Kein Hexenwerk: Mit ein paar Tricks und Struktur gelingt die Menüplanung. PIXABAY

Angebotsplanung mit Struktur

Publiziert

Mit einem gut durchdachten Menüplan für das ganze Jahr können Zeit und Kosten gespart werden. Wie es geht, erläutert Küchenexperte Frank Forster.

Wie lange benötigen Sie heute für die Ausgestaltung Ihres Menüplans? Die Antworten schwanken zwischen «keine Ahnung» bis «viel zu lange» oder immer öfter «nur 5 Minuten».
Produktionsverantwortliche beziehungsweise Küchenchefs verwenden heute rund 2,5 Stunden pro Woche für die Erstellung eines Wochenmenüplans, obwohl dieser «copy and paste» vom Vorjahr erstellt wird. Quantifiziert auf ein Jahr bedeutet dies rund 6000 Franken Aufwand ohne Berücksichtigung der vor- und nachgelagerten Meetings mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen.
Ein strukturierter Aufbau einer Jahresmenüplanung bietet hier massives Einsparpotenzial. Nicht nur im Bezug auf die Zeit für die Planung, sondern insbesondere auch, wenn es um Kosteneffizienz in der Produktion geht. Natürlich nur für jene, welche sich – oder den Küchenchef – fragen, warum die Food-Kosten schon wieder um 15 Prozent gestiegen sind.
Auf die richtigen Touchpoints kommt es an. Diese werden in einem strukturierten Menüplanungsprozess Schritt für Schritt gemeinsam erarbeitet. Hier ein Beispiel aus der Praxis, an welchem abzulesen ist, wo die meisten Wertschöpfungspotenziale schlummern.
Ziel ist es, dass die Menüplanung in den Folgejahren mit wenigen Anpassungen und Ergänzungen kopiert und damit eine enorme Zeitersparnis generiert werden kann. Nachrechnen lohnt sich. Dieser einmalige Projektaufwand, im aktuellen Fall rund zwei Monate, ist eine sehr gut investierte Zeit.

Der Ganzjahresmenüplan – Part 1
Die Angebotsplanung
In einem zweistufigen Workshop werden sämtliche, im Verpflegungsprozess eingebundenen, Mitarbeitende zum Kick-off-Workshop eingeladen. Ziel ist es, sämtliche Inputs zum «vermeintlich» optimalen Angebot abzuholen. Der Austausch wird moderiert und hat viel «kritisches» Potenzial.
Die Anforderungen der Ernährungsberatung matchen mit denen der Küchenverantwortlichen erst im zweiten oder dritten Anlauf. Die Stationsverantwortlichen wünschen sich da und dort mehr Auswahl, das Angebot für die Mitarbeitenden muss abwechslungsreicher sein, und für die externe Belieferung von Kitas muss sowieso ganz anders gekocht werden.
Im zweiten Schritt, ebenfalls als Workshop gestaltet, wird das «Angebotskonzentrat» mit ein paar Beispielen präsentiert. Ziel ist es, das gemeinsame Commitment aller Beteiligten abzuholen, zu visualisieren und zu protokollieren. Dies gewährleistet nachfolgend die Auftragsklarheit und vermeidet zukünftige «Das habe ich schon 100 Mal gesagt, aber …»-Phrasen.
Als Ergebnis sollte nach dem Workshop folgendes vorliegen:
❱ Das zukünftige Angebot ist definiert und wird von allen am Verpflegungsprozess beteiligten getragen.
❱ Die verantwortlichen Personen für die nächsten Schritte sind ausgewählt.
❱ Interne Kommunikationstasks (Milestones) sind definiert.

Das «Gattungsraster» definiert den Zaster
Das auf vier Wochen aufgebaute Raster gibt die Antwort auf die Frage, wie oft pro Woche in jeder definierten Menülinie Rind, Schwein, Kalb, Poulet, Fisch oder Meeresfrüchte, vegetarische und vegane Gerichte etc. geplant wird. Dass dies eine hohe betriebswirtschaftliche Relevanz hat, wird den Verantwortlichen vor Ort spätestens jetzt klar. Zudem zeigt die Planung auf, welche Gesamtmengen pro Gattung und pro Jahr ungefähr benötigt werden – ein nicht zu unterschätzendes Kriterium bei zukünftigen Lieferantenverhandlungen. Die Erarbeitung dieser Rasterung benötigt rund einen Tag mit den Küchen- und den Einkaufsverantwortlichen.
In einem nächsten Schritt wird dieses Raster auf 52 Wochen gespiegelt und der damit verbundene Rezepturbedarf ermittelt.

Interpolieren, rezeptieren, transpirieren
Die Auswertung des Rezepturbedarfs ergibt zum Beispiel in der vegetarischen Linie – rein rechnerisch – 365 Rezepte. Hiltl und Tibits lassen grüssen.
Wie oft pro Jahr soll es nun etwa Riz Casimir geben? Dies wird mittels Wiederholungsfrequenz pro Komponentengattung definiert. Im aktuellen Beispiel wurden 12 Wochen «Menübasisplanung» mit 4 Wiederholungen definiert. Dies bedeutet, dass in Planwoche 13 die Woche 1 wiederholt wird. Berücksichtigt man noch die saisonalen Einflüsse, ist damit eine spannende Abwechslung über das ganze Jahr gewährleistet.
Aufgabe der Produktionsverantwortlichen ist es jetzt, die entsprechenden Mengen an Rezepten zur Verfügung zu stellen, und zwar gegliedert in die Klassen Suppen, Fleisch mit den Subgruppen Braten, Schnitzel, Ragout, Geschnetzeltes, Gehacktes, Brät oder anderes (Innereien), Fisch und Meeresfrüchte, vegetarische und vegane Gerichte und Desserts.
In Workshops werden diese entsprechend den jeweiligen Gattungsraster zugeordnet und mit Gemüse- und Stärkebeilagen ergänzt.
Für diese Arbeit mit den Produktionsverantwortlichen werden 5 Tage vor Ort budgetiert.

Rezepturverifizierung
Sämtliche Rezepturen werden im Team gesichtet und auf institutionsspezifische Kriterien (z. B. kein Alkohol etc.) überprüft und entsprechend angepasst.

Ganzjahresmenüplan, Variante 1
Die 12 Wochen werden auf 1 Jahr übertragen. Dazu kommen 4 bis 5 Spezialitätenwochen wie z. B. Spargel- und Kürbiszeit, Wild- und Metzgerwochen etc., welche separat erfasst werden und bei Bedarf in die Planung integriert werden. Der Output der Variante 1 erfolgt als Excel-Sheet in Papierform.

Software – Nie ohne IT – Part 2
Rezepturerfassung
Die Ganzjahresplanung mit den entsprechenden Gerichten und den jeweiligen Rezepturen stehen – und jetzt? Rezept für Rezept abarbeiten und in die passende Software entsprechend einpflegen. Im aktuellen Projekt arbeiten wir mit der Software von Optisoft – Paulis Kitchen Solution. Um den Aufbau der Datenbank zu beschleunigen, haben wir die Aufgabe der Rezepturerfassung für rund 80 Prozent der Gerichte übernommen, was den Betrieb eine Zeitersparnis von 5 bis 6 Monaten bringt. Die restlichen 20 Prozent dienen den Prozessverantwortlichen als Schulungsbeispiele und Training der Datenpflege.

Lieferantenverknüpfung
Ein nicht zu unterschätzender Aufwand ist die Verknüpfung der im Rezept verwendeten Produkte mit den jeweiligen Lieferanten. Ist die Aufgabe jedoch einmal erledigt, können Wochenbestellungen etc. auf Knopfdruck generiert werden. Auch die Pflege der Produktliste ist durch die integrierten Schnittstellen leicht zu handeln.

Menüplan erstellen
Die abschliessende Arbeit besteht aus der Übertragung des Menüplans von der Excel-Liste in die entsprechende Software. Es folgen mehrere Testläufe bezüglich der betriebsnotwendigen Input- und Outputpapiere, Verifizierungen der Bestellabläufe, insbesondere der automatisch generierten Bestellmengen. Nach der Pilotphase und den finalisierten Fine-tunings steht jetzt dem Roll-out nichts mehr im Wege.

❱ Der gesamte Menüplanungsprozess wird von der PVO Resulting als Dienstleistungspaket angeboten. www.resulting.swiss. Kontakt: frank.forster@resulting.swiss

EVENTS

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

GS1 Excellence Days

Informieren – Inspirieren – Vernetzen

Datum: 13. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Interlaken (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Hey!Circle

Heyde gibt Wissen weiter

Datum: 26. September 2024

Ort: Zürich (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. Oktober 2024

Ort: Bern (CH)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2024

Ort: Düsseldorf (D)

St. Galler Demenz-Kongress

«Dementia Care im Wandel der Zeit – Weiterdenken erwünscht?»

Datum: 13. November 2024

Ort: St.Gallen (CH)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Zürich (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

Heimtextil

Weltweit führende Fachmesse für Wohn- und Objekttextilien

Datum: 14.-17. Januar 2025

Ort: Frankfurt am Main (D)

Empack Schweiz

The Future of Packaging Technology

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

LOGISTICS & AUTOMATION

Schweizer Fachmesse für Logistik und Transport

Datum: 22.-23. Januar 2025

Ort: Zürich (CH)

Pro Sweets Cologne

Internationale Zulieferer der Snack- und Süsswarenbranche

Datum: 02.-05. Februar 2025

Ort: Köln (D)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

LOPEC

International führende Fachmesse mit Kongress für Gedruckte Elektronik

Datum: 25.-27. Februar 2025

Ort: München (D)

LogiMat

Internationale Fachmesse für Intralogistik

Datum: 11.-13. März 2025

Ort: Stuttgart (D)

INTERNORGA

Leitmesse für den Ausser-Haus-Markt

Datum: 14.-18. März 2025

Ort: Hamburg (D)

Additive Manufacturing Forum

Die Entscheider- und Expertenkonferenz bringt das gesamte Wertschöpfungssystem rund um die additive Fertigung zusammen.

Datum: 17.-18. März 2025

Ort: Berlin (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

HR Festival Europe

Fachmesse für HRM, trainings to business und Corporate Health

Datum: 25.-26. März 2025

Ort: Zürich (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 31.März.-04. April 2025

Ort: Hannover (D)

FutureHealth Basel

Accelerating the healthcare system

Datum: 7. April 2025

Ort: Basel (CH)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Nürnberg (D)

DMEA

Connecting Digital Health

Datum: 08.-10. April 2025

Ort: Berlin (D)

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 10. April 2025

Ort: Luzern (CH)

Schoggifestival

Das Schoggifestival geht in die dritte Runde!

Datum: 12.-13. April 2025

Ort: Zürich (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 06.-09. Mai 2025

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 07.-08. Mai 2025

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 13. Mai 2025

Ort: St. Gallen (CH)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 09.-10. September 2025

Ort: Luzern (CH)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 16.-18. September 2025

Ort: Basel (CH)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23.-25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26.-27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

aqua pro

B2B-Plattform in der Schweiz für Fachkräfte des globalen Wasserkreislaufs

Datum: 04.-06. Februar 2026

Ort: Bulle (CH)

analytica

Weltleitmesse für Labortechnik, Analytik, Biotechnologie und analytica conference

Datum: 24.-27. März 2026

Ort: München (D)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Anuga FoodTec

Internationale Zuliefermesse für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Datum: 23.-26. März 2027

Ort: Köln (D)

Bezugsquellenverzeichnis