«Flex Office» in Spitälern


Flexible Arbeitsumgebungen in Spitälern umzusetzen ist herausfordernd, aber notwendig.


Stefanie Lange*

Kosten- und Wettbewerbsdruck haben in den letzten Jahren zu einem Umdenken bei Bau und Betrieb von Spitälern geführt und teilweise bereits neue, wirtschaftlich getriebene Betriebskonzepte hervorgebracht. Bislang betrifft dies vor allem das medizinische Kerngeschäft in Spitälern. Für eine konsequente und gesamthaft erfolgreiche Umsetzung neuer Betriebskonzepte müssen auch die administrativen Arbeitsbereiche und Tätigkeiten in Spitälern angepasst werden, welche einen beachtlichen Teil der Kerngeschäftsprozesse ausmachen. Eine Anpassung der administrativen Arbeitsbereiche könnte die Einführung flexibler Arbeitsumgebungen bedeuten. Mit dieser verschwinden Büros, Ärztezimmer und eventuell gar das Untersuchungszimmer im klassisch, traditionellen Sinne. Die benötigten Arbeitsplätze für administrative Aufgaben erscheinen dann in einer neuen Ausprägung und mit neuer flexibler Nutzungsstrategie als sogenanntes «Flex Office». Das heisst, die Arbeitsplätze sind unpersönlich, im ganzen Spital verteilt und je nach Bedarf für Schreibarbeiten, hohe Konzentration oder Zusammenarbeit ausgestattet.

Das wäre eine radikale Veränderung, die häufig beim medizinischen Personal als erste Reaktion grosse Verunsicherung und Ablehnung auslöst. Doch kann eine Neukonzeption der nicht-medizinischen Arbeitsplätze mehr als nur die offensichtlichen, wirtschaftlichen Vorteile bringen. Eine Untersuchung des Instituts für Facility Management der ZHAW hat ergeben, dass im untersuchten Universitätsspital die aktuell vorhandenen traditionellen Büroarbeitsplätze die häufigsten Tätigkeiten der Nutzenden nicht optimal unterstützen. Dies ist im Flex Office anders: Zwar sind die Arbeitsplätze hier unpersönlich, aber gleichwohl massgeschneidert auf die Bedürfnisse der Nutzenden. Sie unterstützen daher die Tätigkeiten der Nutzenden in hohem Mass durch Ausstattungsmerkmale, einen höheren Standard und gebotener Raumvielfalt aus der je Anlass oder persönlichen Vorlieben gewählt werden kann. So resultiert, nebst den wirtschaftlichen Vorteilen der flexiblen Arbeitsumgebungen, ein weiteres entscheidendes Argument für deren Einführung: die Unterstützung der heutigen Arbeitsweisen.

Handlungsfelder des Workplace Managements.

Workplace Management
In anderen Industrien sind flexible Arbeitsplatz-Konzepte bereits weit verbreitet. Das Prinzip des flexiblen Arbeitens ist in vielen Büroumgebungen erfolgreich und weist unterschiedlichste Varianten auf. Aus dieser Praxis ist innerhalb des Facility Managements eine neue Disziplin mit dem Fokus auf Büroräumlichkeiten beziehungsweise Arbeitsumgebungen entstanden: das Workplace Management. Das umfasst drei Handlungsfelder: 1. Räumliches Management (inkl. Konzeption und Planung) 2. Projektmanagement (inkl. Change Management) und 3. Organisation des Betriebs und der Services und übergreifende Strategien.

Verschiedene Faktoren, wie beispielsweise Unternehmensstrategie und -kultur, Arbeitsweisen und Nutzerbedarfe wirken auf die Handlungsfelder und bilden in jedem Unternehmen eine spezifische Ausgangslage. Eine Forschungsgruppe des Instituts für Facility Management forscht und dokumentiert Themen rund um das Workplace Management und erarbeitet in diversen Projekten neues theoretisches und praktisches Wissen für das Anwendungsgebiet.

Seit einigen Jahren arbeitet die Forschungsgruppe mit verschiedenen Spitälern an Projekten zur Machbarkeit und Umsetzung der Flex Office Idee in Spitalräumlichkeiten. Dabei zeigt sich eine leichte Realisierbarkeit für die Büroräume der Unterstützungsfunktionen wie beispielsweise Verwaltungs- oder Personalabteilungen. Betreffend der nicht-medizinischen beziehungsweise Patienten-fernen Arbeitsplätze der Ärzteschaft und des Pflegepersonals kann ein wesentlich höherer Anpassungsbedarf der bekannten Konzepte, des Planungsprozesses und des begleitenden Change Managements festgestellt werden.

Deutliches Verbesserungspotenzial
Experten des Instituts für Facility Management haben die Situation der Schweizer Spitäler vorgängig betreffend der administrativen Aufgaben und Arbeitsbereiche untersucht und skizzieren ein deutliches Verbesserungspotenzial, welches durch die Adaption der Arbeitsplätze erreicht werden kann. Dieses Potenzial wurde in den «4E»-Aspekten dokumentiert: Effizienz, Effektivität, Expression (Ausdruck) und Environment (Umwelt). In puncto Effizienz können Flächen- und Betriebskosten beachtlich gesenkt und zugleich die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität erhöht werden. Effektivität meint in diesem Fall verbesserte Konzepte für die Nutzenden, welche durch eine Passung von Raum, Ausstattung und Arbeitsaufgaben mehr Flexibilität sowie von einer Reduktion der Arbeitsbelastung profitieren. Der Begriff Expression steht für die Markenund Arbeitgebermarkenbildung (Employer-Branding) und zeigt, dass Identität und Organisationskultur durch neue Konzepte gestärkt oder etabliert werden können. Environment verweist als abschliessender Aspekt auf eine gesteigerte Nachhaltigkeit in Bezug auf Umwelt und soziale Verträglichkeit.

Anlässlich des «Spital-Bau-Booms» in der Schweiz hat das Thema der Büroraum-Veränderung eine hohe Relevanz und Aktualität. Workplace Verantwortliche einiger Spitäler und ein Experten-Team der ZHAW und FHNW haben das Netzwerk zum Thema «Büros und Büroarbeit im Spital» ins Leben gerufen. In einem interaktiven Prozess zwischen Wissenschaft und Praxis wird so weiter mit grossem Engagement an fundierten Antworten auf die aktuelle Fragestellung gearbeitet.

* Wissenschapliche Mitarbeiterin ZHAW, Departement Life Sciences und Facility Management, IFM Institut für Facility Management



Heime und Spitäler Ausgabe 4 Oktober 2017