FM-Strategien im Überblick


Verfügen Spitäler über eine eindeutig definierte Facility-Management-Strategie? Mit Blick auf die herrschenden Herausforderungen im Schweizer Gesundheitswesen sollte diese Frage klar mit Ja beantwortet werden.

Franziska Honegger

Doch wie sieht es tatsächlich aus? Eine Bachelorarbeit am Institut für Facility Management der ZHAW erarbeitete eine erste Übersicht, ob und wie Schweizer Spitäler mit FM-Strategien arbeiten. Die Strategie einer Unternehmung fungiert als Ausrichtungsfunktion und bildet die Grundlage des tragfähigen Orientierungswissen des Unternehmens 1. Dabei geht es um das «was» und darum, «die richtigen Dinge zu tun»1. Der Wettbewerb im Schweizer Gesundheitswesen und der damit verbundene Kostendruck nimmt weiter zu, sowohl im ambulanten als auch im stationären Bereich. Unwirtschaftliche Einheiten sind nicht mehr wettbewerbsfähig und verschwinden vom Markt. Gerade in diesem Spannungsfeld ist es umso wesentlicher, dass Spitäler und damit auch deren Support-Bereiche eine explizit definierte Strategie ausarbeiten und Massnahmen dementsprechend planen und ausführen. Ebenso bekannt ist, dass das FM massgebend zur Unterstützung des Kerngeschäftes in diesem herausfordernden Unternehmensumfeld beitragen kann. Um diese Unterstützung optimal zu gestalten, wird die Arbeit mit Strategien im FM ausdrücklich empfohlen 2. Soweit die Theorie. Da generell Strategien nur selten öffentlich zugänglich sind, besteht keine aktuelle Übersicht, ob und wie Schweizer Spitäler mit FM-Strategien arbeiten. Auf Basis von dokumentierten Grundlagen zu den Themenfeldern Unternehmensstrategie, Gesundheitswesen und Facility Management wurde eine quantitative Online-Umfrage erstellt. Diese wurde an FM-Führungspersonen (wie Leitung Betrieb etc.) in 73 Deutschschweizer Akutspitälern inklusive Spitalgruppen versendet und von 35 Personen beantwortet (Rücklaufquote 48 %). Die nachfolgenden Resultate beziehen sich jeweils auf diese Teilnehmeranzahl. Ergänzend und parallel dazu wurden die Webseiten von 28 Universitäts- und Kantonsspitälern analysiert, um herauszufinden, was jeweils zum Thema Strategie öffentlich publiziert ist.

Die Resultate
Die folgenden Inhalte greifen einige der erfassten Aspekte auf und zeigen, wie sich die derzeitige Situation der «FM-Strategien» – bezogen auf die 35 teilnehmende Spitäler – präsentiert.

Verfügen Spitäler über eine eindeutig definierte FM-Strategie?
Zwei Drittel (23) der Spitäler geben an, über eine eindeutig definierte FM-Strategie zu verfügen, während ein Drittel (12) keine FM-Strategie ausformuliert hat. Spitäler ohne ausformulierte FM-Strategie wurden gefragt, ob in der übergreifenden Unternehmensstrategie etwas zum Thema Facility Management festgehalten ist, was 3 Teilnehmende bejahten. Bezüglich Spitalgrösse ist erkennbar, dass die grössten Spitäler ausnahmslos FM-Strategien formuliert haben, bei solchen mit weniger als 250 Betten ist keine klare Tendenz erkennbar.

FM-Teilbereiche mit vorhandenen Strategien. (Zum Vergrössern klicken)

Für welche FM-Bereiche werden Strategien formuliert?
Von den 23 Spitälern mit FM-Strategie verfügen 6 über eine corporate oder übergreifende Strategie, die sich auch auf das gesamte FM auswirkt. 17 verfügen in einzelnen FM-Teilbereichen über eine Strategie. Die Abbildung zeigt, um welche Teilbereiche es sich handelt. Bei den Begrifflichkeiten dieser Teilbereiche spiegelt sich die bekannte Heterogenität der FM-Aufbauorganisationen in den verschiedenen Spitälern wider. So werden für gleiche Bereiche unterschiedliche Begrifflichkeiten verwendet oder mehrere Bereiche unter einem Begriff vereint, wie beispielsweise Beschaffung und Logistik, Infrastruktur und Technik oder IT/ICT. Auch nicht klar herauslesbar ist, was unter den Teilbereichen subsumiert wird, beispielsweise, in der Hotellerie.

Welche Inhalte decken die FM-Strategien ab?

Die FM-Strategien beschäftigen sich im Wesentlichen mit der Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse, der Unterstützung des Kerngeschäftes, Prozessoptimierungen sowie den Kosten. Weitere, häufig genannte Inhalte sind die Steigerung der Effizienz, die Standardisierung sowie die Nutzung von Synergien. Die Analyse der Webseiten und die Aussagen in den dort festgehaltenen Visionen und Leitbildern bestätigen, dass Effizienz und Wirtschaftlichkeit sowie die Ausrichtung auf die Kundenbedürfnisse wichtige Bestandteile im Spitalbetrieb sind. Diese Inhalte widerspiegeln die meisten der aktuellen Trends im Gesundheitswesen. Entgegen der Trendforschung und der generellen, aktuellen Diskussionen scheint sich die strategische Führungsebene wenig bis gar nicht mit der stark aufkommenden Digitalisierung und mit neuen Technologien auseinanderzusetzen.

Wo wird die FM-Strategie publiziert und für wen ist sie zugänglich?
Keines der befragten Spitäler publiziert die FM-Strategie auf seiner Webseiten. Über die Hälfte der Spitäler bildet die FM-Strategie im Intranet ab. Acht Spitäler haben die FM-Strategie in vertraulichen Ablagen abgelegt, sodass nur ein bestimmter Personenkreis darauf Zugriff hat. In der Regel haben Personen verschiedener Hierarchieebenen, von der Geschäftsleitung bis zu den Mitarbeitenden der betroffenen Abteilung, Einsicht in die Strategien. Teilweise endet die Einsicht aber bei Leitungsfunktionen wie der Geschäftsleitung und der Leitung Facility Management. Bei sieben Spitälern haben sämtliche Mitarbeitende Einsicht in die Strategie.

Ist eine Kongruenz mit der übergreifenden Unternehmensstrategie erkennbar?
Da keine Strategiedokumente, weder FM noch Gesamtunternehmung, zur Prüfung zur Verfügung stehen, kann diese Frage nicht beantwortet werden. Wenn man jedoch die Ergebnisse aus der Webseiten-Analyse und der Umfrage vergleicht, fällt auf, dass sich die Unternehmensstrategien und die FM-Strategien vor allem in den Punkten Patienten- und Mitarbeiterzufriedenheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit gut ergänzen. In Anbetracht dessen, dass 91 Prozent der Spitäler angegeben haben, dass sich die FM-Strategie mit der übergreifenden Unternehmensstrategie deckt, kann diese Frage tendenziell mit Ja beantwortet werden.

Wie wird sichergestellt, dass die Strategie verfolgt wird?
Die meisten Spitäler verfolgen ihre Strategie und überprüfen deren Umsetzung, indem sie Ziele formulieren und zu einem gegebenen Zeitpunkt die Zielerreichung kontrollieren. Weitere häufig verwendete Methoden sind die Formulierung und Kontrolle von Kennzahlen und periodische Reportings. Auch werden Strategiekontrollen in Sitzungen als fixes Traktandum geführt oder in dazu initialisierten Projekten thematisiert. Nur drei Spitäler verwenden lediglich eine dieser Methoden. Die übrigen 20 Spitäler greifen auf mehrere Methoden zurück, um die Massnahmen zur Strategie-Umsetzung sicherzustellen und das im vorgegebenen Zeitrahmen. Etwas über die Hälfte den Spitäler führt die Massnahmenkontrolle respektive der Stand der Strategieumsetzung einmal jährlich durch, ein weiterer grosser Teil halb- und vierteljährlich. Ein Spital prüft die Fortschritte in Bezug auf die Umsetzungsmassnahmen sogar monatlich, während ein Spital dies nach Bedarf macht.

Das Zwischenergebnis
Die aufgezeigten Resultate dienen als erste Übersicht. Doch die Spitäler sollten anregen, ihre (nicht) vorhandene FM-Strategie zu reflektieren und eventuell proaktiv zu justieren, damit deren Ausrichtungsfunktion vollumfänglich zum Tragen kommt. Denn es ist das strategisch geplante FM, dessen Wirkung sich zugunsten des Kerngeschäfts entfalten kann. In der Umfrage geben 12 Spitäler an, über keine eindeutig definierte FMStrategie zu verfügen. Mit Blick auf die Gesamtzahl Schweizer Spitäler kann davon ausgegangen werden, dass diese Zahl weitaus grösser ist. Die Herausforderungen im Spitalumfeld werden nicht kleiner, die Anzahl Spitäler mit klaren FM-Strategien jedoch sicherlich grösser.

* Franziska Honegger, wissenschaftliche Mitarbeiterin, Institut für Facility Management (IFM), Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW). Dieser Artikel basiert auf der Bachelorarbeit «FM-Strategien in Spitälern – Eine aktuelle Übersicht» von Nicol Kosik, Studiengang Facility Management 2013 – 2018

Quellen
1 Rüegg-Stürm, J. (2002). Das neue St. Galler Management-Modell. Bern: Verlag Paul Haupt.
2 Braun, H.-P. (2013). Facility Management – Erfolg in der Immobilienwirtschaft. Berlin, Heidelberg: Springer-Verlag.



Heime und Spitäler Ausgabe Mai 2/2018