«Der Teufel steckt im Detail» heisst es häufig, wenn spezielle Teile einer Tätigkeit Probleme verursachen. In der Warenbeschaffung von Alters- und Pflegeheimen und von kleinen oder mittelgrossen Spitälern trifft das besonders zu. Der hohe Kostendruck in Kombination mit einer dünnen Personaldecke macht die Beschaffung zu einer Herkulesaufgabe für diese Institutionen. Zumal sie nicht wie viele grosse Spitäler auf eine Beschaffungsabteilung mit ausgefeilten Industrielösungen zurückgreifen können. Abhilfe bei diesem Dilemma bietet die kürzlich lancierte Applikation «Hartmann easy» der IVF Hartmann AG. Das Unternehmen ist führend in der Herstellung medizinischer Verbrauchsgüter und schweizweit bekannt für Produkte wie DermaPlast-Pflaster oder Sterillium-Desinfektionsmittel.

Das Detail: Der Teilprozess
«Eine Studie in Zusammenarbeit mit der FHS St. Gallen zeigt, wie hoch die Kosten der Materialbewirtschaftung bei nicht optimierten Prozessen sein können. Mit einem Anteil von 61 Prozent sind die Prozesskosten für medizinische Verbrauchsgüter bei uns 1,6-mal so hoch wie der eingekaufte Warenwert», erklärt Christoph Künzli, Geschäftsführer der gemeinnützigen Stiftung RaJoVita aus Rapperswil-Jona. Für die Studie wurden Interviews mit Mitarbeitenden aus Pflegeeinrichtungen und der Spitex durchgeführt und sämtliche Teilprozesse der Beschaffung analysiert. Die hohen Prozesskosten entstehen durch viele, zeitlich häufig zerrissene Teilprozesse an Bildschirm und Telefon, im Lager und auf der Station. Lieferanten wollen gesucht, gefunden, in der Materialwirtschaft erfasst und gepflegt werden. Bestellprozesse laufen einzeln ab, Rechnungen treffen gestaffelt ein, ebenso Warenlieferungen, die wiederum eingeräumt und später auf die Stationen verteilt werden müssen. «Unsere Kunden möchten nicht bei der Pflege oder der Qualität der Produkte sparen, sondern den Hebel bei den Beschaffungskosten und den damit verbundenen zeitlichen Aufwand ansetzen. Deshalb sehen wir es als unsere Aufgabe an, dass wir unsere Kunden nicht nur mit guten Produkten ausrüsten, sondern sie auch in der Beschaffung dieser Produkte unterstützen», erläutert Edward Mulder, Leiter Digitalisierung bei IVF Hartmann. Die kostenlose Prozessberatung ist dabei der erste Schritt.

Alles easy
Letztes Jahr wurde die digitale Beschaffungsplattform «Hartmann easy» eingeführt. Die kostenlos verfügbare Dienstleistung ist eine webbasierte Applikation, die jegliche Beschaffungsprozesse zentralisiert und optimiert. Damit kommt ein für die Branche disruptives Geschäftsmodell zum Einsatz. Bisher nämlich blieb Alters- und Pflegeheimen sowie kleinen bis mittelgrossen Spitälern der Zugriff auf professionalisierte Beschaffungsplattformen verwehrt. «Grosse Krankenhäuser hierzulande haben SAP-basierte Industrielösungen für die Beschaffungsprozesse zur Verfügung, die von eigenen Abteilungen gesteuert werden», sagt Edward Mulder. «Solche Lösungen kommen für kleinere Institutionen schlicht nicht infrage, weil sie zu teuer und zu komplex sind, unsere Lösung ist hingegen wirklich easy.» Die im Web abrufbare Applikation ist zugeschnitten auf die Bedürfnisse oben genannter Pflegeinstitutionen. Die Einstellungen sind nur so ausgebaut wie nötig und dabei so wenig komplex wie möglich. Dabei stehen den Kunden über das Tool rund 95 Prozent des lieferbaren Pflegematerials zur Verfügung. «Dank unserem Partner Puras AG können wir unseren Kunden fast alles aus dem Bereich Verbrauchsmaterial für Alters- und Pflegeheime aus einer Hand anbieten», erläutert Mulder. Dabei kommt der Purchase-to-pay-Prozess aus einer Hand. Das bedeutet, dass sämtliche Lieferanten, Bestellprozesse, Liefermaterialien, Anlieferungszeiten und Rechnungen zentral koordiniert und zusammengefasst sind. Wo früher zeitintensive Parallelprozesse liefen, beschränkt sich das Tool auf einen einzigen Prozess mit ebensolcher Monatsrechnung. Das Personal wird dadurch entlastet, die Prozesskosten sinken um bis zu 50 Prozent. Damit setzt «Hartmann easy» nicht nur einen neuen Standard im Beschaffungsprozess, sondern auch im vielfältigen Produktangebot für Pflegeinstitutionen.