Kapitel 1: Die Herausforderung der Expansion
Das noble Altersheim Résidence Lumière war bekannt für seinen exzellenten Service und die exquisite Küche, die Küchenchef Maximilian D’Arcy leitete. Seine Menüs wurden von den Bewohnern als Meisterwerke gefeiert, und seine Crew war stolz auf die traditionelle Handwerkskunst, die hinter jedem Gericht steckte. Doch die Leitung der Heimgruppe plante eine Veränderung: Résidence Lumière sollte künftig auch zwei weitere Häuser der Gruppe mitversorgen. Dies erforderte eine konsolidierte Menüplanung, grössere Produktionsmengen und die Einführung effizienterer Koch-, Logistik- und Regenerationsprozesse. Es war klar, dass der Betrieb in seiner bisherigen Form nicht nachhaltig war.
Madame Rousseau, die Geschäftsführerin, erklärte in einer Teamsitzung: «Wir müssen unser Angebot überprüfen, eine Make-or-Buy-Analyse durchführen, die Produktionsprozesse und Techniken modernisieren sowie unsere gesamte Planung weg vom Papier auf IT-gestützte Software umstellen. Das wird uns helfen, die Kosten zu optimieren, unser derzeitiges Defizit zu eliminieren und trotzdem die Qualität weiterhin nachhaltig zu sichern.» D’Arcy, bekannt für seine kompromisslose Haltung, verschränkte die Arme. «Sie wollen unsere Kunst durch industrielle Prozesse ersetzen? Erstens habe ich alle Rezepte im Kopf, und ich werde weder Convenience-Produkte einsetzen noch meine Küche von einer Software steuern lassen.» Die Crew nickte zustimmend. Für sie war klar: Die neuen Vorgaben bedrohten alles, wofür sie standen.
Kapitel 2: Die Ankunft von KIKI
Inmitten des Widerstands wurde KI-KITCHEN eingeführt, ein KI-gestütztes System für Menüplanung und Prozessoptimierung. Die Software, liebevoll «KIKI» genannt, trat mit der freundlichen Stimme einer virtuellen Assistentin auf. «Guten Tag, ich bin KIKI. Ich bin hier, um Ihnen bei der Menüplanung zu helfen, Ressourcen zu optimieren und den Bedürfnissen aller Bewohner gerecht zu werden.» D’Arcy war entsetzt. «Eine Maschine, die mir sagt, was ich kochen soll? Unmöglich! Ich kenne die Vorlieben unserer Bewohner. Eine Software versteht nichts von Geschmack.» KIKI antwortete ruhig: «Ich bin nicht hier, um Ihre Expertise zu ersetzen, Chef D’Arcy, sondern um sie zu unterstützen. Gemeinsam können wir eine konsolidierte Planung entwickeln, die Ihre Kunst bewahrt und gleichzeitig effizienter ist.» Doch D’Arcy und seine Crew ignorierten KIKI und machten weiter wie bisher.
Kapitel 3: Der erste Zusammenstoss
Die Situation eskalierte, als die Leitung eine Makeor-Buy-Analyse anhand der bestehenden Menüpläne durchführte. Für sämtliche Produkte, welche keine oder nur minimale Kochkompetenzen erforderten und beim Kunden keinen Mehrwert generierten, wurden ausgewählte Convenience-Produkte vorgeschlagen und deren mögliche Einsparpotenziale aufgezeigt. Es freute die Crew sehr, als herauskam, dass mit den Einkaufsprodukten nur wenig an den Warenkosten gespart werden konnte, und sie sahen sich schon als «Gewinner».
Im zweiten Schritt wurde nun aufgezeigt, welche Einsparungen im Bereich Produktionszeiten generiert werden, und da trat betroffenes Schweigen in die Runde. Die Crew wusste sehr genau, dass in nächster Zeit zwei Pensionierungen anstehen und diese Stellen nicht ersetzt werden würden. Zudem waren die gesamten Überzeitensaldos schon länger jenseits der kommunizierbaren Grenze. «Fertigprodukte?», schnaubte D’Arcy. «Das wäre ein Verrat an allem, wofür wir stehen! Unsere Bewohner erwarten handgemachte Qualität.» KIKI antwortete höflich, aber bestimmt: «Die Analyse zeigt, dass wir Ressourcen freisetzen können, die für kreative Gerichte genutzt werden sollten. So bleibt Ihre Handschrift im Vordergrund, während Standardaufgaben ausgelagert werden.»
D’Arcy weigerte sich, die Änderungen umzusetzen. Schon wenige Wochen nach dem Start der zusätzlichen Speisen-Lieferungen an die anderen Häuser geriet die gesamte Küche ins Chaos. Die zusätzlichen Anforderungen und die manuellen Anpassungen in der bestehenden Planung sorgten für viel Bürozeit, welche bei der Produktion fehlte. Dies führte bei den Mitarbeitenden zu langen Arbeitsschichten und einem gestressten Team. Erste Burnout-Anzeichen machten sich bemerkbar. Zudem wurden die Kritiken in den anderen Häusern bezüglich der Qualität und Quantität der Portionen immer lauter. Dies war dem Umstand geschuldet, dass D’Arcy die Logistik- und die Regenerationszeiten vor Ort nicht berücksichtigte und damit viele Komponenten massiv an Qualität einbüssten. Obwohl diese Küchen als Kompetenzküchen ausgerichtet waren, zuständig für die zweite Phase im Präzisionskochprozess, die perfekte Regeneration, musste immer wieder vor Ort nachproduziert werden, was mit dem budgetierten Personalbestand zu weiteren Überzeiten führte.
Kapitel 4: Der Wendepunkt
Eines Tages brach das System fast zusammen. Eine verspätete Lieferung und fehlerhafte Menüpläne führten dazu, dass eines der anderen Häuser ohne Abendessen dastand. Ein externer Caterer musste kurzfristig einspringen. Über die Kosten dafür wurde Stillschweigen vereinbart.
«Mit einer Ganzjahresplanung – 4 mal 13 Wochen, also saisonal angepasst für alle Häuser – wäre dies nicht passiert», meldete sich KIKI nun forsch zu Wort und schlug eine Notfall-Lösung vor: «Wir starten das gemeinsame Onboarding und schauen dann, welchen Menüplan ich für die aktuelle Saison zusammenstellen kann. Wir prüfen gemeinsam Woche für Woche und lernen uns dabei besser kennen.» D’Arcy war skeptisch, aber ihm blieb keine Wahl. Der Herbstmenüplan wurde ein Erfolg, und die Bewohner der anderen Häuser waren begeistert. D’Arcy erkannte widerwillig, dass KIKI in der Planung sehr hilfreich und entsprechend effizient war und ihm die Zeit freigeschaufelt hatte, sich wieder in sein Team am Herd einzubringen.
Kapitel 5: Die Annäherung
Nach ersten, holprigen Schritten begann D’Arcy, KIKI ernsthaft zu testen. Gemeinsam entwickelten sie einen konsolidierten Ganzjahres-Menüplan, der die Bedürfnisse aller drei Häuser berücksichtigte. KIKI schlug anhand der Make-or-Buy-Vorgaben Zutaten vor, welche die Arbeitszeiten massiv reduzieren konnten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. «Du bist besser, als ich dachte», gab D’Arcy eines Tages zu. «Aber ich werde trotzdem keine Dosenprodukte verwenden», fügte er mit einem Lächeln hinzu. KIKI lächelte – zumindest klang es so – zurück. «Das müssen Sie nicht. Mein Ziel ist es, Ihre Arbeit zu erleichtern, nicht die Qualität Ihrer Kochergebnisse zu verändern.»
Kapitel 6: Eine neue Küche
Die Küche von Résidence Lumière wurde schliesslich zu einem Modell für Effizienz und Qualität in der gesamten Gruppe. KIKI unterstützte die Planung, während D’Arcy und sein Team sich auf die kreative Umsetzung konzentrierten. Die Make-or-Buy-Analyse hatte gezeigt, welche Arbeiten besser ausgelagert werden konnten, sodass die Crew mehr Zeit für das Wesentliche hatte: den Geschmack. Die Beziehung zwischen D’Arcy und KIKI entwickelte sich zu einer respektvollen Partnerschaft. Beide erkannten, dass Tradition und Innovation Hand in Hand gehen können. Die Geschäftsleitungen aller drei Häuser waren mit den Zwischenbilanzen zufrieden, da die Tendenz klar in die
Richtung der Zielvorgaben zeigte. Zudem stellte sich heraus, dass die beiden Pensionierungen ohne Neueinstellungen von gelernten Köchen durchgeführt werden konnten. Dafür wurde es zwei Lehrlingen ermöglicht, nach den Sommerferien in einer sehr modern geführten Küche zu starten. D’Arcy zeigte bei den Bewerbungsgesprächen mit Stolz «seine» Prozessküche – inklusive KIKI. Am Ende hatten Stolz und Vorurteil Platz gemacht für ein neues Verständnis – und die Bewohner aller drei Häuser genossen weiterhin die beste Küche, die sie sich wünschen konnten.
Frank Forster, Spezialist für Verpflegungsprozesse, berät Grossküchen mit seiner Firma PVO Resulting
