Auf der Suche nach einem kosteneffizienten Beschaffungsprozess für die Stationsversorgung formulierte das Team um Reto Bucher, Leiter Beschaffung und Logistik im Kantonsspital Aarau, folgende Bedingungen: «Der neue Prozess sollte das Pflegepersonal zeitlich entlasten, so dass mehr Zeit für die Pflege der Patienten zur Verfügung steht. Des Weiteren sollte der neue Prozess insgesamt die Qualität erhöhen, so dass Fehler und Engpässe eliminiert werden und schliesslich sollte der neue Prozess auch finanzielle Vorteile ermöglichen.» Auf Basis dieser Bedingungen wurden dann vier Anforderungen an ein einzuführendes System definiert: 1. Ein Logistiksystem, das hoch automatisierte Prozesse ermöglicht; 2. Die benötigten Materialen sollen medienbruchfrei, automatisch und zeitunabhängig bestellt werden können; 3. Der Versorgungszyklus soll einfacher, schneller, sicherer und günstiger werden; 4. Die Stations-Lagerbestände sollen systemunterstützt bewirtschaftet sein.

Die Lösung: Das SmartBin System
Bei der Evaluierung einer passenden Lösung wurden verschiedene Systeme analysiert. Neben Scanvarianten, RFID und manuellen Bestellmöglichkeiten wurde auch das SmartBin System des Zuger Unternehmens Bossard geprüft, das weltweit bereits über 200 000 Mal eingesetzt wird und beispielsweise auch bei Roche Diagnostics International den Beschaffungsprozess optimiert. Claus Hofmann, verantwortlicher Manager bei Bossard, der den neuen Geschäftsbereich mit dem Namen Effilio führt: «Diese Lösung ermöglicht es als einzige, Bestände kontinuierlich, automatisiert und benutzerfreundlich zu überwachen.» Es handelt sich dabei um ein elektronisches Kanban, das sich seit vielen Jahren im Industrie-Produktionsprozess bewährt hat und für Spitäler adaptiert wurde. Das Prinzip ist einfach, aber genial: Unter den Aufbewahrungsboxen von Verbrauchsmaterialen befinden sich Gewichtssensoren, die ständig den Füllstand der Materialien überwachen und bei Unterschreitung einer definierten Mindestmenge eine automatisierte Bestellung an das Zentrallager übermitteln. Dort werden sie dann zu Kommissionierungsaufträgen weiterverarbeitet und im nächsten Distributionszyklus an die Stationen verteilt. Damit entfallen für das Pflegepersonal auf den Stationen Tätigkeiten wie die Sichtung des Lagers, die schriftliche Aufnahme des benötigten Materials, die Eingabe der Bestellanforderung in SAP sowie bei Auslieferung der Ware an die Stationen die Prüfung des Materials gegen den Lieferschein. All diese Funktionen übernimmt das System automatisch.

Die Einführung des neuen Systems auf inzwischen acht Stationen des Kantonsspitals hat signifikante Verbesserungen erzielt. Musste das Pflegepersonal einer Station im alten Prozess rund fünf Stunden pro Woche für die Administration der Materialversorgung aufwenden, so hat sich dieser Aufwand auf eine halbe Stunde bis maximal eine Stunde reduziert, der inzwischen von einem Mitarbeiter der Logistikabteilung übernommen wurde. Zusätzlich zu dem SmartBin System bietet Effilio als weitere Lösung SmartLabel an, bei der die Bestellung per Knopfdruck durch ein elektronisches Etikett ausgelöst wird und damit eine Alternative zur herkömmlichen Scannerlösung darstellt.

Kleinere Lager
Die gewonnene Zeit kommt den Patienten zugute. Und durch die effiziente und fehlerfreie Bewirtschaftung konnte die durchschnittliche Lagermenge der rund 300 verschiedenen Produkte um über 60 Prozent reduziert werden, was wiederum kleinere Lager ermöglichte. Die dadurch auf den Stationen gewonnen Raumkapazitäten konnten als weitere Patientenzimmer genutzt werden und so die Wirtschaftlichkeit des Spitals erhöhen. Der mit den reduzierten Lagermengen einhergehende Rückgang des durchschnittlichen Lagerwerts um ca. 54 Prozent führte zudem zur Reduzierung von gebundenem Kapital. Für Reto Bucher, den Logistikexperten vom Kantonsspital Aarau, sind das nicht die einzigen Vorteile: «Neben den harten Fakten der Verbesserungen sind auch die soften Faktoren nicht zu unterschätzen. Früher hatten die Pflegenden doch immer Fragen im Hinterkopf wie: Reicht das Material noch? Habe ich jetzt bestellt oder nicht? Sind wir etwa schon zu spät dran? All diese Sorgen haben sich erledigt, die Pflege kann sich jetzt voll und ganz auf unsere Patienten konzentrieren.» (HuS)