BiG – Standards für das Gesundheitswesen


In allen Bereichen des Gesundheitssystems soll die Lebensqualität durch die Versorgungsqualität erhöht werden. Ein wichtiger Baustein für mehr Effizienz im Gesundheitswesen sind korrekte Stamm daten. Die gut besuchte GS1-Systemtagung «Healthcare» von Ende 2014 im Universitätsspital Basel rückte die fehlenden Standards in den Mittelpunkt.

Joachim Heldt *

Über 40 Vertreter namhafter Schweizer Spitäler, darunter die Universitätsspitäler Zürich und Basel, Inselspital Bern, Kantonspital St. Gallen, Solothurner Spitäler gehörten zu den interessierten Zuhörern. Aber das Gros der Teilnehmer waren die Vertreter von Medizinprodukteherstellern. Das Thema Stammdatenaustausch, Identifikation von Verpackungsstufen, Barcodierung und elektronischer Datenaustausch als Bausteine für effiziente Geschäftsprozesse, scheint die Branche zu beschäftigen. Kleine Fehler – grosse Ursache Eröffnet wurde die GS1-Systemtagung Healthcare durch Christian Hay. Als Kenner der Branche führte der Moderator mit viel Charme und Geschick durch das Programm. Die Ausgangslage ist klar: Im Gesundheitswesen ist Kosteneffizienz, Transparenz und lückenlose Rückverfolgbarkeit gefragt. Die Werkzeuge stehen zur Verfügung, so Christian Hay. Die GS1-Standards bilden die Grundlage für effizientes Tracking und Tracing, Fälschungssicherheit und eine zuverlässige Logistik.

Aber die Früchte der globalen Standards können nur geerntet werden, wenn entlang der gesamten Versorgungskette im Gesundheitswesen die Standards zu Anwendung kommen. So verfolgt die Fachgruppe Beschaffung im Gesundheitswesen (BiG) das Ziel, den Beschaffungsprozess zwischen Spitälern und Lieferanten mittels GS1 Standards zu optimieren. Die Arbeitsgruppe hat bis heute drei Positionspapiere verabschiedet und verpflichtet sich, dass GS1-System im eigenen Unternehmen, wie auch in der Zusammenarbeit mit den Geschäftspartner einzusetzen.

Teufel im Detail
Die Umsetzung der Positionspapiere scheint auf den ersten Blick reine Fleissarbeit zu sein, entpuppt sich aber ziemlich schnell als recht komplex und hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche. Schon allein bei der eindeutigen Identifikation von Produkten und dem einheitlichen Verständnis über die Verpackungshierarchie eines Produktes bis hin zur Wahl des richtigen Datenträgers, steckt der Teufel im Detail. Muriel Bekto von Mölnlycke Healthcare weiss davon ein Lied zu singen: Falscher oder fehlender Barcode auf den Verpackungen, Schlechte Druckqualität und gleiche Identifikationsnummer für unterschiedliche Verpackungsstufen. Eigentlich nur kleine Fehler – aber in der Summe haben sie grosse Auswirkungen auf den gesamten Beschaffungsprozess. Auch Salzmann Medico hat damit seine Erfahrungen gemacht und führt als zusätzliche Fehlerquelle neben den vielen Schnittstellen auch fehlendes Bewusstsein und mangelndes Wissen der Beteiligten auf.

GS1-System in Reinkultur
Wie wichtig die Definition und Kennzeichnung der unterschiedlichen Verpackungsstufen ist, zeigte Sven Inäbnit von Roche Pharma Schweiz in seinen Ausführungen. Über sämtliche Verpackungsstufen, also von der Patientenabgabeeinheit bis hin zu logistischen Gebindestufen wie 10-er Karton oder 50-er Karton, wird bei Roche das GS1-System eingesetzt. Jeder standardisierten Einheit wird eine eigene GTIN (Global Trade Item Number) zugewiesen. In Kombination mit Seriennummer, Verfall- und Produktionsdatum und der Batchnummer werden die Informationen im GS1-Data Matrix dargestellt. Einen dreistelligen Millionenbetrag investiert das Unternehmen, um den Verpackungsprozess bis Ende 2015 weiter zu optimieren, die Null-Fehler-Toleranz sicherzustellen und die Fälschungssicherheit zu garantieren. Nur die eindeutige und fehlerfreie Kennzeichnung sämtlicher Einheiten ist für alle Teilnehmer der gesundheitlichen Versorgungskette die notwendige Grundlage zeitgemässer Warensteuerungssysteme und erhöht die Patientensicherheit.

Stammdaten sind das «A» und «O»
Wissen ist Macht. So Unrecht hatte der englische Philosoph Francis Bacon gar nicht. Unternehmensinformationen in Form von Stammdaten sind das Herzstück jedes Unternehmens. Sie liefern wichtige Informationen für Unternehmensentscheidungen und bilden die Grundlage für die Abwicklung von Geschäftsprozessen. Trotz dieser Erkenntnis läuft es in Sachen Stammdaten nicht rund. Es kränkelt an der Qualität und an der Durchgängigkeit der Stammdatenprozesse. Und so führen nicht korrekte, fehlende oder veraltete Stammdaten zu falschen Entscheidungen und behindern den Geschäftsprozess. Die mangelnde Stammdatenqualität in der Branche ist auch die grösste Hürde bei der Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch.
Auch hier leisten Standards einen wesentlichen Beitrag zur Prozessoptimierung. Im Rahmen der BiG-Gruppe wurden die Produktinformationen und ein einheitliches Datenaustauschformat für Stammdaten und Preise definiert. «Als erstes Unternehmen haben wir dieses Format implementiert», erklärt Thomas Sidler von Johnson & Johnson Medical. «Wir stellen die strukturierten Stammdaten via den Clearingstellen Medical Columbus AG und GHX unseren Partnern zur Verfügung. Die Aktualisierung erfolgt regelmässig jeden Samstag.»

Steiniger Weg
Auch Fritz Schiesser von der Hirslanden Gruppe warnt vor Insellösungen und betont: «Nur mit den GS1-Standards können effiziente Prozesslösungen umgesetzt, die Patientensicherheit erhöht und die Rückverfolgbarkeit der Produkte realisiert werden.» Aber der Weg bleibt steinig. Seit 18 Jahren setzt sich Schiesser für die GS1-Standards im Gesundheitswesen ein. Trotz allen Bemühungen präsentiert sich die Situation im Spital wie folgt:

• Individuelle Datenaustauschformate
• Das Artikelsortiment ist nicht vollständig mit einer GTIN hinterlegt
• Doppelvergabe von GTINs
• Falsch hinterlegte Mengeneinheiten
• Verwendung von gleichen GTINs egal für welche Verpackungsstufe

Diese Tatsachen verursachen beim Spital einen hohen Arbeitsaufwand und binden kostbare Ressourcen. «Geplant war mit e-Commerce weniger Aufwand zu haben, Fact ist ein deutlicher Mehraufwand», so Fritz Schiesser. Er beendet seinen Vortrag mit den Worten «Die Standards sind vorhanden, sie müssen nur genutzt werden.»
Es verwundert nicht, dass auch das Universitätsspital Basel (USB) mit den gleichen Problemen zu kämpfen hat. «Der heutige Stammdatenaustausch ist sehr zeit- und kostenintensiv, denn jeder Lieferant und jedes Krankenhaus definiert seinen eigenen Standard», erklärt Brunner. Er liefert auch gleich eine ganze Palette an Problemen, mit der sich der Leiter Einkauf des USB und Präsident der Medsupply konfrontiert sieht. Auch hier verursacht der nicht regelkonforme Einsatz des GS1-Systems einen immensen administrativen Aufwand. So weisen unterschiedliche Produkte die gleiche Identifikationsnummer (GTIN) auf, die Kennzeichnung der Verpackungshierarchien entsprechen nicht den GS1-Richtlinien und Vorgaben und die übermittelten Stammdaten sind nicht vollständig, weisen unterschiedliche Feldstrukturen auf und werden zudem noch in unterschiedlichen Übertragungsformaten angeliefert.
Mit dem verabschiedeten Datenaustauschstandard der Fachgruppe BiG und der Verwendung eines einheitlichen Stammdatensets, erhofft sich Brunner einen kosteneffizienten Beschaffungsprozess ohne Medienbruch zu erreichen. Mit der gemeinsamen Sprache wird nicht nur eine wichtige Voraussetzung für einen effizienten Warenfluss geschaffen, sondern auch die Nach- und Rückverfolgbarkeit im Sinne der Patientensicherheit garantiert. Deutlich auch das Schlussvotum von Brunner: «Bei der Lieferantenauswahl achten wir auf die Einhaltung der GS1-Standards.»

Gemeinsam
«Nur gemeinsam und mit Hilfe von Standards können die Hürden im Beschaffungsprozess überwunden werden», so Christan Hay. Die Fachgruppe BiG hat auf Basis der GS1-Standards wichtige und verbindliche Grundlagen geschaffen und die Teilnehmer setzen sich für deren regelkonforme Umsetzung ein.

* Fachjournalist, GS1 Schweiz

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Bezugsquellenverzeichnis