Arcplace Scanning Services

Bildquelle: Spital Männedorf AG

Spital Männedorf digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

Publiziert

Für das Spital Männedorf wurde eine moderne, datenschutzkonforme elektronische Aufbewahrung ihrer noch papierbasierten Personaldossiers dringend erforderlich. Dank der Digitalisierung der 1'000 Dossiers durch den Spezialisten Arcplace konnten diese Anforderungen erfüllt werden. Erfahren Sie, wie das Scanning-Projekt umgesetzt wurde und welche Vorteile elektronische Personaldossiers mit sich bringen.

Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region am rechten Zürichsee-Ufer. Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile rund 1'000 Mitarbeitende. Die Verwaltung der in Papierform geführten Personaldossiers durch die Personalabteilung erwies sich mit stetig wachsender Mitarbeiterzahl als umständlich und zeitaufwändig. Der Archivierungsaufwand nahm zu und der Platz für das Papierarchiv wurde immer weniger.

Digitalisierung von über 80‘000 Seiten
Um der effizienten Verwaltung und zeitgemässen elektronischen Archivierung der Personaldossiers gerecht werden zu können, sollten die Dossiers von einem Spezialisten digitalisiert werden. «Die wichtigsten Anforderungen an dieses Projekt waren die Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz», erklärt Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf. Aufgrund einer Weiterempfehlung entschied sich das Unternehmen für die Scanning Services von Arcplace.

Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan & BPO Center in Glattbrugg durchgeführt. Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, fand die Digitalisierung der über 80'000 Seiten nach definierten Vorgaben statt. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet. Nicola Fielder über die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert, es wurde zeitnah und proaktiv kommuniziert. Wir sind sehr zufrieden.»

Wie das Spital Männedorf von digitalisierten HR-Dossiers profitiert
Durch die Digitalisierung sämtlicher Personaldossiers konnte im Spital Männedorf der erhöhte Archivierungsaufwand massiv reduziert werden und der Wegfall eines Papierarchivs führte zu sichtbaren Platzeinsparungen. Das schnellere Auffinden von Dossiers und Informationen bringt erhebliche Zeitersparnisse, die Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf ihre eigenen Dossiers und Vorgesetzte haben die Möglichkeit, entsprechend definierte Dossier-Inhalte orts- und zeitunabhängig einzusehen.

Wenn die sensiblen Dokumente das Haus nicht verlassen sollen
Bei Personaldossiers handelt es sich um äusserst sensible Informationen. Arcplace bietet daher alternativ einen Scanning Service vor Ort an. Dieser Service erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer solchen Lösung direkt beim Kunden schnell und effizient zu digitalisieren. Das Scanning in den Geschäftsräumen des Kunden hat den Vorteil, dass die Dossiers zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.

Dokumente in Daten umwandeln
Das Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center in Glattbrugg, Schweiz, verarbeitet Dokumente für Unternehmen aller Art, die in der gesamten Schweiz ansässig sind. Es wird einerseits für wiederkehrende Scanning-Aktivitäten wie beispielsweise das Scanning von Lieferantenrechnungen, Bestellungen oder der gesamten Korrespondenz genutzt. Ausserdem dient es der Digitalisierung grosser Papierarchive, die typischerweise danach in DMS-, ECM- oder ERP-Systeme übertragen werden.

Das Arcplace Scan & BPO Center ist nach dem Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert und arbeitet mit modernster Technologie für Digitalisierung und Capture von Dokumenten aller Art und Grössen. Ein professionelles Team von Projektleitern, Technikern und Scanning Operators hilft den Kunden, die Scanning-Prozesse zu definieren und zu implementieren, welche den Anforderungen am besten entsprechen.

www.arcplace.ch

Über Arcplace
Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Das Portfolio der Arcplace umfasst Lösungen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sowie für die Archivierung von Daten.

Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace Lösungen für über 900 Kunden verschiedenster Branchen realisiert. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.

Möchten Sie mehr zum Thema Elektronische Personaldossiers erfahren? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich: info(at)arcplace.ch, +41 44 501 22 00

EVENTS

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07. Mai 2024

Ort: St. Gallen (CH)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 16.-18. September 2025

Ort: Basel (CH)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis