Ein rollender Gewinn

Das Kantonsspital Aarau und der Gesundheitslogistiker Cosanum setzen auf Ideenmanagement und auf neue Impulse, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse zu optimieren. Die Ideen müssen überzeugen. So wie der neue Service «cosaOP Logistics» von Cosanum, mit dem das Kantonsspital seine Prozesskosten radikal reduziert.

▶ PAOLO D’AVINO

Der Blick in den neuen Reinraum des Gesundheitslogistikers Cosanum fällt direkt auf das Rollwagensystem mit der Aufschrift «cosaOP Logistics». «Zur Auslieferung liegt hier Sterilgut in Form von Operationssets für das Kantonsspital Aarau (KSA) bereit», sagt Thomas Schefer, bei Cosanum als sogenannter Gamechanger für die Spitallogistik verantwortlich. «cosaOP Logistics» nennt sich das jüngste Logistikkonzept, welches das KSA vier Monate lang in einem Pilotversuch getestet hat. Es handelt sich dabei um eine komplett neue und bisher einzigartige Lösung für die Lieferung von sterilen Produkten direkt in den Operationssaal. «Das entsprechende Gefährt wurde von Cosanum neu entwickelt und auch für ein Patent angemeldet», erläutert Schefer. «Das Ziel ist, dem Spital die gesamte Supply-Chain rund um die voluminösen OP-Sets zu erleichtern. Dabei muss man die Prozesse so schlank und so einfach wie nur möglich gestalten. Nur so könne das Spital seine Prozesskosten radikal reduzieren.»

Das speziell für das KSA konstruierte Wagen-in-Wagen-System

Höhere Wertschöpfung
«Wir wollen unseren Kunden einen Service bieten, der über die eigentliche Logistik hinausgeht», betont Schefer. Im Kern geht es bei dem Ansatz darum, den Kunden von zeitraubenden Arbeiten zu entlasten. In dem speziell konzipierten Wagen werden die bei Cosanum vorbereiteten Sets in den Operationssaal geliefert, ohne dass der Mitarbeiter die Sets berühren muss. Mit dem Wagen-in-Wagen-System kann der OP-Mitarbeiter den Innenwagen mit den ausgepackten Sets über eine Rampe, die wie eine Schleuse funktioniert, aus der unreinen Zone direkt in den Steril-Bereich fahren. «Der Innenwagen dient gleichzeitig als Lagerfläche im OP und verbleibt dort, bis die Sets aufgebraucht sind», ergänzt Schefer. «So schaffen wir dem Spital zum einen viel Platz und zum anderen garantieren wir durch die Umstellung eine grössere und bessere Wertschöpfung.»

Von Stunden zu Minuten
Reto Bucher, Leiter Beschaffung und Logistik beim KSA, ist vom neuen Service angetan. «Der Pilotversuch im Zentral-OP war ein voller Erfolg. Der gesamte Prozess funktionierte praktisch von Anfang an reibungslos», betont er, um gleich hinzuzufügen, dass die Mitarbeitenden im Operationssaal mit den neuen Arbeitsabläufen sehr zufrieden sind: «Dieser neuen Belieferungsstrategie geben sie eine sehr gute Note.» Vor dem Pilotversuch nahm der Prozess im OP täglich einige Stunden in Anspruch. Heute dauere er nur noch wenige Minuten.

Cosanum und das KSA pflegen seit Jahren eine enge Partnerschaft und beide Unternehmen setzen konsequent auf Ideenmanagement. «Als Thomas Schefer mich fragte, ob ich bereit wäre, mir seine Idee anzuhören, überzeugte mich die unkomplizierte und pragmatische Herangehensweise», sagt Bucher. Deshalb willigte er für ein Pilotprojekt ein und wollte schnell Klarheit darüber haben, wie die neuen Prozesse funktionieren, wo und warum Probleme entstehen können, um daraus die weiteren Entscheidungen und gezielte Lösungsansätze zu entwickeln. Auf die Frage, ob er nicht ein zu grosses Risiko eingegangen sei, zumal der Zeitplan sehr eng war, antwortet Bucher: «Welche Projekte haben die Chance auf Erfolg? Doch diejenigen, die smart daherkommen und deren Umsetzungsmöglichkeit praktisch bei der ersten Sichtung klar sind.» Und genau diese Voraussetzungen hätte das Projekt mit sich gebracht.

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Gezielte Lösungsansätze
Thomas Schefer teilt diese Ansicht. «Wir haben vom Bedürfnis erfahren, dass das KSA durch einen Lagerumbau Platz verliert und eine innovative Lösung sucht, um voluminöse OP-Sets auszulagern und just in time in den OP liefern zu lassen», erklärt er. «Der Bedarf lässt sich nur über eine konstruktive Partnerschaft erkennen.» Dies bedinge auch die Offenheit des Gegenübers, über die eigenen Bedürfnisse zu sprechen und dem Lösungsanbieter zuzuhören. Doch jede noch so gute Idee sei zum Scheitern verurteilt, wenn sie nicht von den Mitarbeitenden mitgetragen werde. «Alle zogen gleich von Beginn an voll mit, denn das Personal merkte sehr schnell, dass der Lösungsansatz ihre Arbeit vereinfacht», sagt Thomas Schefer. «Mit der Umstellung haben sie wertvolle Zeit gewonnen, die sie nun anders nutzen können.»

Healthcare Award 2018
«Die Mitarbeitenden sind der beste Sensor, ob etwas in der Praxis funktioniert oder nicht», bestätigt Bucher. Deshalb wurden die Mitarbeitenden von Anfang an in das Projekt involviert. «Ohne diese Betreuung hätten wir viele kleine Fehler begangen, die in der Summe einen negativen Effekt auf den Pilotversuch gehabt hätten.» «Effizienzsteigerung, Betriebsressourcenentlastung, ganzheitlich funktionierender Logistikprozess und höhere Versorgungssicherheit», zählt Bucher die Vorteile auf. Zudem reduziert das Spital seine Lagerfläche um Dutzende von Paletten-Plätzen und verzichtet jährlich auf einen kilometerweiten Transport zwischen Lager und Operationssaal.

Im Verborgenen blieb der Optimierungsprozess nicht. Das Projekt wurde mit dem Healthcare Award 2018 des Schweizer Einkaufs und Logistiksymposiums (SELS) prämiert. «Kaum getestet, wird der neue Ablauf bereits prämiert. Wie cool ist das denn!», dachte sich Bucher als er mit Thomas Schefer den Preis entgegennahm. Für Schefer bestätigt es vor allem eines: «Wenn man nichts versucht, kann man auch nichts gewinnen.» In diesem Fall – ein rollender Gewinn für alle.

Paolo D’Avino arbeitet als freier Journalist. Er publiziert in diversen Zeitschriften, Kunden- und Mitarbeitermagazinen sowie Online-Medien.



HEIME & SPITÄLER 3 AUGUST 2018