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Ich hab da mal ’ne Frage

Verpflegungsprozesse bergen Wertschöpfungspotenziale, sofern die richtigen Fragen gestellt werden und die Bereitschaft für einen Change-Prozess vorhanden ist. In dieser Artikelserie stelle ich Ihnen auf Basis eines Projektes in einem Langzeitpflegeheims die Werkzeuge und Methoden vor, um nachhaltige Prozessverbesserungen und damit langfristige Erfolge zu erzielen.

▶ FRANK FORSTER

Wo genau ist welches Wertschöpfungspotenzial vorhanden? Und ist das Potenzial es wert, abgeschöpft zu werden? Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen, wenn wir die Prozesse umstellen? Sind auch Investitionen notwendig? Haben wir genügend Ressourcen und sind diese mit den richtigen Mitarbeitenden besetzt? Und überhaupt, lohnt sich der ganze Aufwand am Ende? Schon die Einleitung birgt einen Fragenkatalog, welcher es in sich hat. Fragen, die oft sehr – will man sie ehrlich beantworten – «unbequem» sind. Wenn eine Geschäftsleitung diese Arbeit angeht, dann brennt entweder der Hut oder man will der Zukunft gut gerüstet und gelassen entgegensehen. Was ich in meinen Treffen mit Pflege- oder Spitalleitungen immer wieder höre, sind Aussagen wie: «Wir schreiben jedes Jahr ein ordentliches Minus», «Unsere Qualität bei der Verpflegung gibt immer wieder Anlass zu Reklamationen», «Die Pflegemitarbeitenden sind mit dem gesamten Verpflegungsprozess überfordert». So oder ähnlich lauten die einleitenden Worte, wenn gesamthafte Analytik gefordert ist, nachdem «Pflästerlipolitik» keine Wirkung zeigt.

Ganzheitliches Denken

Einzelmassnahmen helfen in der Regel wenig, um eine konsequente Hebung der Potenziale zu gewährleisten, auch wenn dies immer wieder proklamiert wird: «Mit unseren Geräten sparen Sie 30 %», «Mit dieser oder jener Produktionsmethode steigt Ihre Küchenrendite». – So lesen sich die Versprechungen in diversen Fachpublikationen, welche isoliert betrachtet durchaus realisierbar sind. Im Gesamtkontext der gesamten Prozesskette sind solche Verheissungen jedoch häufig nicht haltbar und entsprechen einer zu kurz gegriffenen Denkweise. Es braucht unbedingt eine ganzheitliche Sichtweise, um alle Potenziale vorab zu erkennen, diese zu verifizieren und auf Stringenz zu überprüfen. Nur auf diesem Weg ist gewährleistet, dass Einsparungen nicht durch Ausgaben in einem anderen Prozess verwässert werden. Deshalb wiederhole ich gerne mein Mantra: Langfristiger Erfolg beginnt mit Fragen, vielen Fragen, sehr vielen Fragen.



Meine Vorgehensweise


Im ersten Teil dieser Artikelserie stelle ich Ihnen Prozesstools und einen Fragekatalog vor, welcher während der ersten Kurzanalyse einen Eindruck vermitteln soll, auf was sich ein Unternehmen einlässt, wenn ein Change-Prozess beginnt. In den weiteren Teilen der Serie wird jeweils ein spezieller Bereich der Prozessoptimierung während der verschiedenen Phasen der Verpflegung genau beleuchtet: Die vorgelagerten Prozesse im Rahmen der PRE-Phase, die eigentlichen Prozesse während der ON-Phase und die nachgelagerten Prozesse in der sogenannten POST-Phase. Es wird dargelegt, welche Details im Beispiel des Langzeitpflegeheimes im Vordergrund standen und wie sich die Änderungen in den Bereichen Kosten, Zeit und Qualität ausgewirkt haben. «Betriebswirtschaftlich haben wir im letzten Jahr eine dunkelrote Null geschrieben und die Qualität auf den Tellern der Gäste lässt ebenfalls zu wünschen übrig.» Diese Aussage des Heimleiters nehmen wir als Ausgangslage für unsere gemeinsame Reise in die Welt der gesamtheitlichen Prozessoptimierung – und hier im Speziellen die Verpflegungsprozesse in einer
Institution für Langzeitpflege.


Projektablauf und Kurzanalyse
Grundsätzlich sieht der Projektablauf folgendermassen aus: Nach einem Erstkontakt erfolgt die Kurzanalyse mit einer Ergebnispräsentation der Top-Potenziale und der Abgabe eines Empfehlungspapiers für das weitere Vorgehen. Entscheidet sich der Kunde dann für die Fortsetzung des Projektes, erfolgt die Präsentation des Vorhabens vor allen Mitarbeitenden, die ganze Detailanalytik, die Erarbeitung der Prozesslandkarte mit den jeweiligen Potenzialen und einer oder mehrerer Zwischenpräsentationen. Danach erfolgt die Finalisierung der Prozesslandkarte für das weitere Vorgehen und die Erstellung eines Empfehlungspapiers für die Umsetzung. Hier kann der Kunde dann wählen, ob er die Realisierung des Projekts selbst umsetzt oder ebenfalls von uns durchführen und begleiten lässt (Abbildung gegenüber). Die Kurzanalyse ist der Ausgangspunkt des Projektes und wird immer vor Ort über drei bis fünf Tage durchgeführt.

Dabei werden dem Kunden an Hand von Fragebögen erste Aufgaben gestellt. In unserem Beispiel erfolgte eine Befragung zur Gästezufriedenheit und zum anderen eine Analyse bezüglich des vorhandenen Prozessverständnisses in der Institution (siehe Abbildung gegenüber). Es kann jedoch durchaus vorkommen, dass Analysen über die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterzufriedenheit oder andere für das weitere Vorgehen notwendig sind. Das Zeitfenster für die Erledigung dieser ersten Aufgabe waren 14 Tage. Die Erkenntnisse wurden anschliessend in einem Tagesworkshop der Geschäftsleitung und den Führungspersonen präsentiert und diskutiert. Diese erste Arbeit schliesst grundsätzlich mit einem Empfehlungspapier bezüglich des weiteren Vorgehens ab. Im Fall des Langzeitpflegheims konnten folgende Prozesse als wesentliche Kostentreiber und Qualitäts-Hemmer identifiziert werden: Der Kochprozess der warmen Linie mit einer langen Logistikzeit konnte die Qualität der Produktion nicht bis zum Teller des Gastes gewährleisten und band mit der Vorbestellung für rund 250 Personen pro Mahlzeit sehr viele Ressourcen. Als zweiter Kostentreiber wurde die Logistik selber identifiziert. Zwei Mal täglich, 365 Tage im Jahr, drei externe Häuser mit warmem Essen zu beliefern, kostet Geld, Ressourcen und Nerven. Als Fernziel wurde «Der perfekte Teller für den Gast» definiert. Dies beinhaltet auch die Kontrolle der Produktion bis zum angerichteten Augen- und Gaumenschmaus.



Einstieg Detailanalyse


Mit der im Anschluss an die Kurzanalyse erfolgten Auftragserteilung begann die Detailanalyse, die mit einem Zeitbedarf von rund 80 Tagen angesetzt wurde. Im Fokus stand auch hier wieder ein Fragenkatalog, der das Ziel hat, Schwächen aufzudecken und Ziele bewusster zu machen. Die simpel erscheinende erste Frage hat es bereits in sich: «Wer sind unsere Kunden, wer sind unsere Anspruchs- und Zielgruppen?» Die ersten Gruppen sind schnell aufgelistet, aber in einer gesamtheitlichen Denkweise reicht das bei Weitem nicht aus. An was und an wen alles gedacht werden muss, zeigt eine Übersicht von möglichen Anspruchsgruppen. Eine wichtige Frage: Für welche Zielgruppe produzieren wir unsere Speisen? Wenn es mehrere sind, gibt es Gemeinsamkeiten oder müssen die Prozesse fragmentiert werden? Wie soll unser zukünftiges Verpflegungsangebot ausgestaltet sein? Was produzieren wir selber, was lassen wir produzieren und was kaufen wir fertig ein? Wie produzieren wir? Mit welcher Methode und an wie vielen Produktionstagen? Mit welcher Infrastruktur? Wie gestalten wir den Service? Tellerservice, Familientisch, Free Flow oder gibt es andere Möglichkeiten? Wie soll die gesamte Geschirrlogistik organisiert werden? Zentrale Abwäscherei, Weissgeschirr auf den Stationen, andere Alternativen? Welches Know-how müssen unsere Mitarbeitenden mitbringen und welche Weiterbildungen möchten wir inhouse anbieten, damit die gestellten Aufgaben erfolgreich ausgeführt werden können? Sind diese Ressourcen heute schon vorhanden oder muss neu akquiriert werden? Kann in allen Bereichen der Hygieneanspruch erfüllt werden? Ist eine zukunftsgerichtete Software vorhanden, welche in der Lage ist, die Prozesse durchgehend aufzuzeichnen und zu unterstützen? Ich hoffe, dass hiermit klar wird, warum ein seriöser Change-Prozess mehr ist als die Investition in ein paar neue Produktionstools. Es geht um die abgestimmte Optimierung der sogenannten Erfolgsfaktoren, die wir hier Succes Points (SP) nennen. Erst die ideale Abstimmung aller SP’s gibt vor, welche Massnahmen eingeleitet werden müssen, um langfristig die identifizierten Wertschöpfungspotenziale abzuschöpfen. Es muss Ihnen bewusst sein, dass diese Reise ein gutes Jahr dauert und das sich die betriebswirtschaftlichen Auswirkungen erst in zwei bis drei Jahren zeigen werden. Aber es ist eine Reise, welche Ihre Institution für die Zukunft fit macht und ein langfristiges Bestehen im immer härter werdenden Umfeld gewährleistet.

▶ Grobschema des Ablaufs einer Prozessanalyse
▶ Fragebogen zum Prozessverständnis in der Institution
▶ Fragebogen zur Einschätzung der Gästezufriedenheit

Frank Forster ist gelernter Hotelkaufmann und Absolvent der Hotelfachschule Villach. Er besitzt umfangreiche Aus- und Weiterbildungen im Bereich Prozessmanagement, seine Spezialgebiete sind Verpflegungsprozessanalyse, Change Management und Resulting.

❱ TEIL 2: Lesen Sie in der Oktoberausgabe die Detailanalyse zu den vorgelagerten Prozessen – die PRE-Phase.



HEIME & SPITÄLER 3 AUGUST 2018

EVENTS

Careum Führungstagung

Fachveranstaltung zu aktuellen Themen und Trends in Management, Führung und Leadership

Datum: 17. September 2025

Ort: Olten (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

Rehacare

Internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege

Datum: 17.-20. September 2025

Ort: Düsseldorf (D)

HR-Forum HealthCare

Austausch über aktuelle Herausforderungen und Entwicklungen im Personalmanagement im Gesundheitsbereich

Datum: 25. September 2025

Ort: Zürich (CH)

Hey!Circle

Treffen für Neues rund um Früherkennung, Planung und Prozessoptimierung und zukunftsgerichtete Business Intelligence Lösungen

Datum: 30. September 2025

Ort: Zürich (CH)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

Blezinger Healthcare

Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 23.-25. Oktober 2025

Ort: St. Gallen (CH)

Kommunikations-Summit

Fachveranstaltung, die sich auf die neuesten Trends, Herausforderungen und Best Practices im Bereich Kommunikation im Gesundheitswesen

Datum: 24. Oktober 2025

Ort: Zürich (CH)

Save AG - Fachtagung

Veranstaltung, die Fachwissen und praktische Einblicke zu spezifischen Themen im Bereich Sicherheit

Datum: 30. Oktober 2025

Ort: Zürich (CH)

A + A

Weltleitmesse für sicheres und gesundes Arbeiten

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

St. Galler Demenz-Kongress

Fachveranstaltung, die sich mit dem Thema Demenz auseinandersetzt

Datum: 12. November 2025

Ort: St.Gallen (CH)

igeho

Internationale Fachmesse für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care-Institutionen in der Schweiz

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

SVG-Symposium

Branchentag für die Spital-, Heim- und Gemeinschaftsgastronomie in der Schweiz

Datum: 17. November 2025

Ort: Zürich (CH)

Swiss Nurse Leaders

Kongress im Bereich Leadership und Management in der Pflege

Datum: 21. November 2025

Ort: Bern (CH)

Bitkom Digital Health Conference

Konferenz für die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung im Gesundheitswesen

Datum: 25. November 2025

Ort: Berlin (D)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 26.-27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

Heimtextil

Weltweit führende Fachmesse für Wohn- und Objekttextilien

Datum: 13.-16. Januar 2026

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swissbau

Fachmesse der Schweizer Bau- und Immobilienwirtschaft

Datum: 20.-23. Januar 2026

Ort: Basel (CH)

Empack Schweiz

Schweizer Fachmesse für Verpackungslösungen und -technologien

Datum: 28.-29. Januar 2026

Ort: Bern (CH)

Logistics & Automation

Fachmesse für Intralogistik, Distribution, Transport und E-Logistik in der Schweiz

Datum: 28.-29. Januar 2026

Ort: Bern (CH)

Recyclingkongress

Kongress über aktuelle Entwicklungen, Innovationen und Herausforderungen im Bereich Recycling

Datum: 30. Januar 2026

Ort: Biel/online (CH)

Pro Sweets Cologne

Internationale Zuliefermesse für die Süßwaren- und Snackindustrie

Datum: 01.-04. Februar 2026

Ort: Köln (D)

CHEESEAFFAIR

Nationale Handelstage für Schweizer Käse

Datum: 02.-03. Februar 2026

Ort: Aarau (CH)

aqua pro

Schweizer Fachmesse für die Bereiche Trinkwasser, Abwasser und Gas

Datum: 04.-06. Februar 2026

Ort: Bulle (CH)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 10.-13. Februar 2026

Ort: Nürnberg (D)

Vivaness

Internationale Fachmesse für Naturkosmetik

Datum: 10.-13. Februar 2026

Ort: Nürnberg (D)

INTERNORGA

Leitmesse für Hotellerie, Gastronomie, Bäckereien und Konditoreien

Datum: 13.-17. März 2026

Ort: Hamburg (D)

FutureHealth Basel

Konferenz für die Zukunft des Gesundheitswesens in der Schweiz

Datum: 19. März 2026

Ort: Basel (CH)

Gastia

Ostschweizer Branchentreffpunkt der Gastronomie und Hotellerie

Datum: 22.-24. März 2026

Ort: St.Gallen (CH)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 24.-26. März 2026

Ort: Stuttgart (D)

HR Festival Europe

Messe für HR-Professionals in der Schweiz

Datum: 24.-25. März 2026

Ort: Zürich (CH)

Trendtage Gesundheit Luzern

Veranstaltung für aktuelle Trends und Perspektiven im Gesundheitswesen

Datum: 25.-26. März 2026

Ort: Luzern (CH)

Schoggifestival

Festival für nachhaltige und faire Schokoladenproduktion

Datum: 29. März 2026

Ort: Zürich (CH)

Techtextil

Internationale Leitmesse für technische Textilien und Vliesstoffe

Datum: 21.-24. April 2026

Ort: Frankfurt am Main (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 21.-23. April 2026

Ort: Essen (D)

DMEA

Europas führende Messe für Digital Health

Datum: 21.-23. April 2026

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Führende Schweizer Fachtagung für die Lebensmittelbranche

Datum: 23. April 2026

Ort: Luzern (CH)

PFLEGE PLUS

Fachmesse für den Pflegemarkt

Datum: 05.-07. Mai 2026

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 27.-28. Mai 2026

Ort: Bern (CH)

TUTTOFOOD

Internationale Fachmesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 11.-14. Mai 2026

Ort: Mailand (I)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 20.-21. Mai 2026

Ort: Zürich (CH)

HealthEXPO

Messe für die neuesten Entwicklungen und Trends in der Gesundheitsbranche

Datum: 30. Mai 2026

Ort: Basel (CH)

Careum Pflegesymposium

Plattform für den Wissensaustausch in der Pflegewelt

Datum: 09. Juni 2026

Ort: Aarau (CH)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 10.-11. Juni 2026

Ort: Zürich (CH)

GS1 Excellence Days

Konferenz für Innovationen und Lösungen im Bereich der Standardisierung, Identifikation und Geschäftsprozesse

Datum: 18. Juni 2026

Ort: Bern (CH)

Blezinger Healthcare

Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 25.-26. Juni 2026

Ort: Hasliberg (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 26.-27. August 2026

Ort: Zürich (CH)

IN.STAND

Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 15. bis 19. September 2026

Ort: Stuttgart (D)

SWISS SVG-Trophy

Schweizermeisterschaft der Spital-, Heim-, Gemeinschafts- und Systemgastronomie

Datum: 19. September 2026

Ort: Rothenburg (CH)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 13.-15. Oktober 2026

Ort: Nürnberg (D)

ZAGG

Fachmesse für die Gastronomie- und Hotelleriebranche

Datum: 18.-21. Oktober 2026

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Internationale Fachmesse für den Schweizer Gesundheitssektor

Datum: 20.-22. Oktober 2026

Ort: Zürich (CH)

Swiss Abilities

Fachmesse zur Förderung eines selbstbestimmten Lebens, Gleichstellung und Teilhabe von Menschen mit Behinderung

Datum: 12.-13. März 2027

Ort: Luzern (CH)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 23.-26. März 2027

Ort: Köln (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 27.-30. April 2027

Ort: Stuttgart (D)

Texcare International

Weltweit führende Fachmesse für die Textilpflegebranche

Datum: 08.-11. November 2028

Ort: Frankfurt am Main (D)

JOBS

Radiologiefachfrau / Radiologiefachmann
Radiologiefachfrau / Radiologiefachmann
Datum: 16.09. 2025 Ort:
Ernährungsberater/-in BSc/FH/HF
Ernährungsberater/-in BSc/FH/HF
Datum: 16.09. 2025 Ort:
Secrétaire de service
Secrétaire de service
Datum: 15.09. 2025 Ort:
Aide en soins et accompagnement au Service d''anesthésiologie
Aide en soins et accompagnement au Service d''anesthésiologie
Datum: 15.09. 2025 Ort:
Fachfrau / Fachmann Gesundheit EFZ
Fachfrau / Fachmann Gesundheit EFZ
Datum: 15.09. 2025 Ort: Schweiz

Bezugsquellenverzeichnis

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