Produktionstechnisch geht die KZU Embrach gemeinsam mit dem Standort Bächli einen mutigen Schritt in die Zukunft. Mutig – warum? Einerseits durch die Produktionsumstellung auf zwei Produktionstage für sieben Verpflegungstage sowie den Einsatz einer Weltneuheit der Firma Unox – Hotvac. Das System wurde ursprünglich gemeinsam mit dem warmen Kühlschrank entwickelt, um Speisen, welche in Spezialschalen abgefüllt und heiss vakuumiert werden, über einen Zeitraum von bis zu 72 Stunden heiss zu halten – und dies ohne Qualitätsverlust. Frank Forster der PVO Resulting hat diesen Prozess für die Vorproduktionen adaptiert und die nachgelagerten Schritte optimiert, sodass Haltbarkeiten bis zu 30 Tagen realistisch sind und entsprechend geprüft wurden. Im Projekt KZU Embrach wurden Haltbarkeiten von lediglich bis zu sechs Tagen in den Schalen und bis zu 21 Tagen in den Hot-Fill-Einheiten benötigt. Der Projektauftrag war klar auf Effizienz mit den bestehenden Mitarbeitenden ausgerichtet.
Die Implementierung von KI-Kitchen
Aber alles der Reihe nach: Den Startschuss machte die Implementierung von KI-Kitchen. Die automatisierte 13-Wochen-Menüplanung auf Basis von künstlicher Intelligenz mit den verschiedenen Angebotsbedürfnissen der unterschiedlichen Zielgruppen war und ist die Herausforderung und die Basis, welche schlussendlich für die Planungssicherheit verantwortlich zeichnet. Kundenspezifische Bedürfnisse wie zum Beispiel ein eigenes Bestellportal im Rahmen eines Webshops oder das Produktionsplanungstool, mit welchem die Vorproduktion gesteuert werden kann, wurden gemeinsam entwickelt.
Nachdem der 13-Wochen-Menüplan optimiert und verabschiedet wurde, stand in einem nächsten Schritt die Umstellung auf Vorproduktion an. Um die vorhandenen Personalressourcen mit den Gesamtanforderungen nicht zu überlasten, wurde mit den Prozessverantwortlichen eine schrittweise Einführung vereinbart.
Schritt 1 – Suppen und Saucen (3 Wochen)
An den definierten Produktionstagen – Dienstag und Donnerstag – wurden jeweils zwei Mitarbeitende beauftragt, Suppen und Saucen für mehrere Menütage zu produzieren und in Hot-Fill-Einheiten abzufüllen. Die Herausforderung war, allen Mitarbeitenden den Mehrwert dieser Methode klarzumachen und bei der Produktion die hygienerelevanten Anforderungen einzuhalten. Das sehr einfache und kostengünstige Hot-Fill-System der Firma Gastroplus wusste von Beginn weg zu überzeugen. Heute – vier Monate später – ist der gesamte Ablauf bei den prozessverantwortlichen Mitarbeitenden initialisiert und wird bereits konsequent umgesetzt.
Schritt 2 – Hot Vac – die Schalenrevolution (6 Wochen)
In einem nächsten Prozessschritt wurde nun das System Hot Vac implementiert. Ein Schalensystem, in welchem die verschiedenen Komponenten heiss vakuumiert werden. Dies hat den Vorteil, dass nach dem Einfüllen der Speisen keine weitere Kontaminierungsmöglichkeit mehr besteht. Das Schalenmaterial wird bis zum Verzehrtag im Kühlraum eingelagert. Die bisherigen Erfahrungen zeigen hier, bis auf ganz wenige Ausnahmen, grossartige Ergebnisse am Regenerations- bzw. am Menütag.
Herausfordernd in dieser Umsetzungssequenz war und ist die Personalplanung. Warum? Weil Absenzen bereits letztes Jahr eingegeben und geplant werden mussten und somit nicht an jedem Produktionstag die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Eine wichtige Erkenntnis für Betriebe, welche ebenfalls auf die neue Vorproduktionsmethode umstellen möchten.
Notwendige Ressourcen für die Vorproduktion
Produktionsverantwortliche planen am Donnerstag die gesamte nächste Woche wie folgt:
(Tagesoutput 250–300 Essen)
❱ Montag – Mise-en-place-Vorbereitung für den Produktionstag Dienstag. Personal-/ Zeitbedarf: Zwei Personen, zwei Stunden.
❱ Dienstag – Produktionstag eins für die Menütage Donnerstag, Freitag, Samstag. Personalbedarf: Ein Koch, ein Hilfskoch (angelernt), eine Hilfskraft (Vakuumieren und Logistik)
❱ Mittwoch – Mise-en-place-Vorbereitung für den Produktionstag Donnerstag.
❱ Donnerstag – Produktionstag zwei für die Menütage Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch
Das personelle Einsparpotenzial kann nicht für jeden Betrieb pauschal ausgegeben werden und definiert sich erst in der im Vorfeld zu erstellenden Betriebsanalyse. Ziel aller Bemühungen ist es, einerseits mit den bestehenden Mitarbeitenden den Betrieb optimal aufrechterhalten zu können und andererseits für zukünftige Lernende ein spannender und moderner Ausbildungsbetrieb zu sein. Nicht zu vergessen, dass dieses System beträchtliches Skalierungspotenzial hat, ohne dass dies für die Mitarbeitenden zu massiver Mehrarbeit führt.
Alte Zöpfe abschneiden
«Eine Form von Wahnsinn ist, alles wie immer zu machen und ein anderes Ergebnis zu erwarten», diese Weisheit von Albert Einstein passt in viele Küchen. Entscheidend ist: Prozesse müssen von den entsprechenden Ressourcen «gematcht» werden. Diese Vorgabe sorgt bei jedem Change für Aufregung, Widerstand und teilweise Unverständnis (haben wir immer schon so gemacht). In dieser Phase ist die Führung der Organisation in der Verantwortung, die richtigen und oft auch unbequemen Entscheidungen zu treffen.
Planung, Planung und nochmals Planung
Um dieses System optimal umzusetzen, bedarf es einer präzisen Planung. Und dies obwohl für einige Kunden (noch) mit Schätzzahlen gearbeitet werden muss. Am Donnerstag werden die beiden Produktionstage personell, papier- und zeitmässig durchgetaktet. Die notwendigen, personellen Ressourcen wurden bereits weiter oben aufgeführt.
Papiermässig heisst, was wird in welchen Mengen vorproduziert, was frisch am Menütag dazu gekocht, was wird eingekauft und was komplett selbst produziert. Zudem werden die Wagenbeschriftungen erstellt, die für das Mise en place und die Produktion notwendigen Rezepte und – nach Möglichkeit – die notwendige Anzahl an Etiketten ausgedruckt. Die Produktionszeiten werden derzeit noch geprüft, sodass die zukünftige Personalplanung über die 52 Wochen optimal erstellt werden kann.
Fazit
Die neuen Produktions- und Prozesstechniken funktionieren sehr gut. Die Technik ist ausgereift und sicher. Die Initialisierung benötigt einen kompletten 13-Wochen-Zyklus. Im zweiten 13-Wochen-Zyklus werden die Anpassungen geprüft und nochmals verifiziert. Eine Make-orbuy-Analyse soll hier klar aufzeigen, welche Produkte in welcher Conveniencestufe zukünftig eingekauft werden. Ab dem dritten Zyklus können die budgetierten Einsparungen realisiert werden. Es ist also nicht eine Ruckzuck-Umstellung mit Fake-Einsparungsversprechen, sondern ein Change mit langfristigem und nachhaltigem Erfolg. Immer mit der Prämisse, dass die Mitarbeitenden für den Change bereit sind und diesen aktiv unterstützen. Die ersten positiven Feedbacks waren wie Balsam: «Am Freitag wären wir mit zwei Mann weniger locker durchgekommen », hiess es aus der Küchenleitung.
