Digitale Arbeitserleichterung

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Zwei Organisationen profitieren von einem Qualitätsmanagement-System, das auch den unkomplizierten mobilen Zugriff für Pflegezentrum und Spitex erlaubt. Ein Praxisbericht.

Ein grauer Wintertag, in der Cafeteria spielen mehrere Personen mit Karten. Goldfische schwimmen durch das helle Aquarium, es wird geplaudert und gelacht. Das Pflegezentrum im Spitz in Kloten ist ein mittelgrosser Betrieb mit einem familiären Charme. Die 128 Bewohnerinnen und Bewohner werden von fast 200 Mitarbeitenden betreut: Es gibt verschiedene Pflegeteams, ein Hotellerieteam, ein Küchenteam, einen technischen Dienst, eine Administration und andere Spezialteams. Das Pflegezentrum im Spitz ist eines von vielen Pflegezentren in der Schweiz – und doch sind hinter den Kulissen einige Dinge anders: Die Zentrumsleitung setzt stark auf die Digitalisierung. Arbeitsabläufe werden laufend hinterfragt und wenn es sinnvoll ist, digitalisiert. «Wir sind ein eingespieltes Team, keiner kann hier ohne den anderen arbeiten», sagt Beatrice Gerber, die stellvertretende Bereichsleiterin Gesundheit & Alter der Stadt Kloten, «damit dies optimal funktioniert, sind wir auf eine effiziente Datenverwaltung angewiesen.»

QM-System – Spass beim Mitdenken
Gemeinsam mit den für die Prozesse verantwortlichen Personen hat Gerber das interne Qualitätsmanagement (QM) aufgebaut und versteht dieses als Lebensader des Betriebes. Alle Mitarbeitenden greifen von ihren Tablets oder von ihren Arbeitsstationen aus auf das interne QM-System zu. Sie finden dort sämtliche Dokumente, wie auch die für ihre Arbeit relevanten Prozesse, man kann Verbesserungsvorschläge und Mängel erfassen sowie erledigte Arbeiten schnell visieren. Die anpassbare Weboberfläche hat nicht nur die Zusammenarbeit verbessert, sondern vor allem die Akzeptanz des QM-Systems stark erhöht. «Früher herrschte hier ein grosser Datendschungel», erinnert sich Gerber, «es gab unzählige Excel- und Worddokumente mit teilweise ähnlichem Inhalt, es war nicht nachvollziehbar, wer was gemacht hatte, Dateien verschwanden und viel Zeit ging mit Suchen verloren. » Seit einiger Zeit arbeitet das Pflegezentrum im Spitz mit Limsophy BPM, der QM-System-Software der Firma AAC Infotray aus Winterthur. Seither ist nicht nur Ruhe eingekehrt, es hat sich auch ein ruhiges Prozessdenken im gesamten Pflegezentrum etabliert. «Unser Kernbedürfnis war ein starkes Dokumentenmanagement mit versionsverwalteten Dokumenten. Aus rechtlichen Gründen müssen wir die Dokumente länger als jede Bank aufbewahren, nämlich 20 Jahre.» Mit Limsophy BPM kann der Kunde aus einer Vielzahl von Modulen diejenigen auswählen, die er genau für seine Arbeitsabläufe einsetzen möchte. Ein Team, gebildet aus IT-Spezialisten und Pflege-Experten, hat für das Pflegezentrum eine ganz persönliche QM-Lösung parametriert.

Zwei Welten in einem System
Neben dem Pflegezentrum im Spitz inklusive Aussenstationen gehören zum Bereich Gesundheit & Alter auch die Spitex der Stadt Kloten und die Altersberatung. Die Digitalisierung verstärkt die Synergien zwischen  den Organisationen signifikant. Es gibt eine zentrale IT-Infrastruktur, Material- und Medikamentenbezug werden gemeinsam abgewickelt, Weiterbildungen stehen allen Mitarbeitenden zur Verfügung und die Altersbetreuung hat eine völlig neue Dimension erhalten: Indem die Spitex-Mitarbeitenden die Patienten vor Ort besuchen, können sie Situation und Verfassung der betroffenen Personen sehr gut einschätzen und rechtzeitig, zusammen mit der Altersberatung, die Schritte für einen Heimeintritt einleiten. Es findet eine durchgängige Betreuung von der ambulanten bis zur stationären Pflege statt.
Von grösster Wichtigkeit für die Spitex-Mitarbeitenden ist, dass sie schnelle Antworten auf wichtige Fragen erhalten: Wie leiste ich Erste Hilfe in einem Notfall? Wie werden die Mahlzeiten bestellt? Was bedeutet ein Medikamentenwechsel? Was ist bei einem Autounfall zu tun? Die Mitarbeitenden der Spitex leisten einen wichtigen Beitrag zur Alterspflege und brauchen Sicherheit bei ihrer täglichen Arbeit. Mit der mobilen Lösung von Limsophy BPM können sie im Webbrowser von unterwegs die relevanten Hilfsmittel und Prozesse durchsehen. Die Dokumente werden in der Software schnell gefunden und es können keine versehentlichen Anpassungen gemacht werden. Alle Dokumente werden von den QM-Verantwortlichen zentral gepflegt und aktualisiert. Durch die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden aus verschiedenen Organisationseinheiten entstehen neue Prozesse und Methoden, das QM-System und der Alltag werden gemeinsam weiterentwickelt.

Neue Prozesse formen das QM-System
«Eine grosse Hilfe sind die Funktionen», erklärt Gerber zufrieden, «bei personellen Veränderungen mussten wir früher die Person an hundert verschiedenen Stellen nachtragen, dies fällt nun weg, da die Funktion bestehen bleibt und nur der neue Mitarbeitende verknüpft werden muss. Andere Module wie Weiterbildungs- und Audit-Planung erleichtern die tägliche Arbeit.» Natürlich erfordert die Einführung eines QM-Systems einen initialen Aufwand, die Mitarbeitenden müssen sich im QM-System zurechtfinden und stellen viele Fragen. Dafür schafft das QM-System auch Klarheit und verhindert Leerläufe. Die Weblösung von Limsophy BPM für das Pflegezentrum im Spitz ist sehr einfach zu bedienen und hat sofort grossen Anklang gefunden. Man kann sich nun auf die wesentliche Arbeit der Altersbetreuung konzentrieren.
Den Austausch mit den Experten der AAC Infotray hat Beatrice Gerber als sehr angenehm empfunden: «Die Projektleiter verstehen unsere Prozesse absolut genau und arbeiten eng mit uns zusammen. Da wir Lizenzkosten für einzelne Module bezahlen, können wir jederzeit Module hinzufügen. Es ist ein eigentliches Biosystem bei uns entstanden, bestehend aus Software, einzigartigen Prozessen und gut ausgebildeten Mitarbeitenden.» Die Integration der zwei Organisationseinheiten Spitex und Pflegezentrum in einem QM-System ist ein wichtiger Meilenstein bei der Digitalisierung des Bereichs Gesundheit und Alter. Im Rahmen dieses QM-Projektes wurden für verschiedene Nutzergruppen immer wieder wertvolle Instrumente für den Alltag geschaffen. Ein besonders schönes Beispiel ist das Feedbacksystem, in welchem die Bewohnerinnen und Bewohner zukünftig per QR-Code ihre Meinungen und Wünsche zum Menüplan eingeben können. Das Resultat der Digitalisierung ist eine zielgerichtetere Servicequalität und mehr Zeit für die Kundschaft.

EVENTS

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

GS1 Excellence Days

Informieren – Inspirieren – Vernetzen

Datum: 13. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Interlaken (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Hey!Circle

Heyde gibt Wissen weiter

Datum: 26. September 2024

Ort: Zürich (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. Oktober 2024

Ort: Bern (CH)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2024

Ort: Düsseldorf (D)

St. Galler Demenz-Kongress

«Dementia Care im Wandel der Zeit – Weiterdenken erwünscht?»

Datum: 13. November 2024

Ort: St.Gallen (CH)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

Heimtextil

Weltweit führende Fachmesse für Wohn- und Objekttextilien

Datum: 14.-17. Januar 2025

Ort: Frankfurt am Main (D)

Empack Schweiz

The Future of Packaging Technology

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

LOGISTICS & AUTOMATION

Schweizer Fachmesse für Logistik und Transport

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

Pro Sweets Cologne

Internationale Zulieferer der Snack- und Süsswarenbranche

Datum: 02.-05. Februar 2025

Ort: Köln (D)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 25.-27. Februar 2025

Ort: München (D)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 11.-13. März 2025

Ort: Stuttgart (D)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 14.-18. März 2025

Ort: Hamburg (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 17.-18. März 2025

Ort: Berlin (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 25.-26. März 2025

Ort: Zürich (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 31.März.-04. April 2025

Ort: Hannover (D)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 7. April 2025

Ort: Basel (CH)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Nürnberg (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 10. April 2025

Ort: Luzern (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 12.-13. April 2025

Ort: Zürich (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 06.-09. Mai 2025

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 07.-08. Mai 2025

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 13. Mai 2025

Ort: St. Gallen (CH)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 16.-18. September 2025

Ort: Basel (CH)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23.-25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26.-27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

aqua pro

B2B-Plattform in der Schweiz für Fachkräfte des globalen Wasserkreislaufs

Datum: 04.-06. Februar 2026

Ort: Bulle (CH)

analytica

Weltleitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 24.-27. März 2026

Ort: München (D)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 23.-26. März 2027

Ort: Köln (D)

Bezugsquellenverzeichnis