In allen Bereichen des Gesundheitssystems soll die Lebensqualität durch die Versorgungsqualität erhöht werden. Ein wichtiger Baustein für mehr Effizienz im Gesundheitswesen sind korrekte Stamm daten. Die gut besuchte GS1-Systemtagung «Healthcare» von Ende 2014 im Universitätsspital Basel rückte die fehlenden Standards in den Mittelpunkt.

Stammdaten sind das «A» und «O»
Wissen ist Macht. So Unrecht hatte der englische Philosoph Francis Bacon gar nicht. Unternehmensinformationen in Form von Stammdaten sind das Herzstück jedes Unternehmens. Sie liefern wichtige Informationen für Unternehmensentscheidungen und bilden die Grundlage für die Abwicklung von Geschäftsprozessen. Trotz dieser Erkenntnis läuft es in Sachen Stammdaten nicht rund. Es kränkelt an der Qualität und an der Durchgängigkeit der Stammdatenprozesse. Und so führen nicht korrekte, fehlende oder veraltete Stammdaten zu falschen Entscheidungen und behindern den Geschäftsprozess. Die mangelnde Stammdatenqualität in der Branche ist auch die grösste Hürde bei der Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch.
Auch hier leisten Standards einen wesentlichen Beitrag zur Prozessoptimierung. Im Rahmen der BiG-Gruppe wurden die Produktinformationen und ein einheitliches Datenaustauschformat für Stammdaten und Preise definiert. «Als erstes Unternehmen haben wir dieses Format implementiert», erklärt Thomas Sidler von Johnson & Johnson Medical. «Wir stellen die strukturierten Stammdaten via den Clearingstellen Medical Columbus AG und GHX unseren Partnern zur Verfügung. Die Aktualisierung erfolgt regelmässig jeden Samstag.»

Steiniger Weg
Auch Fritz Schiesser von der Hirslanden Gruppe warnt vor Insellösungen und betont: «Nur mit den GS1-Standards können effiziente Prozesslösungen umgesetzt, die Patientensicherheit erhöht und die Rückverfolgbarkeit der Produkte realisiert werden.» Aber der Weg bleibt steinig. Seit 18 Jahren setzt sich Schiesser für die GS1-Standards im Gesundheitswesen ein. Trotz allen Bemühungen präsentiert sich die Situation im Spital wie folgt:

• Individuelle Datenaustauschformate
• Das Artikelsortiment ist nicht vollständig mit einer GTIN hinterlegt
• Doppelvergabe von GTINs
• Falsch hinterlegte Mengeneinheiten
• Verwendung von gleichen GTINs egal für welche Verpackungsstufe

Diese Tatsachen verursachen beim Spital einen hohen Arbeitsaufwand und binden kostbare Ressourcen. «Geplant war mit e-Commerce weniger Aufwand zu haben, Fact ist ein deutlicher Mehraufwand», so Fritz Schiesser. Er beendet seinen Vortrag mit den Worten «Die Standards sind vorhanden, sie müssen nur genutzt werden.»
Es verwundert nicht, dass auch das Universitätsspital Basel (USB) mit den gleichen Problemen zu kämpfen hat. «Der heutige Stammdatenaustausch ist sehr zeit- und kostenintensiv, denn jeder Lieferant und jedes Krankenhaus definiert seinen eigenen Standard», erklärt Brunner. Er liefert auch gleich eine ganze Palette an Problemen, mit der sich der Leiter Einkauf des USB und Präsident der Medsupply konfrontiert sieht. Auch hier verursacht der nicht regelkonforme Einsatz des GS1-Systems einen immensen administrativen Aufwand. So weisen unterschiedliche Produkte die gleiche Identifikationsnummer (GTIN) auf, die Kennzeichnung der Verpackungshierarchien entsprechen nicht den GS1-Richtlinien und Vorgaben und die übermittelten Stammdaten sind nicht vollständig, weisen unterschiedliche Feldstrukturen auf und werden zudem noch in unterschiedlichen Übertragungsformaten angeliefert.
Mit dem verabschiedeten Datenaustauschstandard der Fachgruppe BiG und der Verwendung eines einheitlichen Stammdatensets, erhofft sich Brunner einen kosteneffizienten Beschaffungsprozess ohne Medienbruch zu erreichen. Mit der gemeinsamen Sprache wird nicht nur eine wichtige Voraussetzung für einen effizienten Warenfluss geschaffen, sondern auch die Nach- und Rückverfolgbarkeit im Sinne der Patientensicherheit garantiert. Deutlich auch das Schlussvotum von Brunner: «Bei der Lieferantenauswahl achten wir auf die Einhaltung der GS1-Standards.»

Gemeinsam
«Nur gemeinsam und mit Hilfe von Standards können die Hürden im Beschaffungsprozess überwunden werden», so Christan Hay. Die Fachgruppe BiG hat auf Basis der GS1-Standards wichtige und verbindliche Grundlagen geschaffen und die Teilnehmer setzen sich für deren regelkonforme Umsetzung ein.

* Fachjournalist, GS1 Schweiz