Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region am rechten Zürichsee-Ufer. Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile rund 1'000 Mitarbeitende. Die Verwaltung der in Papierform geführten Personaldossiers durch die Personalabteilung erwies sich mit stetig wachsender Mitarbeiterzahl als umständlich und zeitaufwändig. Der Archivierungsaufwand nahm zu und der Platz für das Papierarchiv wurde immer weniger.
Digitalisierung von über 80‘000 Seiten
Um der effizienten Verwaltung und zeitgemässen elektronischen Archivierung der Personaldossiers gerecht werden zu können, sollten die Dossiers von einem Spezialisten digitalisiert werden. «Die wichtigsten Anforderungen an dieses Projekt waren die Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz», erklärt Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf. Aufgrund einer Weiterempfehlung entschied sich das Unternehmen für die Scanning Services von Arcplace.
Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan & BPO Center in Glattbrugg durchgeführt. Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, fand die Digitalisierung der über 80'000 Seiten nach definierten Vorgaben statt. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet. Nicola Fielder über die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert, es wurde zeitnah und proaktiv kommuniziert. Wir sind sehr zufrieden.»
Wie das Spital Männedorf von digitalisierten HR-Dossiers profitiert
Durch die Digitalisierung sämtlicher Personaldossiers konnte im Spital Männedorf der erhöhte Archivierungsaufwand massiv reduziert werden und der Wegfall eines Papierarchivs führte zu sichtbaren Platzeinsparungen. Das schnellere Auffinden von Dossiers und Informationen bringt erhebliche Zeitersparnisse, die Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf ihre eigenen Dossiers und Vorgesetzte haben die Möglichkeit, entsprechend definierte Dossier-Inhalte orts- und zeitunabhängig einzusehen.
Wenn die sensiblen Dokumente das Haus nicht verlassen sollen
Bei Personaldossiers handelt es sich um äusserst sensible Informationen. Arcplace bietet daher alternativ einen Scanning Service vor Ort an. Dieser Service erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer solchen Lösung direkt beim Kunden schnell und effizient zu digitalisieren. Das Scanning in den Geschäftsräumen des Kunden hat den Vorteil, dass die Dossiers zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.
Dokumente in Daten umwandeln
Das Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center in Glattbrugg, Schweiz, verarbeitet Dokumente für Unternehmen aller Art, die in der gesamten Schweiz ansässig sind. Es wird einerseits für wiederkehrende Scanning-Aktivitäten wie beispielsweise das Scanning von Lieferantenrechnungen, Bestellungen oder der gesamten Korrespondenz genutzt. Ausserdem dient es der Digitalisierung grosser Papierarchive, die typischerweise danach in DMS-, ECM- oder ERP-Systeme übertragen werden.
Das Arcplace Scan & BPO Center ist nach dem Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert und arbeitet mit modernster Technologie für Digitalisierung und Capture von Dokumenten aller Art und Grössen. Ein professionelles Team von Projektleitern, Technikern und Scanning Operators hilft den Kunden, die Scanning-Prozesse zu definieren und zu implementieren, welche den Anforderungen am besten entsprechen.
Über Arcplace
Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten.
Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Möchten Sie mehr zum Thema Elektronische Personaldossiers erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich: info(at)arcplace.ch, +41 44 501 22 00
