Das Alterszentrum Weihermatt ist ein betriebswirtschaftlich erfolgreicher und modern geführter Betrieb der Gemeinde Urdorf. Mit einer Auslastung von 99,5 Prozent und einem Jahresumsatz von rund 10 Millionen Franken werden die rund 90 Bewohner von ca. 100 Mitarbeitenden 365 Tage im Jahr optimal betreut. Als einer der wichtigsten Arbeitgeber der Gemeinde steht der Betrieb im besonderen Fokus der Bürger, der Politik und selbstverständlich der Bewohner und deren Angehörigen. Vor rund eineinhalb Jahren hat sich die Geschäftsleitung mit Otto Kaufmann als Gesamtleiter entschieden, alle am Verpflegungsprozess beteiligten Schritte einer genauen Analyse zu unterziehen. Trotz einer latent vorhandenen Zufriedenheit, welche durch Bewohnerbefragungen ermittelt wurde, wollte Kaufmann mit seinem Team herausfinden, ob versteckte Wertschöpfungspotenziale im Hinblick auf Qualität, Kosten oder dem Zeitmanagement vorhanden sind. Und wenn ja, wie diese abgeschöpft werden können.

Wertsteigerungen für alle
In einem ersten Schritt wurden alle Prozesse anhand des CO SA RE IS-Prinzips – mit Fokus auf den perfekten Teller beim Gast – durchleuchtet und minutiös aufgelistet. Als Nächstes wurden alle Positionen mit den Faktoren Kosten, Qualität, Zeitpotenziale abgeglichen und eine Top-10-Liste der Wertschöpfungspotenziale erstellt. Prozessbegleitend wurde die LOaD Haus Philosophie (Laufende Optimierungen aller Dienstleistungen) integriert, was eine Detailsensibilisierung aller am Projekt Beteiligten generierte. Nach rund 6 Monaten Analyse war das Empfehlungspapier der Leitfaden für die schrittweise Umsetzung der Optimierungsmassnahmen. Heute, rund 18 Monate später, wurden die meisten Empfehlungen erfolgreich umgesetzt. Der Erfolg gibt den Initianten recht. Einige Bereiche wie der Teamspirit und die Outputleistungen in der Produktion sind fast nicht wiederzuerkennen. So ist auch die Umstellung auf «Essen nach dem Lustprinzip» – ohne Vorbestellungen – nur eine der Wertsteigerungen für die Mitarbeitenden, die Bewohner und deren Angehörige.

Die Fakten im Interview
«Heime und Spitäler» hat sich nach den Hintergründen erkundigt und mit Otto Kaufmann ein Gespräch geführt. Im nachfolgenden Interview führt er die Details aus.

Wie haben Sie Ihre Teams für das Projekt begeistern können?
Otto Kaufmann: Viele Mitarbeitende erkannten das Potenzial selbst und waren offen dafür, andere waren nicht so erfreut. Für uns war in dieser Situation sehr wichtig, fachlich kompetente, erfahrene und vertrauensvolle Berater zu haben. Sie unterstützten uns im ablauftechnischen sowie auch im praktischen Bereich. Dies wirkte sich sehr positiv in der Umsetzung des Projekts aus.

Gab es in den Teams auch Widerstand?
Otto Kaufmann: Wie üblich sind Veränderungen nicht so beliebt. Dies war bei uns nicht anders. Mit der Motivation, offen zu sein für die Erkenntnisse aus der Analyse und für Neues, wurde damit mehrheitlich positiv umgegangen.

Was würden Sie aus heutiger Sicht anderen Institutionen empfehlen, welche sich mit ähnlichen Situationen konfrontiert sehen?
Otto Kaufmann: Immer wieder von Zeit zu Zeit die Kundenbedürfnisse eruieren, zwischen den Zeilen lesen und sich danach neu ausrichten. Den Mut zu haben, Gewohnheiten und Prozesse zu hinterfragen und die Mitarbeitenden in die Entscheidungsprozesse einzubinden, bringt erfahrungsgemäss gute Resultate.