Ein grauer Wintertag, in der Cafeteria spielen mehrere Personen mit Karten. Goldfische schwimmen durch das helle Aquarium, es wird geplaudert und gelacht. Das Pflegezentrum im Spitz in Kloten ist ein mittelgrosser Betrieb mit einem familiären Charme. Die 128 Bewohnerinnen und Bewohner werden von fast 200 Mitarbeitenden betreut: Es gibt verschiedene Pflegeteams, ein Hotellerieteam, ein Küchenteam, einen technischen Dienst, eine Administration und andere Spezialteams. Das Pflegezentrum im Spitz ist eines von vielen Pflegezentren in der Schweiz – und doch sind hinter den Kulissen einige Dinge anders: Die Zentrumsleitung setzt stark auf die Digitalisierung. Arbeitsabläufe werden laufend hinterfragt und wenn es sinnvoll ist, digitalisiert. «Wir sind ein eingespieltes Team, keiner kann hier ohne den anderen arbeiten», sagt Beatrice Gerber, die stellvertretende Bereichsleiterin Gesundheit & Alter der Stadt Kloten, «damit dies optimal funktioniert, sind wir auf eine effiziente Datenverwaltung angewiesen.»
QM-System – Spass beim Mitdenken
Gemeinsam mit den für die Prozesse verantwortlichen Personen hat Gerber das interne Qualitätsmanagement (QM) aufgebaut und versteht dieses als Lebensader des Betriebes. Alle Mitarbeitenden greifen von ihren Tablets oder von ihren Arbeitsstationen aus auf das interne QM-System zu. Sie finden dort sämtliche Dokumente, wie auch die für ihre Arbeit relevanten Prozesse, man kann Verbesserungsvorschläge und Mängel erfassen sowie erledigte Arbeiten schnell visieren. Die anpassbare Weboberfläche hat nicht nur die Zusammenarbeit verbessert, sondern vor allem die Akzeptanz des QM-Systems stark erhöht. «Früher herrschte hier ein grosser Datendschungel», erinnert sich Gerber, «es gab unzählige Excel- und Worddokumente mit teilweise ähnlichem Inhalt, es war nicht nachvollziehbar, wer was gemacht hatte, Dateien verschwanden und viel Zeit ging mit Suchen verloren. » Seit einiger Zeit arbeitet das Pflegezentrum im Spitz mit Limsophy BPM, der QM-System-Software der Firma AAC Infotray aus Winterthur. Seither ist nicht nur Ruhe eingekehrt, es hat sich auch ein ruhiges Prozessdenken im gesamten Pflegezentrum etabliert. «Unser Kernbedürfnis war ein starkes Dokumentenmanagement mit versionsverwalteten Dokumenten. Aus rechtlichen Gründen müssen wir die Dokumente länger als jede Bank aufbewahren, nämlich 20 Jahre.» Mit Limsophy BPM kann der Kunde aus einer Vielzahl von Modulen diejenigen auswählen, die er genau für seine Arbeitsabläufe einsetzen möchte. Ein Team, gebildet aus IT-Spezialisten und Pflege-Experten, hat für das Pflegezentrum eine ganz persönliche QM-Lösung parametriert.
Zwei Welten in einem System
Neben dem Pflegezentrum im Spitz inklusive Aussenstationen gehören zum Bereich Gesundheit & Alter auch die Spitex der Stadt Kloten und die Altersberatung. Die Digitalisierung verstärkt die Synergien zwischen den Organisationen signifikant. Es gibt eine zentrale IT-Infrastruktur, Material- und Medikamentenbezug werden gemeinsam abgewickelt, Weiterbildungen stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung und die Altersbetreuung hat eine völlig neue Dimension erhalten: Indem die Spitex-Mitarbeitenden die Patienten vor Ort besuchen, können sie Situation und Verfassung der betroffenen Personen sehr gut einschätzen und rechtzeitig, zusammen mit der Altersberatung, die Schritte für einen Heimeintritt einleiten. Es findet eine durchgängige Betreuung von der ambulanten bis zur stationären Pflege statt.
Von grösster Wichtigkeit für die Spitex-Mitarbeitenden ist, dass sie schnelle Antworten auf wichtige Fragen erhalten: Wie leiste ich Erste Hilfe in einem Notfall? Wie werden die Mahlzeiten bestellt? Was bedeutet ein Medikamentenwechsel? Was ist bei einem Autounfall zu tun? Die Mitarbeitenden der Spitex leisten einen wichtigen Beitrag zur Alterspflege und brauchen Sicherheit bei ihrer täglichen Arbeit. Mit der mobilen Lösung von Limsophy BPM können sie im Webbrowser von unterwegs die relevanten Hilfsmittel und Prozesse durchsehen. Die Dokumente werden in der Software schnell gefunden und es können keine versehentlichen Anpassungen gemacht werden. Alle Dokumente werden von den QM-Verantwortlichen zentral gepflegt und aktualisiert. Durch die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden aus verschiedenen Organisationseinheiten entstehen neue Prozesse und Methoden, das QM-System und der Alltag werden gemeinsam weiterentwickelt.
Neue Prozesse formen das QM-System
«Eine grosse Hilfe sind die Funktionen», erklärt Gerber zufrieden, «bei personellen Veränderungen mussten wir früher die Person an hundert verschiedenen Stellen nachtragen, dies fällt nun weg, da die Funktion bestehen bleibt und nur der neue Mitarbeitende verknüpft werden muss. Andere Module wie Weiterbildungs- und Audit-Planung erleichtern die tägliche Arbeit.» Natürlich erfordert die Einführung eines QM-Systems einen initialen Aufwand, die Mitarbeitenden müssen sich im QM-System zurechtfinden und stellen viele Fragen. Dafür schafft das QM-System auch Klarheit und verhindert Leerläufe. Die Weblösung von Limsophy BPM für das Pflegezentrum im Spitz ist sehr einfach zu bedienen und hat sofort grossen Anklang gefunden. Man kann sich nun auf die wesentliche Arbeit der Altersbetreuung konzentrieren.
Den Austausch mit den Experten der AAC Infotray hat Beatrice Gerber als sehr angenehm empfunden: «Die Projektleiter verstehen unsere Prozesse absolut genau und arbeiten eng mit uns zusammen. Da wir Lizenzkosten für einzelne Module bezahlen, können wir jederzeit Module hinzufügen. Es ist ein eigentliches Biosystem bei uns entstanden, bestehend aus Software, einzigartigen Prozessen und gut ausgebildeten Mitarbeitenden.» Die Integration der zwei Organisationseinheiten Spitex und Pflegezentrum in einem QM-System ist ein wichtiger Meilenstein bei der Digitalisierung des Bereichs Gesundheit und Alter. Im Rahmen dieses QM-Projektes wurden für verschiedene Nutzergruppen immer wieder wertvolle Instrumente für den Alltag geschaffen. Ein besonders schönes Beispiel ist das Feedbacksystem, in welchem die Bewohnerinnen und Bewohner zukünftig per QR-Code ihre Meinungen und Wünsche zum Menüplan eingeben können. Das Resultat der Digitalisierung ist eine zielgerichtetere Servicequalität und mehr Zeit für die Kundschaft.
