«Wir planen und testen heute die Prozesse von morgen»


Wird am USZ gebaut, sind sämtliche FM-Funktionen der zukünftigen Anlage bereits definiert: Planungs- und baubegleitendes Facility Management (pbFM) beginnt bereits ab der strategischen Planung des Bauvorhabens. Susanna Caravatti-Felchlin spricht über die zukünftigen Prozesse und Technologien, die sie als pbFM-Leiterin vorauszusehen, zu planen und zu koordinieren hat – in stetem Kontakt mit den Verantwortlichen des Kerngeschäfts und mit viel Überzeugungskraft.


Interview: Erika Schumacher

Was bringt planungs- und baubegleitendes Facility Management im Spital?
Susanna Caravatti-Felchlin: Kurz gesagt: eine bessere Wirtschaftlichkeit und eine höhere Nutzungsqualität. Das pbFM hat zum Ziel, die FM-Dienstleistungen und die Bewirtschaftung eines zukünftigen Bauvorhabens zu planen, die Lebenszykluskosten des Gebäudes zu optimieren und – nicht zuletzt – ein strukturiertes Informations- und Datenmanagement zu schaffen. Das pbFM ist also ausgesprochen zukunftsorientiert. Wichtig ist, dass das pbFM – beziehungsweise die «FM-gerechte Bauplanung und Realisierung», wie sie von der SIA in der Empfehlung SIA 113 bezeichnet wird, bereits ab der strategischen Planung eines Bauvorhabens einbezogen wird, damit die nötigen Massnahmen rechtzeitig einfliessen können.

Am USZ wird ständig irgendwo gebaut. Seit wann mit pbFMUnterstützung?
Susanna Caravatti-Felchlin: Bei der Planung unseres künftigen Standorts USZ Flughafen im Gebäudekomplex «The Circle» am Flughafen Zürich ist das pbFM seit der Vorprojektphase dabei. Derzeit ist das Vorhaben in der Ausführungsphase, also im Bau, und wir planen und testen bereits heute die Prozesse von morgen. Bei der baulichen Gesamterneuerung des USZ ist das pbFM seit Beginn, also ab der strategischen Planung, integriert. Sämtliche FM-Funktionen der zukünftigen Anlage sind bereits im Pflichtenheft für die erste Wettbewerbsstufe definiert – also bevor wir überhaupt wissen, wie das Gebäude dereinst aussehen wird. Bei grösseren Sanierungen im baulichen Bestand hingegen stossen wir als pbFM meist erst in der Projektierungsphase dazu. Bauliche und betriebliche Gegebenheiten setzen hier gewisse Grenzen. Die drei Unterstützungsbereiche unterscheiden sich also in den aktuellen Tätigkeiten. Strategie, Ziele und Philosophie sind jedoch für das pbFM im USZ einheitlich.


Welche Voraussetzungen braucht es, damit ein pbFM am Spital möglich ist?
Susanna Caravatti-Felchlin: Damit ich als Leiterin des pbFM im USZ auf Bauvorhaben einwirken kann, bin ich auf die Zusammenarbeit mit dem Kerngeschäft und der Direktion Immobilien angewiesen. Grundvoraussetzung ist also, dass das Management, beziehungsweise der Auftraggeber oder der Bauherr von der Wirkung eines pbFM überzeugt sind und es unterstützen. Am USZ ist dies der Fall, so dass wir vor rund zweieinhalb Jahren starten konnten. Aktuell sind wir noch in der Aufbauphase. Wir entwickeln Hilfsmittel und standardisieren die Prozesse, die für ein etabliertes pbFM nötig sind. Die standardisierten Prozesse führen wir in den verschiedenen Bauphasen ein. Das FM in einem Spital ist thematisch enorm breit gefächert, entsprechend müssen für jeden FM-Fachbereich die zukünftigen Konzepte in Abstimmung mit der geplanten Entwicklung des Kerngeschäfts erarbeitet werden. Unverzichtbar dabei ist eine gute Vernetzung über das Spital hinaus.

Wie knüpfen Sie Ihr Netz?

Susanna Caravatti-Felchlin: In der Schweiz pflege ich den direkten Austausch mit Kolleginnen und Kollegen in anderen Spitälern sowie mit FM-Verantwortlichen und Partnerorganisationen aus anderen Branchen. Über die Schweiz hinaus bietet etwa die International Facility Management Association (IFMA) zahlreiche Networking-Gelegenheiten. Inspirierend ist auch der Austausch mit Spitälern im Ausland, etwa in Skandinavien, den Niederlanden, Deutschland oder Spanien. Innovative FMLösungen habe ich vor allem in norwegischen und holländischen Spitälern angetroffen. Sehr hilfreich sind die Treffen des Europäischen Facility Management Network (EuroFM). Dreimal im Jahr erörtern über 400 FM-Verantwortliche Themen zu FM-Bildung, -Forschung und -Praxis.


Welche Fachbereiche deckt das pbFM am USZ ab?
Susanna Caravatti-Felchlin: Bei unseren Bauprojekten sind wir in sämtlichen Bereichen der Direktion Betrieb involviert, das heisst also in Supply Chain, Hospitality und Immobilien-Management. Beispielsweise befassen wir uns in der Logistik mit den Warentransporten, der Patientenbegleitung, den Labor- und Bluttransporten und in der Security mit Arbeitssicherheit, Sicherheit auf dem Areal und dem Abfallmanagement. Weitere Beispiele sind in der Hotellerie das Umkleiden und die Patientenhotellerie und in der Gastronomie die Verpflegung für Patienten und Mitarbeitende. Als pbFM-Leiterin informiere ich mich über alle laufenden und anstehenden Bauprojekte und koordiniere die Vertretung des FM in den Projekten. Damit wir den FM-Kunden, also den Verantwortlichen des Kerngeschäfts, nach der Sanierung beziehungsweise mit dem Bezug des Neubaus entsprechend effiziente Dienstleistungen anbieten können, ist es wichtig, dass wir die Strategie und geplanten Veränderungen in ihren Bereichen kennen.

Ein Beispiel?

Susanna Caravatti-Felchlin: In einer Planungssitzung wird diskutiert: Wie organisieren wir den Transport der Laborproben im Neubau? Eine betroffene Abteilung meldet ihre Bedürfnisse an. Ich nehme die Anforderungen auf und stelle gezielte Fragen: Woher und wie bezieht Ihre Abteilung die Laborproben? Mit wem arbeiten Sie zusammen, welche anderen Abteilungen oder Stellen sind involviert? Welche Anforderungen müssen Sie in Zukunft erfüllen? So erkenne ich, welche spezifische Dienstleistung die Abteilung zukünftig braucht, welche Abhängigkeiten bestehen und kann dementsprechend die neuen Prozesse und Anforderungen an den Bau zusammenstellen. Heute wird am USZ ein grosser Teil der Laborproben von einem Läufer in einer Abteilung abgeholt und in eine andere gebracht. Für den Neubau kann ich mir zwei Lösungen vorstellen: Sender und Empfänger von Laborproben liegen nahe beieinander, der Läufer entfällt. Oder aber: Sender und Empfänger sind mit der Rohrpost verbunden, welche für den Transport von Laborproben ausgerüstet ist. Ein anderes Beispiel ist die Bettenaufbereitung: Heute wird jedes schmutzige Bett in eine Bettenzentrale transportiert, dort gereinigt und aufbereitet und anschliessend ins Zimmer zurückgebracht. Im USZ-Neubau wird es nur noch Einbettzimmer geben. Damit besteht die Möglichkeit, das Bett im Zimmer aufzubereiten, da keine Mitpatienten mehr gestört werden. Das ist wirtschaftlicher: Wir können den Weg in die Bettenzentrale sparen, brauchen kein Personal für den Transport des Bettes, belasten keinen Lift und benötigen keine Bettenzentralen mehr. Eine wichtige Voraussetzung für die Personalplanung der Aufbereitung vor Ort ist ein effektives Bettenmanagementtool, das heisst wir müssen die ICTVerantwortlichen frühzeitig ins Boot nehmen.


Was sind Ihre grössten Herausforderungen?
Susanna Caravatti-Felchlin: Die Verantwortlichen im FM, aber auch das Kerngeschäft für innovative, zukunftsgerichtete FM-Lösungen zu gewinnen! In einer frühen Planungsphase zeigen sie sich dafür sehr offen. Sobald die Planung konkreter wird, sind komplett neue oder veränderte Prozesse schwieriger abzustimmen. Mitarbeitende aus dem Tagesgeschäft möchten beibehalten, was sie kennen beziehungsweise was sich über Jahre bewährt hat. Oft heisst es dann: Der neue Prozess kann so nicht funktionieren, diese neue Technologie ist noch nicht erprobt... Es ist auch für uns im pbFM sehr anspruchsvoll, alle geplanten Veränderungen auf dem Radar zu haben und die Prozesse und Anforderungen den relevanten Aspekten entsprechend für das Bauprojekt zusammenzustellen und zu formulieren.


Welche Technologien stossen auf Widerstand?
Susanna Caravatti-Felchlin: Etwa das automatisierte Warentransportsystem mit Robotern. Ein solcher Roboter war im Sommer 2015 versuchsweise für zwei USZAbteilungen unterwegs. Er brachte medizinisches und nichtmedizinisches Verbrauchsmaterial sowie Arzneimittel bis in die Materialräume. Das hat, abgesehen von entwicklungstechnischen Verbesserungen am Roboter, sehr gut funktioniert. Dennoch gab es kritische Stimmen: ein automatisiertes Warentransportsystem können wir uns nicht vorstellen, wie kann das mit einem Roboter funktionieren? Die Prozesse sind zu komplex. Da gilt es für uns im pbFM, viel Überzeugungsarbeit zu leisten und beharrlich zu bleiben. Denn wir bauen das neue USZ für 30 und mehr Jahre und beziehen eine erste Etappe in rund neun Jahren – in diesem Zeitraum werden sich die Fertigkeit und Leistungsfähigkeit von Robotern bedeutend weiterentwickeln und vielerorts im Einsatz sein. Die Flexibilität der Gebäude muss also schon heute darauf vorbereitet werden.

Wie argumentieren Sie?

Susanna Caravatti-Felchlin: Ich überzeuge die Fachbereiche von guten Lösungen, indem ich versuche, ihnen die Vorteile darzustellen. Die Herausforderung liegt darin, die zukünftigen Betriebsprozesse und Optimierungen aufzeigen zu können, idealerweise mit einer Simulation. Damit lässt sich kalkulieren, was eine neue Lösung tatsächlich bringt. Dazu benötigen wir die Volumen, Frequenzen, Anzahl Beteiligte und so weiter. Wir benötigen also Daten und entsprechende Kennzahlen für zukünftige FM-Lösungen, auf die wir rasch zugreifen können und die transparent und gut nachvollziehbar sind.

Wie kommen Sie zu diesen Kennzahlen?

Susanna Caravatti-Felchlin: Indem wir sie selber erarbeiten! Dafür haben wir ein separates Projekt gestartet, wo wir die Daten basierend auf einheitlichen Datenquellen aus dem Kerngeschäft – z.B. Patienten- und Mitarbeiterzahlen – strukturiert auf einem einheitlichen Datenblatt für jeden FM-Fachbereich zusammenstellen. Dabei stützen wir uns auf die Standards in der Branche ab. Entsprechende Projekte laufen im Verband IFMA Schweiz. Das bekannte ProLeMo – Prozess-/Leistungsmodell im Facility Management – soll erweitert und auf die europäische FM-Norm SN EN 15221 abgestimmt werden.

Unterstützt der Verband weitere pbFM-Anliegen?
Susanna Caravatti-Felchlin: Ein Meilenstein der Verbandsaktivitäten ist der Praxisleitfaden zur SIA-Empfehlung «FMgerechte Bauplanung und Realisierung», den die IFMA Schweiz zusammen mit 26 Projektpartnern erarbeitet und 2010 herausgegeben hat. Er unterstützt die Bauherrschaften bei der Bestellung der pbFM-Leistungen und gibt den Leistungserbringern konkrete Anleitungen, Hilfsmittel und Beispiele, wie die Aufgaben in der Praxis umgesetzt werden können. Zu den Schwerpunktthemen des Verbands gehört neu auch die Digitalisierung im FM. Zur Unterstützung der Methode BIM – Building Information Modeling – wurde ein «Positionspapier FM und BIM» erstellt. Damit wollen wir BIM den Facility Managern näherbringen, denn gerade für das FM bietet die digitale Unterstützung des Planungs- und Bauprozesses grosse Vorteile.

Was zeichnet BIM als geeignete Methode für das FM aus?
Susanna Caravatti-Felchlin: BIM ermöglicht Simulationen und ist gleichzeitig die Basis für die digitale Modellierung des Gebäudes. So können wir unsere Betriebsprozesse im digitalen Gebäudemodell abbilden und überprüfen. Es wird aber auch viel einfacher, unsere Anforderungen und Vorgaben in den digitalen Bauplänen zu überprüfen. Damit gewinnen wir Zeit, um bei auftretenden Problemen gemeinsam gute Lösungen zu finden.

Der Einsatz von BIM, wie ich es mir für das FM im USZ vorstelle, muss noch realisiert werden. Da können wir von anderen Spitälern lernen, die BIM bereits teilweise einsetzen. Hier leistet die Vernetzung gute Dienste: FM-Verantwortliche besuchen sich gegenseitig, machen sich ein Bild von den unterschiedlichen BIM-Einsätzen, tauschen sich aus und lassen sich inspirieren. Indem die einen von den anderen profitieren, kann sich BIM weiterentwickeln, um schliesslich für das FM Marktreife in der Schweiz zu erlangen.

Sie sind Präsidentin der IFMA Schweiz. Wie engagieren Sie sich?
Susanna Caravatti-Felchlin: Der Nutzen von FM wird bislang auf strategischer Ebene ungenügend wahrgenommen, deshalb müssen wir den Stellenwert des FM steigern und am Markt aktiv auftreten: Die Unternehmungen sollen sich bewusstwerden, dass sie auf qualifizierte Facility Manager angewiesen sind, die nicht nur zukunftsorientierte, der Strategie entsprechende Prozesse entwickeln und Lösungen aufzeigen, sondern das FM über alle Fachbereiche koordiniert strategisch, taktisch und operativ führen.

Ein persönliches Anliegen für die Zukunft der FM-Branche?
Susanna Caravatti-Felchlin: Leider wird im FM noch zu wenig geforscht. Das Institut für Facility Management (IFM) der ZHAW baut seit einigen Jahren die Forschung im FM auf. Es ist an uns, den FM-Verantwortlichen in der Praxis, diese Forschung zu unterstützen und mit den Forschern des IFM vermehrt zusammenzuarbeiten. Das wollen wir einerseits in der IFMA erreichen, aber auch im USZ: Das Engagement in der FM-Forschung erlaubt uns, den Markt mitzuentwickeln.



Heime und Spitäler Ausgabe 2 Mai 2017

EVENTS

Lebensmitteltag

Die führende schweizerische Lebensmittelfachtagung von bio.inspecta und SQS

Datum: 18. April 2024

Ort: Luzern (CH)

Hannover Messe

Transfoming Industry Togheter

Datum: 22.-26. April 2024

Ort: Hannover (D)

Altenpflegemesse

Leitmesse für die Pflegewirtschaft

Datum: 23.-25. April 2024

Ort: Essen (D)

Control

Internationale Fachmesse für Qualitätssicherung

Datum: 23.-26. April 2024

Ort: Stuttgart (D)

SBK Kongress

Kongress vom Berufsverband der diplomierten Pflegefachpersonen der Schweiz

Datum: 02.-03. Mai 2024

Ort: Bern (CH)

ICV Gesundheitstagung Schweiz

Controlling im Spannungsfeld von Innovation, Kostenmanagement und digitaler Transformation.

Datum: 07. Mai 2024

Ort: St. Gallen (CH)

HealthEXPO

Gesundheit, New Health Care und Zukunftsform

Datum: 25. Mai 2024

Ort: Basel (CH)

drupa

Weltweit führende Fachmesse für Drucktechnologien

Datum: 28. Mai-07.Juni 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Vorsorge-Symposium

Fachmesse 2. Säule sowie ein Vorsorge-Symposium

Datum: 5. - 6. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

ArbeitsSicherheit Schweiz

Fachmesse für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Datum: 05.-06. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

Achema

Internationale Leitmesse der Prozessindustrie

Datum: 10.-14. Juni 2024

Ort: Frankfurt am Main (D)

Swiss Medtech

Mastering Complexity

Datum: 11. Juni 2024

Ort: Bern (CH)

PFLEGE PLUS

Die Fachmesse PFLEGE PLUS bringt Fachbesucher mit ausstellenden Unternehmen, Branchenverbände sowie Experten des Pflegemarkts zusammen.

Datum: 14.-16. Mai 2024

Ort: Stuttgart (D)

MedtecLIVE with T4M

Fachmesse für die gesamte Wertschöpfungskette der Medizintechnik

Datum: 18.-20. Juni 2024

Ort: Stuttgart (D)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz – Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

Blezinger Healthcare

9. Fachkonferenz - Das Pflegeheim der Zukunft

Datum: 20.-21. Juni 2024

Ort: Luzern (CH)

e-Healthcare Circle

Immer wieder wird erzählt, welche positiven Wirkungen Digitalisierung auf das Gesundheitswesen haben kann.

Datum: 21. Juni 2024

Ort: Zürich (CH)

all about automation

Fachmesse für Industrieautomation

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

maintenance Schweiz

Schweizer Fachmesse für industrielle Instandhaltung und Facility Management

Datum: 28.-29. August 2024

Ort: Zürich (CH)

Blezinger Healthcare

14. Fachkonferenz – Das Spital der Zukunft

Datum: 10.-12. September 2024

Ort: Bern (CH)

Immohealthcare

Ein Treffpunkt für die Healthcarebranche

Datum: 18. September 2024

Ort: Basel (CH)

FachPack

Europäische Fachmesse für Verpackung, Technik, Veredelung und Logistik

Datum: 24.-26. September 2024

Ort: Nürnberg (D)

Rehacare

Die REHACARE ist die internationale Fachmesse für Rehabilitation, Prävention, Inklusion und Pflege.

Datum: 25.-28. September 2024

Ort: Düsseldorf (D)

Ilmac Lausanne

Networking. Forum. Aussteller

Datum: 25.-26. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

Ilmac

Fachmesse für Prozess- und Labortechnologie

Datum: 18.-19. September 2024

Ort: Lausanne (CH)

IN.STAND

Die Messe für Instandhaltung und Services

Datum: 08.-09. Oktober 2024

Ort: Stuttgart (D)

Chillventa

Weltleitmesse der Kältetechnik

Datum: 08.-10. Oktober 2024

Ort: Nürnberg (D)

SIAL

Fachmesse für Nahrungsmittel-Innovationen

Datum: 19.-23 Oktober 2024

Ort: Paris (F)

ZAGG

DER BRANCHENTREFFPUNKT MIT RELEVANTEN GASTRO-TRENDS

Datum: 20.-23. Oktober 2024

Ort: Luzern (CH)

IFAS

Fachmesse für den Gesundheitsmarkt

Datum: 22.-24. Oktober 2024

Ort: Zürich (CH)

ALL4PACK EMBALLAGE

The global marketplace for Packaging Processing Printing Handling

Datum: 04.-07. November 2024

Ort: Paris (F)

5. Future Food Symposium

 «Made in Switzerland - Gute Partnerschaften für mehr Ernährungssouveränität»

Datum: 8. Februar 2024

Ort: Online-Event (CH)

Medica

Die Weltleitmesse der Medizinbranche

Datum: 11.-14. November 2023

Ort: Düsseldorf (D)

AUTOMA+

Pharmaceutical Automation and Digitalisation Congress 2024

Datum: 18.-19. November 2024

Ort: Geneva (CH)

Swiss Handicap

Nationale Messe für Menschen mit und ohne Behinderung.

Datum: 29. November-1. Dezember 2024

Ort: Luzern (CH)

BioFach

Weltleitmesse für Bio-Lebensmittel

Datum: 11.-14. Februar 2025

Ort: Nürnberg (D)

Gastia

Die Fach- und Erlebnismesse für Gastfreundschaft

Datum: 23.-25. März 2025

Ort: St.Gallen (CH)

TUTTOFOOD

Internationale B2B-Messe für Food & Beverage

Datum: 05.-08. Mai 2025

Ort: Mailand (I)

LABVOLUTION

Europäische Fachmesse für innovative Laborausstattung und die Optimierung von Labor-Workflows

Datum: 20.-22. Mai 2025

Ort: Hannover (D)

Automatica

Die Leitmesse für intelligente Automation und Robotik

Datum: 24.-27. Juni 2025

Ort: München (D)

Oils + fats

Leitmesse der Öl- und Fettindustrie in Europa.

Datum: 15.-19. September 2025

Ort: München (D)

Swiss Medtech Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16. - 17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

AM Expo

Fachmesse und Symposium: Inspiration, Weiterbildung und Netzwerk

Datum: 16.-17. September 2025

Ort: Luzern (CH)

CMS Berlin

Internationale Leitmesse für Reinigung und Hygiene

Datum: 23.-26. September 2025

Ort: Berlin (D)

POWTECH

Pharma.Manufacturing.Excellence

Datum: 23. - 25. September 2025

Ort: Nürnberg (D)

Anuga

Weltweite Ernährungsmesse für Handel und Gastronomie/Ausser-Haus-Markt

Datum: 04.-08. Oktober 2025

Ort: Köln (D)

A + A

Messe und Kongress für Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Datum: 04.-07. November 2025

Ort: Düsseldorf (D)

igeho

Internationale Branchenplattform für Hotellerie, Gastronomie, Take-away und Care

Datum: 15.-19. November 2025

Ort: Basel (CH)

Pumps & Valves

Die Fachmesse für industrielle Pumpen, Armaturen & Prozesse

Datum: 26. - 27. November 2025

Ort: Zürich (CH)

interpack

Führende Messe für Prozesse und Verpackung

Datum: 07.-13. Mai 2026

Ort: Düsseldorf (D)

Bezugsquellenverzeichnis