellen. Vergleichend wurde zudem betrachtet, wie sich die mittleren Bestände und der Lagerflächenbedarf bei optimierten Bestandsmengen und dem Einsatz einer Modulschrankversorgung verändern. Aus dieser Analyse kam hervor, dass sich eine Bestandsreduktion bei 63 Prozent, keine Veränderung bei 30 Prozent und eine Bestandserhöhung bei 7 Prozent der Artikel ergab. Daraus liess sich schliessen, dass eine regelmässige Kontrolle der definierten Bestände (inkl. eines Sicherheitsbestands sowie die Lagerung von Packungen) die Kapitalbindungskosten nachhaltig senken sowie der Lagerflächenbedarf reduziert werden kann –bei einer gleichzeitigen Gewährleistung der Versorgungssicherheit.
Logistik-Check in einem Universitätsklinikum
Die Ziele, Vorgehensweise sowie Ergebnisse eines Logistik-Checks sollen hier nochmal anhand eines Projektes an einem Universitätsklinikum aufgezeigt werden. Das Ziel dieses Projektes war eine Potenzialanalyse sowie eine anschliessende Konzeption einer zukunftsfähigen, umfassenden und ganzheitlichen Logistikstrategie. Zur Vorgehensweise gehörte die Erstellung von Potenzialanalysen für verschiedenste Personen- und Materialströme sowie eine stromübergreifende Betrachtung von Logistikthemen. Betrachtet wurden hierbei unter anderem die Apothekenbestellung und -versorgung, der Hol- und Bringdienst sowie die Logistik der Akten und Speisen. Die Aufnahme der Ströme fand in Form von Workshops mit beteiligten Personen und Mitarbeitenden des Klinikums der einzelnen Materialströme vor Ort statt. Auch hier wurden die Ströme sowohl qualitativ als auch quantitativ bewertet, Schwachstellen identifiziert und Auswirkungen quantifiziert. Als Ergebnis ergaben sich aus dem Logistik-Check konkrete umzusetzende Handlungsfelder. Mit der Hilfe dieser Handlungsfelder konnte anschliessend eine Logistikstrategie definiert werden. In einem Folgeprojekt konnten konkrete Logistikkonzepte für ausgewählte Themenbereiche erstellt werden, welche vom Universitätsklinikum im Nachgang umgesetzt wurden.
Fazit
Vor dem Hintergrund des vorherrschenden Personalmangels und der Notwendigkeit eines effizienten und anforderungsgerechten Betriebs sind einzelne Bereiche und der Betrieb dieser, wie beispielsweise die Logistik, auf den Prüfstand zu stellen und kritisch zu hinterfragen sowie Massnahmen, kurz- wie langfristig, abzuleiten. Ein Logistik-Check kann in der Materialwirtschaft und in den Logistikbereichen verschiedene Schwachstellen identifizieren sowie ungenutzte und kurzfristig zu realisierende Potenziale ermitteln. Vor allem in Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung stehen bereits unterschiedlichste Hilfsmittel zur Standardisierung und Optimierung der Abläufe und Prozesse bereit. Um eine kurz- aber auch langfristige ganzheitliche (Effizienz-)Verbesserung zu identifizieren und Massnahmen abzuleiten, ist der Logistik-Check ein geeignetes Instrument und eine ideale Vorgehensweise.
