Onboarding-Prozess: In nur zwei Wochen wurde der Prozess umgesetzt.

Künstliche Intelligenz in der Personalplanung im Gesundheitswesen

Publiziert

Aspaara MatchingCore ist eine KI-Software, die bedarfsoptimiert plant und es erlaubt, interne Talent-Marktplätze aufzubauen. Die Software wurde erfolgreich beim kurzfristigen Aufbau des Impfzentrums des Kantonsspitals Baden eingesetzt.

Künstliche Intelligenz ist die Schlüsseltechnologie der Zukunft – insbesondere im medizinischen Bereich. Sie kann dazu beitragen, Krankheiten früher zu erkennen,Menschen besser zu versorgen und die Gesundheitskosten allein in Europa in den kommenden zehn Jahren um einendreistelligen Milliardenbetrag zu senken, wie eine PwC-Studie zeigt. Aspaara MatchingCore ist eine KI-Software, die bedarfsoptimiert plant und es erlaubt, interne Talent-Marktplätze aufzubauen. Die internen Talente sind in der Lage, ihre Zeitpläne und Karrierewege mit einer KI-Matchmaking-Engine zu individualisieren, die offene Arbeitsmöglichkeiten in kürzester Zeit vollautomatisch für die Talente findet. Aspaara erzielt für Firmen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Automobilindustrie, Flugzeugbodenabfertigung und im Gesundheitswesen mit einem einzigartigen Portfolio tief optimierter Matching-Algorithmen und Scoring-Techniken, das sich an Ihre individuellen Herausforderungen anpasst, folgende Ergebnisse:

  • Pro 500 eingeplanten Talenten stiegen FTEs um durchschnittlich 15. Steigerung der Produktivität um bis zu 15 Prozent (ø 12%).
  • Optimierung und Reduzierung der Reisezeit um bis zu 48 Prozent (ø 25%)
  • Automatisierung der repetitiven HR-Aufgaben um bis zu 90 Prozent, inklusive Neuzuweisung
  • Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit bei der Talentplanung um bis zu 89 Prozent (ø 80%).

Das aktuelle Praxisbeispiel aus dem Gesundheitswesen zeigt auf, wie unsere KI-Matchmaking-Engine auch bei Krisensituationen wie Corona helfen kann, knappe Resourcen optimal einzusetzen. Der MatchingCore entfaltet seine volle Superpower bereits ab 100 Talenten und wirkt speziell gut in Branchen, die mit ständig schwankender Nachfrage und hoher Mitarbeiterfluktuation konfrontiert sind, um die Auslastung und Agilität für Unternehmen merklich zu steigern.

Die Ausgangslage
Die Impfzentren in der Schweiz mussten innerhalb kürzester Zeit aufgebaut und organisiert werden, um den Zeitplan der nationalen Impfkampagne nicht zu gefährden. Vom Bund wurde eine Lösung bereitgestellt, um den Impfinteressierten Impfzentren zuzuweisen. Es gab jedoch keine Lösung, um die Mitarbeitenden, darunter viele Freiwillige in Teilzeit, zu planen. Die schwankende Impfstoffverfügbarkeit und die unterschiedlichen Mitarbeitendenverfügbarkeiten und – qualifiqualifikationen konnten von den Planern kaum bewerkstelligt werden und die händische Planung kam schnell an ihre Grenzen.

Die Lösung
Aspaara hat innert zwei Wochen die Impfzentren des Kantonsspitals Baden (KSB) mit der flexiblen Planungssoftware MatchingCore ausgerüstet, um diese Herausforderung zu lösen. Aspaara MatchingCore ist ein interner Marktplatz für Mitarbeitende, die basierend auf ihren Qualifikationen und Präferenzen ihre Arbeitseinsätze selber planen können. Eine künstliche Intelligenz achtet darauf, dass diese Einsatzpläne trotz voller Flexibilität sauber geplant werden und erhöht dabei die Auslastung und die Agilität des einsetzenden Unternehmens. Die Personalplaner werden bei der Dienstplanerstellung, als auch bei kurzfristigen Anpassungen wie Krankheitsausfällen oder Mehrarbeit unterstützt. Die Planung wird somit flexibler, obwohl die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter vollumfänglich berücksichtigt werden. Damit unterstützt der MatchingCore Planungsteams dabei, bessere Personalentscheidungen zu treffen und maximiert somit das Unternehmenspotenzial. Andere Lösungen, die vom KSB begutachtet wurden, hätten nicht schnell genug angepasst werden können oder hätten die Einteilung der Mitarbeiter den Anforderungen nicht dynamisch genug angepasst.
Bei dem Integrationsprozess war es eine Herausforderung, die Integration in die internen HR-Systemen des KSB, die die Stammdaten halten und die Kommunikation der Arbeitseinsätze vornehmen, schnell zu realisieren. Um den Integrationsprozess möglichst rasch durchführen zu können, wurden Eintritte und Austritte von Mitarbeitern im Interface durch den Planer manuell erfasst (im Gegensatz zu einer Datenschnittstelle). Nach der Eingabe sind die Mitarbeiter dann direkt planbar.
Um die Integration innerhalb von zwei Wochen zu realisieren, wurden die Mitarbeiterqualifikationen durch den Planer manuell bei der Erfassung eingegeben. Diese «Shortcuts» haben eine rasche Einführung möglich gemacht. In der Regel wird der MatchingCore mit automatisierten Datenschnittstellen fest in die Kundeninfrastruktur integriert.
An der Einführung aufseiten des KSB beteiligt waren René Brühlmann (Projektleiter, Personal Koordination Impfzentrum Kantonsspital Baden), Maximilan Grimm (Innovation Manager, KSB Health Innovation Hub), Benedikt Niederer (Leiter Unternehmensentwicklung Kantonsspital Baden) und Planerin Myriam Baumgartner (Planerin Impfzentrum). René Brühlmann: «Die Personaleinsatzplanung für unsere Impfstellen im KSB ist dank Aspaara viel einfacher und mitarbeiterfreundlicher geworden.»

Das Ergebnis
Aspaara hat die Lösung MatchingCore innert zwei Wochen eingespielt, inkl. Mitarbeiterschulung und Planertraining, sowie Integration in der Infrastruktur des Kunden. Zusammenfassung der wichtigsten KPIs:

  • Inanspruchnahme 89 Prozent der Schichten werden vollautomatisch zugewiesen.
  • Fairness der Verteilung Abhängig von der Anzahl eingereichter Arbeitstage der Mitarbeiter, erhalten diese eine gewisse Anzahl Tage garantiert. Somit wird die Fairness der Verteilung gesteigert.
  • Agilität Die angefragten Schichten schwanken um bis zu 53 Prozent über die Wochen (je nach Impfstoffverfügbarkeit). Wir können trotz dieser Schwankung die oben genannte Inanspruchnahme von 90 Prozent erreichen.

Durch die effiziente Zusammenarbeit von KSB Health Innovation Hub und Aspaara konnte in Rekordzeit mit den Impfungen am KSB gestartet werden. Nach sechseinhalb Monaten wurde am Impfzentrum Königsfelden die 100 000ste COVID-19-Impfung durchgeführt. MatchingCore wurde auch bei weiteren Impfzentren in der Schweiz erfolgreich implementiert. MatchingCore wird als SaaS (Software-as-a-Service) in verschiedenen Branchen eingesetzt, um die Auslastung und Agilität für Unternehmen, die mit ständig schwankender Nachfrage konfrontiert sind, merklich zu steigern. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie MatchingCore Ihnen helfen kann, das Potenzial Ihres Unternehmens zu maximieren? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose 15-minütige Produktdemo (welcome@aspaara.com).

EVENTS

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

GS1 Excellence Days

Informieren – Inspirieren – Vernetzen

Datum: 13. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Interlaken (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Hey!Circle

Heyde gibt Wissen weiter

Datum: 26. September 2024

Ort: Zürich (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. Oktober 2024

Ort: Bern (CH)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2024

Ort: Düsseldorf (D)

St. Galler Demenz-Kongress

«Dementia Care im Wandel der Zeit – Weiterdenken erwünscht?»

Datum: 13. November 2024

Ort: St.Gallen (CH)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

Heimtextil

Weltweit führende Fachmesse für Wohn- und Objekttextilien

Datum: 14.-17. Januar 2025

Ort: Frankfurt am Main (D)

Empack Schweiz

The Future of Packaging Technology

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

LOGISTICS & AUTOMATION

Schweizer Fachmesse für Logistik und Transport

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

Pro Sweets Cologne

Internationale Zulieferer der Snack- und Süsswarenbranche

Datum: 02.-05. Februar 2025

Ort: Köln (D)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 25.-27. Februar 2025

Ort: München (D)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 11.-13. März 2025

Ort: Stuttgart (D)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 14.-18. März 2025

Ort: Hamburg (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 17.-18. März 2025

Ort: Berlin (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 25.-26. März 2025

Ort: Zürich (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 31.März.-04. April 2025

Ort: Hannover (D)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 7. April 2025

Ort: Basel (CH)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Nürnberg (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 10. April 2025

Ort: Luzern (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 12.-13. April 2025

Ort: Zürich (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 06.-09. Mai 2025

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 07.-08. Mai 2025

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 13. Mai 2025

Ort: St. Gallen (CH)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 16.-18. September 2025

Ort: Basel (CH)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23.-25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26.-27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

aqua pro

B2B-Plattform in der Schweiz für Fachkräfte des globalen Wasserkreislaufs

Datum: 04.-06. Februar 2026

Ort: Bulle (CH)

analytica

Weltleitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 24.-27. März 2026

Ort: München (D)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 23.-26. März 2027

Ort: Köln (D)

Bezugsquellenverzeichnis