Wie lange benötigen Sie heute für die Ausgestaltung Ihres Menüplans? Die Antworten schwanken zwischen «keine Ahnung» bis «viel zu lange» oder immer öfter «nur 5 Minuten».
Produktionsverantwortliche beziehungsweise Küchenchefs verwenden heute rund 2,5 Stunden pro Woche für die Erstellung eines Wochenmenüplans, obwohl dieser «copy and paste» vom Vorjahr erstellt wird. Quantifiziert auf ein Jahr bedeutet dies rund 6000 Franken Aufwand ohne Berücksichtigung der vor- und nachgelagerten Meetings mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen.
Ein strukturierter Aufbau einer Jahresmenüplanung bietet hier massives Einsparpotenzial. Nicht nur im Bezug auf die Zeit für die Planung, sondern insbesondere auch, wenn es um Kosteneffizienz in der Produktion geht. Natürlich nur für jene, welche sich – oder den Küchenchef – fragen, warum die Food-Kosten schon wieder um 15 Prozent gestiegen sind.
Auf die richtigen Touchpoints kommt es an. Diese werden in einem strukturierten Menüplanungsprozess Schritt für Schritt gemeinsam erarbeitet. Hier ein Beispiel aus der Praxis, an welchem abzulesen ist, wo die meisten Wertschöpfungspotenziale schlummern.
Ziel ist es, dass die Menüplanung in den Folgejahren mit wenigen Anpassungen und Ergänzungen kopiert und damit eine enorme Zeitersparnis generiert werden kann. Nachrechnen lohnt sich. Dieser einmalige Projektaufwand, im aktuellen Fall rund zwei Monate, ist eine sehr gut investierte Zeit.
Der Ganzjahresmenüplan – Part 1
Die Angebotsplanung
In einem zweistufigen Workshop werden sämtliche, im Verpflegungsprozess eingebundenen, Mitarbeitende zum Kick-off-Workshop eingeladen. Ziel ist es, sämtliche Inputs zum «vermeintlich» optimalen Angebot abzuholen. Der Austausch wird moderiert und hat viel «kritisches» Potenzial.
Die Anforderungen der Ernährungsberatung matchen mit denen der Küchenverantwortlichen erst im zweiten oder dritten Anlauf. Die Stationsverantwortlichen wünschen sich da und dort mehr Auswahl, das Angebot für die Mitarbeitenden muss abwechslungsreicher sein, und für die externe Belieferung von Kitas muss sowieso ganz anders gekocht werden.
Im zweiten Schritt, ebenfalls als Workshop gestaltet, wird das «Angebotskonzentrat» mit ein paar Beispielen präsentiert. Ziel ist es, das gemeinsame Commitment aller Beteiligten abzuholen, zu visualisieren und zu protokollieren. Dies gewährleistet nachfolgend die Auftragsklarheit und vermeidet zukünftige «Das habe ich schon 100 Mal gesagt, aber …»-Phrasen.
Als Ergebnis sollte nach dem Workshop folgendes vorliegen:
❱ Das zukünftige Angebot ist definiert und wird von allen am Verpflegungsprozess beteiligten getragen.
❱ Die verantwortlichen Personen für die nächsten Schritte sind ausgewählt.
❱ Interne Kommunikationstasks (Milestones) sind definiert.
Das «Gattungsraster» definiert den Zaster
Das auf vier Wochen aufgebaute Raster gibt die Antwort auf die Frage, wie oft pro Woche in jeder definierten Menülinie Rind, Schwein, Kalb, Poulet, Fisch oder Meeresfrüchte, vegetarische und vegane Gerichte etc. geplant wird. Dass dies eine hohe betriebswirtschaftliche Relevanz hat, wird den Verantwortlichen vor Ort spätestens jetzt klar. Zudem zeigt die Planung auf, welche Gesamtmengen pro Gattung und pro Jahr ungefähr benötigt werden – ein nicht zu unterschätzendes Kriterium bei zukünftigen Lieferantenverhandlungen. Die Erarbeitung dieser Rasterung benötigt rund einen Tag mit den Küchen- und den Einkaufsverantwortlichen.
In einem nächsten Schritt wird dieses Raster auf 52 Wochen gespiegelt und der damit verbundene Rezepturbedarf ermittelt.
Interpolieren, rezeptieren, transpirieren
Die Auswertung des Rezepturbedarfs ergibt zum Beispiel in der vegetarischen Linie – rein rechnerisch – 365 Rezepte. Hiltl und Tibits lassen grüssen.
Wie oft pro Jahr soll es nun etwa Riz Casimir geben? Dies wird mittels Wiederholungsfrequenz pro Komponentengattung definiert. Im aktuellen Beispiel wurden 12 Wochen «Menübasisplanung» mit 4 Wiederholungen definiert. Dies bedeutet, dass in Planwoche 13 die Woche 1 wiederholt wird. Berücksichtigt man noch die saisonalen Einflüsse, ist damit eine spannende Abwechslung über das ganze Jahr gewährleistet.
Aufgabe der Produktionsverantwortlichen ist es jetzt, die entsprechenden Mengen an Rezepten zur Verfügung zu stellen, und zwar gegliedert in die Klassen Suppen, Fleisch mit den Subgruppen Braten, Schnitzel, Ragout, Geschnetzeltes, Gehacktes, Brät oder anderes (Innereien), Fisch und Meeresfrüchte, vegetarische und vegane Gerichte und Desserts.
In Workshops werden diese entsprechend den jeweiligen Gattungsraster zugeordnet und mit Gemüse- und Stärkebeilagen ergänzt.
Für diese Arbeit mit den Produktionsverantwortlichen werden 5 Tage vor Ort budgetiert.
Rezepturverifizierung
Sämtliche Rezepturen werden im Team gesichtet und auf institutionsspezifische Kriterien (z. B. kein Alkohol etc.) überprüft und entsprechend angepasst.
Ganzjahresmenüplan, Variante 1
Die 12 Wochen werden auf 1 Jahr übertragen. Dazu kommen 4 bis 5 Spezialitätenwochen wie z. B. Spargel- und Kürbiszeit, Wild- und Metzgerwochen etc., welche separat erfasst werden und bei Bedarf in die Planung integriert werden. Der Output der Variante 1 erfolgt als Excel-Sheet in Papierform.
Software – Nie ohne IT – Part 2
Rezepturerfassung
Die Ganzjahresplanung mit den entsprechenden Gerichten und den jeweiligen Rezepturen stehen – und jetzt? Rezept für Rezept abarbeiten und in die passende Software entsprechend einpflegen. Im aktuellen Projekt arbeiten wir mit der Software von Optisoft – Paulis Kitchen Solution. Um den Aufbau der Datenbank zu beschleunigen, haben wir die Aufgabe der Rezepturerfassung für rund 80 Prozent der Gerichte übernommen, was den Betrieb eine Zeitersparnis von 5 bis 6 Monaten bringt. Die restlichen 20 Prozent dienen den Prozessverantwortlichen als Schulungsbeispiele und Training der Datenpflege.
Lieferantenverknüpfung
Ein nicht zu unterschätzender Aufwand ist die Verknüpfung der im Rezept verwendeten Produkte mit den jeweiligen Lieferanten. Ist die Aufgabe jedoch einmal erledigt, können Wochenbestellungen etc. auf Knopfdruck generiert werden. Auch die Pflege der Produktliste ist durch die integrierten Schnittstellen leicht zu handeln.
Menüplan erstellen
Die abschliessende Arbeit besteht aus der Übertragung des Menüplans von der Excel-Liste in die entsprechende Software. Es folgen mehrere Testläufe bezüglich der betriebsnotwendigen Input- und Outputpapiere, Verifizierungen der Bestellabläufe, insbesondere der automatisch generierten Bestellmengen. Nach der Pilotphase und den finalisierten Fine-tunings steht jetzt dem Roll-out nichts mehr im Wege.
❱ Der gesamte Menüplanungsprozess wird von der PVO Resulting als Dienstleistungspaket angeboten. www.resulting.swiss. Kontakt: frank.forster@resulting.swiss
